社外請求書の支払いもスマートに！
経費精算システムで支払依頼業務を効率化

企業の経費精算業務において、社員の立替精算だけでなく、社外からの請求書への対応も重要な業務のひとつです。

特に支払依頼業務は、紙やメール、FAXでのやり取りが多く、金額も大きな場合が多いため、処理前の承認や支払処理に時間がかかることも少なくありません。そこで注目されているのが、経費精算システムによる支払依頼のデジタル化です。

支払依頼業務の課題とは？

業務の属人化とブラックボックス化

請求書の処理は担当者の経験や勘に頼る部分が多く、業務が属人化しがちです。担当者が不在になると処理が滞り、支払遅延や取引先とのトラブルにつながることもあります。また、業務フローが見える化されていない場合、誰が何を確認したかが、状況や履歴が不透明になり、内部統制上のリスクも高まります。

手入力によるヒューマンエラー

請求書の内容を会計システムに手入力する企業は依然として多く、金額や振込先の入力ミスが発生しやすい状況です。特に月末などの繁忙期には、確認作業が追いつかず、二重支払や支払漏れのリスクが高まります。

承認フローの非効率性

紙やメールで上長承認を得ている場合、決裁者の不在や確認漏れによって処理が遅延する原因になります。特に複数部門をまたぐ必要がある場合には、進捗が見えづらく、誰が承認済みかを把握するのも困難なことが多く、処理が締め日に間に合わないケースも発生します。

インボイス制度など法令対応の不備

2023年に施行されたインボイス制度により、請求書の確認項目が増加しましたが、対応が追いついていない企業も少なくありません。適格請求書の有無や登録番号の確認が漏れると、仕入税額控除が受けられないなどのリスクが生じます。

請求書の形式・運用の多様化

紙、PDF、メール、Webダウンロードなど、請求書の受領形式が多様化しており、統一的な管理が困難です。フォーマットの違いにより、前処理（前捌き）作業が煩雑になり、経理担当者の負担が増加しています。

手作業によるリスク

経費精算システムを導入していても、立替精算専用で請求書には対応していないため、請求書の処理はでは手入力が中心というケースも多く、ケアレスミスの恐れが伴います。

経費精算システムで支払依頼を効率化

請求書の処理に対応した支払依頼機能を有する経費精算システムを選択することで、立替精算と支払依頼に関する業務の一元管理が可能になり、手作業に付きまとう懸念点の解消や業務効率化を同時に図れます。

業務の属人化を防ぐ

経費精算システムで請求書の支払処理も行うことにより、支払依頼の申請から承認までの流れをシステム上で一元管理。承認ルートを明確に設定できるため、誰がどの段階で承認したかが可視化され、業務のブラックボックス化を防止。担当者が不在でも、代行承認や代理申請機能により業務を止めずに進めることができるようになります。

ヒューマンエラーの削減

AI-OCRを活用することで請求書の内容を自動読み取り、金額や取引先情報の入力ミスを防止。取引先マスタや勘定科目マスタと連携することで、正確なデータ入力が可能。入力内容に対するチェック機能やアラート機能で、二重支払や漏れを防止します。

電子承認と進捗管理

クラウド型のシステムを利用すれば、スマートフォンやタブレットを利用して決裁者がどこにいても承認可能。承認の進捗状況がリアルタイムで確認でき、締め日に外出する予定があっても、決裁のために急いで帰社する必要がありません。また、条件分岐や金額による承認ルートの自動切り替えも設定可能なので、取引先や金額などで決裁者が変わるような複雑な規定が定められている場合でも、常に適切な人物の決裁を得ることができ、コンプライアンスの向上が図れます。

法令対応の強化

請求書の保管や管理にはいくつかの法律が絡み、改正があるたびにその対応が求められます。
最近ではインボイス制度がはじまり、適格請求書の登録番号や発行日など、インボイス制度に必要な項目をシステムで管理することが必要になりました。
インボイス制度に対応したシステムを採用することで、登録番号のチェック機能や、インボイス対応の請求書かどうかをシステムが判定。法改正時の対応の手間や心配を払拭します。

請求書の形式の違いを吸収

紙・PDF・メールなど、請求書のフォーマットや形式は企業によってさまざまです。さまざまなフォーマットにのOCR読み取りに対応したシステムを採用すれば、形式の違いによる前捌き作業を削減できます。

仕訳・支払処理の自動化

請求書の支払依頼の承認後、その内容を自動仕訳して会計システムにも自動で仕訳データを連携。FBデータの自動生成により、振込処理も効率化でき、会計処理の正確性とスピードが向上し、経理部門の負担を軽減します。

これらの機能を備えた経費精算システムを導入することで、個人の立替精算だけでなく請求書支払業務も効率化し、ガバナンス強化・法令対応・業務の標準化まで実現できます。そして、そこでご紹介させて頂きたいのが「MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼」という経費精算システムです。

MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼の特長

「MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼」は名前の通り、個人の立替精算だけでなく、請求書の支払業務にも対応していることが特徴の経費精算システムです。世の中には数多くの経費精算システムが存在しておりますので、その特徴をいくつかピックアップして簡単にご紹介させていただきます。

社員の立替精算と社外請求書の支払依頼を一つのシステムで管理

繰り返しのご紹介になりますが、旅費交通費や交際費などの個人の立替精算だけでなく、取引からの請求書の処理も行えます。特に請求書の場合は立替精算と比べて金額が大きい場合が多く、決裁フローが複雑になりがちで、せっかく経費精算システムを導入したのに請求書だけは紙で運用しているというケースをよく聞きますので、これらをまとめて1つのシステムで処理ができることは経理担当者にとって大きなメリットです。

AI-OCRや経費不正検知AIとの連携で、入力ミスや不正を防止

”つながる”をコンセプトにした製品のため、会計システムだけでなく、電子帳簿保存法に対応した証憑保管サービスやAI不正検知サービスなど、さまざまなシステムとの連携に対応しています。MAJOR FLOWシリーズの証憑保管サービスにはAI-OCR機能がついておりますので、取引先ごとに異なるフォーマットの請求書でも一瞬でテキスト化でき、作業効率の大幅は向上を見込めます。

豊富な標準機能

ジョルダン乗換案内との連携や交通系ICカード、コーポレートカード連携など、製品によってはオプションになるような機能を標準機能として搭載しています。

高セキュリティ

パナソニックグループの厳しいセキュリティ基準をクリアしているので安心・安全にご利用いただけるのはもちろん、さらに高いセキュリティを求められる場合には接続元のIPを限定するようなオプション※も用意しております。
※クラウド版のみのオプションになります。

導入事例のご紹介　株式会社ゲオ・ホールディングス様

600時間の時短に成功！大規模・多店舗展開、小売業のDX推進にMAJOR FLOWが選ばれる理由

導入前の課題

・改正電子帳簿保存法、インボイス制度への対応を問題なく行いたい。
・多店舗かつユーザー数も多く、また、申請件数もかなりの数を見込む大規模システムの導入を成功させ、運用を軌道に乗せたい。
・独自の業務が多く、スクラッチの既存システムからパッケージに安易に移行することができない。

導入後の効果

・MAJOR FLOW 証憑保管など、法改正に即したパッケージで問題なく対応が行えた。
・豊富な基本機能を活用し、必要な部分について標準化を進めることができた。
・変えたくない独自業務はMAJOR FLOWにカスタマイズを加えることで残すことができた。
・工数の大幅削減に成功。経理部では約600時間の時間短縮が実現した。
・モバイル対応により、承認スピードがアップした。

まとめ

経費精算システムを活用した支払依頼業務の効率化は、企業の経理業務全体のDX推進にもつながります。MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼なら、社外請求書の処理もスマートに。ぜひ導入をご検討ください。