クラウド型ワークフローシステムの選び方とMAJOR FLOWが選ばれる理由

クラウド化が進む業務システムの現状

近年、働き方改革やコロナ化によるテレワークの普及や企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進などに伴い、業務システムのクラウド化が急速に進んでいます。ワークフローシステムも例外ではなく、新規導入はもちろん、これまでオンプレミス型の製品を利用していたお客様も既存製品のサポート終了やハードウェアの老朽化でリプレースを検討する際にクラウドサービスを選択されるケースが増えています。

しかし、「流行っているから」といった理由だけでクラウドサービスを選択すると思わぬ失敗をしてしまうこともあります。本記事ではワークフローシステムにおける、クラウドサービスのメリットやデメリットを改めて解説し、検討や選定におけるポイント徹底的にご紹介いたします。

クラウドサービスのメリットとデメリット

クラウドサービスはインターネット経由でメーカーが提供しているアプリケーションを利用するサービスです。従来のオンプレミス型システムに比べ、サーバーの構築やネットワークの設計が必要ないため、それらの準備に必要だった手間や時間を軽減し、素早く利用を開始できることが大きなメリットです。しかし、当然ながらデメリットも存在します。

メリットとデメリットをしっかりと理解した上で、企業ごとの要件に合わせて利用形態を選定することが成功のポイントです。まずはパッケージ型（オンプレミス）のシステムと比較し、クラウドサービスはようなメリットとデメリットを確認しましょう。

クラウドサービスのメリットとは？

ワークフローシステムに限らず、一般的にクラウドサービスとパッケージ版の製品を比べると下記のようなメリットがあると言われております。

初期コストを抑制

サーバやネットワークの構築が不要なため、初期投資に必要なコストがパッケージ版と比べて安価なケースが多くあります。

運用負荷も抑制

利用人数が増えてもサーバのリソースを強化する必要がないのでリソースの増減にもスケーラブルに対応。システムのバージョンアップも自動的に行なわれるため、運用に必要な工数もおさえられます。

スピーディな導入が可能

サーバなど機器の準備やソフトウェアのインストールなど、パッケージ製品では必要だった初期設定が
不要なため、パッケージ製品と比較して短期間での運用開始が可能です。
特にトライアル版などを用意している製品であれば、トライアルで利用したマスタや設定を流用することで、環境が用意され次第、即日運用開始も可能です。

セキュリティ対応

提供するベンダーによって継続的な対策が施されるため、導入企業が個別に脆弱性パッチの対応を行なったりする必要がありません。

リモートワーク対応

インターネット環境さえあれば、場所を問わずに申請・承認ができるため、テレワークとの相性は抜群。外出が多い営業職が多い企業でも、移動中の時間を利用して申請・承認ができるので、空き時間を活用し、企業全体の意思決定のスピードアップを図れます。

これらの利点により、クラウドサービスは中小企業から大企業まで幅広く支持されています。
では、続きましてクラウドサービスのデメリットや中院店についても確認しておきましょう。

クラウドサービスのデメリット

個別対応ができない

クラウドサービスは全ての契約社に同一のサービスが提供されるため、必要な要望があっても個別カスタマイズなどで対応することができず、運用によるカバーなどが必要になる場合がある。

システム連携が限定的な場合がある

他システム連携を検討した際、ベンダーが用意したAPIなど連携の仕組みが限定されるため、連携させたいシステム等がある場合はそのシステムとの連携に対応しているか否か、予め確認しておくことが重要です。

コストが高くなる場合がある

クラウドサービスは利用人数や利用回数などによる価格が設定されている場合が多く、利用人数が多い場合や利用頻度が高い場合には、3年や5年など長期で見た場合、逆にコストが大きくなってしまう場合があります。

ベンダーロックインの懸念

クラウドサービスといえば簡単に導入出来て、簡単に辞められると思われがちですが、他社製品への互換性がない場合が多く、長期利用をした場合、蓄積したデータをどうするか？などベンダーロックインの原因になることがあります。

自動的にアップデートされる

これは一見メリットに見えますが、逆にデメリットにもなる場合がございますので、注意が必要です。
具体的には、バージョンアップでいきなり画面が大きく変わり、ユーザからの問い合わせが増えたり、利用している端末のOSやブラウザのバージョンに対応しなくなる場合がございます。

このように、クラウドサービスにもデメリットは存在しますので、流行っているからクラウドサービスを選ぶのではなく、その特性を十分に理解してから製品を選択することが製品選定のポイントです。

クラウドサービスのワークフローの選び方

上記のメリットとデメリットをふまえ、ワークフローシステムを検討する場合には下記を考慮しながら
運用形態を選ぶのが失敗しないシステム選定のためのポイントです。

価格面で考慮すべきポイント

短期ではなく3年、5年と長期的な視点で費用を試算することが大切です。
クラウドサービスは基本的に利用人数×利用料という価格体系をとっていることが多いため、パッケージ製品のように人数に応じてボリュームディスカウントが効くことは稀です。

そのため、特に利用人数が多い場合では一見クラウドサービスの方が安価に見えても、長期で試算するとパッケージ製品の方が安価になるケースがあります。

運用面で考慮すべきポイント

クラウドサービスはシステムのバージョンアップや運用基盤のセキュリティパッチの適用などをベンダーが行なってくれるため、これらの作業が不要です。昨今、情報システム部門ではなく、そのサービスを運用する部門が主導でシステムを導入されるケースが増えてきています。そのような場合、運用メンテナンスの知識や手間が不要であることは大きなメリットのため、誰が運用するのか？その方のシステムに関するリテラシーなどを考慮することも安定稼働のための重要なポイントです。

機能面で考慮すべきポイント

クラウドサービスは全てのユーザに対して同一のサービスが提供されます。
したがってパッケージ製品のように、後から追加カスタマイズを行って不足している機能を補うことができませんので、事前に自社の要望を徹底的に洗い出し、要望を満たすことができるかを確かめておく必要があります。

セキュリティで考慮すべきポイント

クラウドサービスは基本的にインターネット環境があればどこからでもアクセスできるサービスです。
したがって、セキュリティポリシーなどの観点からアクセス元を限定しなければならないような必要がある場合にはそのような制限が可能か否か？確認しておく必要があります。

クラウドサービスでは事前のトライアルなどを用意している製品が多いので、トライアルがあれば操作感だけでなく、できるだけ実運用を想定した内容で試しておくことをオススメします。

また、ここで一つポイントとしてお伝えしたいのは「今までの運用に囚われない」ことです。
従来の運用に慣れているからといって同じことができるか否か？だけで判断するのではなく、せっかくの機会ですので、もっと良いやり方にできないか？を考慮してみてください。従来の運用は再現できなくても、実は標準機能でもっといい運用が実現できるというケースが多々あります。

MAJOR FLOW（クラウド版）の特長

では数あるクラウドサービスのワークフローシステムの中からパナソニック ネットソリューションズの「MAJOR FLOW」のが選ばれているポイントをいくつかご紹介させていただきます。

お手ごろ価格なのに高機能

中堅・大企業向けに製品をクラウド化したサービスのため、基本機能が充実していることが一番の特徴です。企業規模にかかわらず、稟議などにかかわる決裁規定は複雑な場合が多いため、複雑な条件分岐や多数決の回議、複数部門にまたがる並列フローなどに対応可能なワークフローは大変好評を思い通りの承認フローを実現します。

多くの製品とつながる

人気のグループウェアや文書管理システムとの連携オプション、その他APIも充実しておりますので
さまざまな製品と連携して各種システムのフロントエンドとしてご活用いただけます。

安心のセキュリティ

パナソニックグループの厳しいセキュリティ基準をクリアした製品ですので、安心・安全にご利用いただけます。また、「社内ネットワークからしかアクセスさせない」といったアクセス元を制限することも可能なため、金融業など厳しいセキュリティポリシーを設けている企業でも多数ご利用いただいている実績があります。

このように、高機能かつ安価、さらにセキュリティ面の安心感などから、MAJOR FLOWは業種や規模を問わず、幅広くのお客様から支持を頂いております。

導入事例のご紹介

紙からクラウドへ。金融業務の信頼を次のステージへ

【会社情報】

業種：金融業
従業員数：約200名

【導入前の課題】

・監査対応の負荷が膨大
　⇒金融業特有の厳格な監査に対応するため、監査前に書類の準備などに膨大な工数がかかっていた。
・支店間の情報共有の遅れ
　⇒決裁機能が本社に集約されいるため、支店から申請した場合には郵送が必要で、決裁まで時間がかかっていた。
・高いセキュリティポリシー
　⇒ハードウェアの管理などが不要なクラウドサービスを希望しているが、どこからでもアクセスできることがセキュリティポリシーに引っかかってしまっていた。

【導入の決め手】

・高度な検索機能
　⇒標準の文書検索機能だけでなく、自由に一覧画面を作成できる点を評価。監査専用の画面を設計することで、監査に必要な準備時間を大幅に短縮できると判断。
・アクセス元を制限可能
　⇒MAJOR FLOWはアクセス元のIPを制限できるため、アクセス元のIPを社内ネットワークに限定することでセキュリティポリシーをクリアできた。

【導入効果】

・監査の事前準備に費やしていた時間を約70％削減し、リソースを本来の業務に集中させることに成功した。
・郵送がなくなり移動に関する時間やコストがゼロに。紙では平均7日かかっていた決裁が平均3日まで短縮でき、意思決定のスピードアップを実現できた。

まとめ

クラウド型ワークフローシステムの導入は、単なるITツールの刷新ではなく、業務プロセス全体の最適化につながります。クラウドサービスのメリットやデメリットを踏まえた上で製品比較を行うことが成功のポイントです。「MAJOR FLOW」は、クラウド対応の柔軟性と高い信頼性を兼ね備えたソリューションとして、企業のDXを力強く支援します。