クラウド型ワークフローシステムの選び方とMAJOR FLOWが選ばれる理由

クラウド化が進む業務システムの現状

近年、働き方改革やコロナ化によるテレワークの普及や企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進などに伴い、業務システムのクラウド化が急速に進んでいます。ワークフローシステムも例外ではなく、クラウド型への移行が加速する中で、柔軟性・拡張性・セキュリティといった観点が導入の重要な判断軸となっています。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

従来主流だったパッケージ型のワークフローシステムと比較し、クラウド型のワークフローシステムには、以下のようなメリットがあります。

初期コストの抑制

サーバーやインフラの構築が不要なため初期投資に必要なコストがパッケージ版と比べて安価なケースが多く、さらに、システムのバージョンアップも自動的に行なわれるため、運用に必要な工数も抑えられます。

スピーディな導入が可能

ーバーなど機器の準備やソフトウェアのインストールなどの初期設定が不要なため、パッケージ版と比較して短期間での運用開始が可能。トライアル版などを用意している製品であれば、トライアルで利用したマスタや設定を流用することで、環境が用意され次第、即日運用開始も可能です。

リモートワーク対応

インターネット環境さえあれば、場所を問わずに申請・承認ができるため、テレワークとの相性は抜群。外出が多い営業職が多い企業でも、移動中の時間を利用して申請・承認ができるので、空き時間を活用し、企業全体の意思決定のスピードアップを図れます。

これらの利点により、クラウド型は中小企業から大企業まで幅広く支持されています。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

しかし、クラウド型のワークフローシステムがパッケージ版のワークフローシステムと比べて全ての面において勝っているわけではなくデメリットもありますので、デメリットについても確認しておきましょう。

個別対応ができない

クラウドサービスは全ての契約社に同一のサービスが提供されるため、必要な要望があっても個別カスタマイズなどで対応することができず、運用によるカバーなどが必要になる場合がある。

コストが高くなる場合がある

クラウドサービスは利用人数や利用回数などによる価格が設定されている場合が多く、利用人数が多い場合や利用頻度が高い場合には、3年や5年など長期で見た場合、逆にコストが大きくなってしまう場合があります。

自動的にアップデートされる

これは一見メリットに見えますが、逆にデメリットにもなる場合がございますので、注意が必要です。
具体的には、バージョンアップでいきなり画面が大きく変わり、ユーザからの問い合わせが増えたり、利用している端末のOSやブラウザのバージョンに対応しなくなる場合がございます。

このように、クラウドサービスにもデメリットは存在しますので、流行っているからクラウドサービスを選ぶのではなく、その特性を十分に理解してから製品を選択することが製品選定のポイントです。

MAJOR FLOW（クラウド版）の特長

では数あるクラウドサービスのワークフローシステムの中からパナソニック ネットソリューションズの「MAJOR FLOW」のが選ばれているポイントをいくつかご紹介させていただきます。

お手ごろ価格なのに高機能

もともと中堅・大企業向けに製品をクラウド化したサービスのため、基本機能が充実していることが一番の特徴です。企業規模にかかわらず、稟議などにかかわる決裁規定は複雑な場合が多いため、複雑な条件分岐や多数決の回議、複数部門にまたがる並列フローなどに対応可能なワークフローは大変好評を思い通りの承認フローを実現します。

多くの製品とつながる

人気のグループウェアや文書管理システムとの連携オプション、その他APIも充実しておりますので
さまざまな製品とつなげ、各種システムのフロントエンドとしてご活用いただけます。

安心のパナソニックブランド

パナソニックグループの厳しいセキュリティ基準をクリアした製品ですので、安心・安全にご利用いただけます。

導入事例のご紹介（札幌テレビ放送様）

＜導入前の課題＞
・テレワークが進む中で、紙ベースの稟議・申請業務が停滞していた。
・決裁に時間がかかっても、誰が承認を止めているのかわかりにくい仕組みだった。
・フローが冗長かつ、稟議書・申請書が情報共有の手段としても使われていた。

＜導入後の効果＞
・MAJOR FLOWにより、稟議・申請業務をクラウド化。社用のノートPCから、どこでも申請や承認ができるようになった。
・電子化により稟議や申請の状況が可視化され、どこで滞っているのかが明らかに。速やかに対応する空気が醸成された。
・MAJOR FLOWでわかりやすさを追求したシンプルなフォームを構築。承認者を減らすなど業務の見直しも行った。

まとめ

クラウド型ワークフローシステムの導入は、単なるITツールの刷新ではなく、業務プロセス全体の最適化につながります。クラウドサービスのメリットやデメリットを踏まえた上で製品比較を行うことが成功のポイントです。「MAJOR FLOW」は、クラウド対応の柔軟性と高い信頼性を兼ね備えたソリューションとして、企業のDXを力強く支援します。