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ワークフローシステムの導入事例を紹介します！導入する際のポイント・注意点を解説
2024.12.10
多くの企業が、業務効率化や内部統制の強化を目的にワークフローシステムを導入しています。
しかし、これからの導入を検討されている場合、導入後の活用・運用イメージがなかなか沸きにくいかもしれません。
成功の鍵は事例から学び、自社に合った導入手法を選ぶことです。そこで本記事では、具体的な導入事例を紹介し、システム選定や導入時に押さえるべきポイントを解説します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請・承認を伴う業務の一連の流れや手続きをデジタル化し、自動化するためのツールのことです。申請や承認、決裁といったプロセスを一元管理し、業務の効率化と透明性を高める役割を果たします。
ワークフローシステムは、ペーパーレス化や業務の見える化を実現するために欠かせない存在となっています。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請・承認を伴う業務の一連の流れや手続きをデジタル化し、自動化するためのツールのことです。申請や承認、決裁といったプロセスを一元管理し、業務の効率化と透明性を高める役割を果たします。
ワークフローシステムは、ペーパーレス化や業務の見える化を実現するために欠かせない存在となっています。
ワークフローシステムの導入事例
ワークフローシステムの導入事例を5点、ご紹介いたします。
ぜひ、導入後のイメージを掴んでください。
紙やExcelの申請書を電子化。処理速度の大幅改善にも成功！（カルビー株式会社）
スナック菓子メーカーのカルビーでは、従来ワークフローやその他の業務に利用していたシステムが老朽化したことから、MAJOR FLOWを導入しました。
導入後は、フォーム作成機能を活用して従来の紙やExcelによる申請書を電子化。これが、ペーパーレス化の促進や働き方改革につながっているといいます。
また、拠点ごとに存在する10以上ものDBを、MAJOR FLOW によって一本化できたことから、処理速度も大幅に改善しました。導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
製造業の最前線で厳しい要件に応えるMAJOR FLOW
社用ノートPCから、どこでも申請や承認ができるように！（札幌テレビ放送株式会社）
北海道を放送対象地域としたテレビ局である札幌テレビ放送では、コロナ禍でテレワークが進む中、紙ベースの稟議・申請業務が停滞している点が課題となっていました。そこで、容量の拡張性、他サービスとの連携性などの点が要件と合った、クラウド型のMAJOR FLOWを導入。
その結果、社用ノートPCから、どこでも申請や承認ができるようになり、承認スピードが向上しました。また、申請書のチェック業務が不要になるなど、業務効率化も実現しました。
導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
クラウドワークフローで「紙文化」から一気に脱却!
決裁スピードの大幅アップも実現
紙の稟議書や申請書をデジタル化！稟議の大幅スピードアップを実現（学校法人桃山学院）
大阪で学校を運営する桃山学院では、大阪府内の3つのキャンパス、中学校・高等学校と、複数拠点で紙の稟議書などの書類を回していたために、決裁までに多大な時間がかかっていました。
そこで、MAJOR FLOWを導入し、電子化したところ、申請・承認に時間も手間もかからなくなりました。また、決裁者のパソコンの画面上で承認待ち一覧や優先度などを確認できるようになったため、「すべきこと」がわかりやすくなるという効果も生まれました。
導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
紙の時代を終わらせ、新しい決裁システムへ
既存システムを活かしたコンパクト導入に成功
システムと紙による“二本立て”のワークフロー運用を解消（株式会社阪急交通社）
阪急阪神ホールディングスの中核事業会社として旅行業を手がける阪急交通社では、既存のワークフローシステムでは旅行業界や同社独自の要件に合うフォームが用意されておらず、足りない部分は紙の申請書で補っていました。
システムと紙による“二本立て”の運用で、業務が煩雑化している点が課題となっていました。
そこで、標準で豊富なフォームや機能が用意されていること、カスタマイズや追加開発にも対応できることなどが決め手となり、MAJOR FLOWを導入しました。その結果、出張申請をはじめ、紙で運用されていた総務部門の申請書をほぼなくすことができたといいます。
導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
旅行業界の独自要件にもしっかり対応！
改革の鍵は豊富な標準機能とカスタマイズ
休職中の社員が非イントラ環境からアクセスできるワークフロー環境を実現！（株式会社三井住友銀行）
3大メガバンクの一つである三井住友銀行では従来、産育休中など、休職中の従業員とのやり取りは、紙の書類の郵送や、私用メールアドレス宛の個別連絡などで対応してきたといいます。しかし、この方法では手間と時間がかかり、約1,700名の従業員が産育休を取る同社では、効率化が課題となっていました。
そこで、金融機関ならではの厳しい要求に応えられるMAJOR FLOWを導入。申請書作成の柔軟性の高さも決め手の一つになったといいます。
その結果、育児休業関連の申請を行った従業員に対する取扱通知書の発行にメール通知機能を活用することで、自動配信が可能になったことから大幅な業務効率化につながりました。また、年に1度程度しか発生しないような特殊なワークフローについても、申請書作成機能が柔軟かつ細やかであることから、手間やコストをかけずに申請書を作成できているといいます。
導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。
クラウドワークフローが女性活躍推進を後押し！
非イントラ環境からの申請業務をスムーズに
ワークフローシステムを導入する際のポイント・注意点
ワークフローシステムの導入を成功させるためには、計画的な準備と適切な運用が不可欠です。
ここでは、導入時に押さえておきたいポイントと注意点について解説します。
社内ルールを整備する
ワークフローシステムを導入する前に、社内ルールやプロセスを明確に定義しておくことが重要です。具体的には以下の点を確認しましょう。
申請や承認のフローの明確化
どのような業務でシステムを使用するのか、どの承認者が関与するのかを事前に定めておきましょう。
役割と権限の設定
システム内での操作権限を明確にし、混乱を防ぎましょう。
例外対応ルールの準備
承認者の不在時や予期せぬ事態が発生した場合の代替プロセスを整備しておきましょう。事前にルールを定めておくことで、システム導入後のトラブルを最小限に抑えることができます。
セキュリティ対策をする
ワークフローシステムは企業の重要情報を扱うため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。具体的には、以下のポイントを確認しましょう。
アクセス制御
ユーザーごとにアクセス範囲を設定し、必要な情報だけにアクセスできるようにしましょう。
データの暗号化
申請書類や承認履歴などのデータを暗号化し、外部からの不正アクセスを防ぎましょう。
定期的な監査と見直し
システムの使用状況を定期的にチェックし、不正利用やセキュリティリスクの有無を確認しましょう。セキュリティ対策をしっかり講じることで、安心してシステムを運用できます。
教育とサポートを行う
新しいシステムを導入する際には、従業員への教育とサポートが欠かせません。
スムーズに運用を開始するために、以下の施策を検討しましょう。
操作トレーニングの実施
システムの基本操作を学ぶ研修を実施し、全従業員が適切に利用できるようにしましょう。
FAQやマニュアルの整備・提供
システムの使い方をまとめた資料を配布することで、現場での疑問に迅速に対応できます。
導入後のサポート体制の確保
導入後に発生する不明点やトラブルに対して、ベンダーや社内担当者が迅速に対応できる体制を整えましょう。 教育やサポートを充実させることで、システムの浸透が早まり、導入効果が最大化されます。
まとめ
ワークフローシステムは、業務の効率化やコスト削減、内部統制の強化といった多くのメリットを企業にもたらします。
成功の鍵は、自社の課題や目的を明確にし、それに合ったシステムを選定することです。
また、導入前の準備として、社内ルールの整備やセキュリティ対策を徹底し、従業員がスムーズに適応できる教育やサポート体制を整えることが重要です。
最初にスモールスタートで試験導入を行いながら、本格導入に向けた準備を進めることもおすすめです。
「MAJOR FLOW」のように、柔軟性と使いやすさを兼ね備えたシステムを選ぶことで、よりスムーズな導入と高い導入効果が期待できます。まずは、無料トライアルをお試しください。
