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経費精算システムとは？導入するメリットや選び方について解説
2024.11.12
経費精算システムとは、企業内の経費申請や承認、支払処理を電子化し、効率的に管理するためのシステムのことです。従来の紙ベースの申請方法や手動処理と異なり、システム化により作業の正確性や効率が向上し、不正の防止やコスト削減にもつながります。
経費申請や承認プロセスの効率化を実現し、経理業務の負担を軽減するために、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事では、経費精算システムの基本的な機能や導入のメリット、システム選定の際のポイントについて解説します。
経費精算システムとは？主な利用目的
経費精算システムとは、企業内の経費申請や承認、支払処理を電子化し、効率的に管理するためのシステムのことです。
従来、紙ベースで行われていた経費申請や領収書の提出は、担当者や承認者にとって大きな負担であり、手動での入力や確認ミスが生じやすいものでした。
また、紙媒体での処理には、保存スペースが必要なうえ、書類の保管や管理にも手間がかかっていました。
経費精算システムはこうした課題を解決し、経理業務の効率化を図るために導入されています。特に、近年のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れを受け、多くの企業がペーパーレス化を目指して経費精算システムを導入しています。
経費精算システムを活用することで、経理業務の生産性向上だけでなく、不正防止やデータの正確な管理を実現できます。
さらに、経費精算システムには、企業で日々発生する経費処理を効率化するための多くの機能が備わっています。たとえば、経費申請の自動チェックや承認フローの設定、支払データの一元管理など、さまざまな機能を通じて業務の負担を大幅に軽減してくれます。
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経費精算システムの種類
経費精算システムには、企業の規模や業務ニーズに応じたさまざまな種類があります。ここでは、中小企業から大企業向けまでのタイプや、機能特化型・連携型のシステムについて詳しく解説します。
中小・中堅向けの経費精算システム
中小・中堅企業向けの経費精算システムは、シンプルな機能構成とコストパフォーマンスの良さが特徴です。導入のハードルが低く、従業員が直感的に操作できるよう設計されているため、初めて経費精算システムを導入する企業にも適しています。また、クラウド型が主流であり、IT担当者が不在の企業でも運用しやすい点がメリットです。
大企業向けの経費精算システム
大企業向けのシステムは、組織の複雑な承認フローや、多拠点展開に対応できる高度な機能を備えています。部門ごとに異なる承認ルールを設定できるほか、海外拠点やグループ会社との連携機能を持つものもあります。また、セキュリティ対策やコンプライアンス対応の強化が図られており、大規模な企業でも安心して利用できる点が特長です。
豊富な機能を備えた経費精算システム
単独型の経費精算システムは、経費管理に特化した豊富な機能を備えています。領収書のOCR読み取り、AIを活用した自動仕分け、モバイルアプリ対応など、経費精算業務を効率化するための多彩な機能が組み込まれています。特定の業務プロセスを徹底的に改善したい企業に適しており、特に経費精算の負担を軽減したい企業におすすめです。
周辺業務との連携に強みのある経費精算システム
経費精算業務は、会計システムや給与計算システムなど、他の業務システムと連携することで、さらに効率化が図れます。周辺業務とのデータ連携を強みとする経費精算システムを導入することで、経費データを一元管理でき、経理部門の負担を軽減することが可能です。また、API連携やRPA活用による自動化機能を備えたシステムであれば、手作業によるミスを減らし、正確なデータ管理が実現できます。
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムは、申請者、承認者、経理担当者それぞれに多くのメリットをもたらし、業務の効率化を大きくサポートします
以下で、各担当者の観点から経費精算システム導入の具体的なメリットを見ていきましょう。
申請者側のメリット
経費精算システムを導入・活用することで、申請手続きの手間を大幅に軽減できます。
従来は紙の申請書に手書きで記入し、領収書を添付して提出する必要がありましたが、システムを利用することで、スマートフォンやパソコンから直接データを入力して申請が可能になります。
経費の入力や領収書の提出が簡単になり、外出先からも申請ができるため、タイムリーな申請が可能になります。
また、システムによってはレシート撮影で自動入力する機能もあり、手入力によるミスが減る点も申請者にとってのメリットです。
承認者側のメリット
承認者にとって、経費精算システムは確認作業の効率化と迅速化を可能にしてくれます。
システム上で申請が行われるため、紙の書類を探す手間が省け、メールや通知で承認依頼が届くため、承認漏れのリスクも低減してくれます。
さらに、申請内容の自動チェック機能が備わっているシステムでは、申請内容が規定や予算範囲内であるかを自動的に確認してくれるため、承認にかかる時間を短縮できます。この結果、承認者の負担が軽減され、経費申請の処理がよりスムーズに進行します。
経理担当者側のメリット
経理担当者にとっても、経費精算システムは業務の効率化に大きく貢献してくれます。
まず、データがシステム上で一元管理されるため、申請状況や支出内容をリアルタイムで把握でき、紙の書類を管理する手間がなくなります。
また、経費精算システムは自動で会計システムと連携するものも多く、仕訳処理や経費計上が自動化されるため、手作業によるミスが削減されます。
さらに、各部門の経費を簡単に集計・分析できるため、経費管理の精度が向上し、経営層にとっても、より信頼性の高い財務情報が提供されるようになります。
経費精算システムの選び方のポイント
経費精算システムを選ぶ際には、企業の業務効率化や管理体制の強化を目指して、各企業の状況に合ったシステムを選定することが重要です。
以下のポイントに注目し、自社のニーズに合う経費精算システムを見つけましょう。
使いやすさ
使いやすいインターフェースは、経費精算システムを導入する際に欠かせない条件です。
バックオフィスの担当者だけでなく、経費を申請する従業員や承認を行う管理職など、さまざまな役職のユーザーが使うため、直感的に操作できる画面設計やわかりやすいナビゲーションが必要です。
特に申請・承認の流れがスムーズに行えるシステムを選ぶと、現場での利用が定着しやすくなります。
必要な機能が揃っていること
企業の経費精算業務にはさまざまなルールやフローが存在するため、それに対応できる機能を持つシステムであることが求められます。
たとえば、領収書の自動読み取り機能や、日本円と外貨など複数の通貨での精算、プロジェクトごとの経費管理など、業務に応じた機能が実装されているか確認しましょう。
また、自社独自の経費ルールや規定に合わせた設定が可能なカスタマイズ性も重要です。
他システムと連携できること
経費精算システムを選定する際には、既存の会計システムやERPなど、他の業務システムとの連携が可能かも考慮する必要があります。
たとえば、会計システムとの連携によって仕訳データの自動反映が行えたり、給与システムとの連携で経費精算額を給与に反映させたりすることができます。
このように、システム間のデータ連携がスムーズに行えると、業務の効率化が一層進むため、他システムとの連携が可能かを確認しましょう。
サポート体制
システムを導入した後に発生するトラブルや不明点に対して、充実したサポート体制が整っているかも重要です。
システムのアップデートや不具合対応、操作サポートを迅速に提供してくれるベンダーであれば、運用の安定性が高まります。
また、カスタマーサポートやFAQの提供など、サポート体制の内容や対応速度についても事前に確認しておくと安心です。
価格
システムの導入コストは企業にとって大きな投資であるため、費用対効果を見極めることが重要です
システムの導入費用だけでなく、月額利用料や追加機能のコストなども考慮して、総合的なコストパフォーマンスを確認しましょう。
また、無料トライアルやデモを利用して実際の使用感を確かめると、費用対効果をより確認できます。
最新の法令へ対応しているか
経費精算業務は、最新の法令に準拠する必要があるため、システムが常に最新の法規制に対応可能かも大切なポイントです。
たとえば、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した機能が備わっているシステムであれば、法令変更に伴う業務の見直しや手間が軽減されるでしょう。
経費精算システムを導入する際の注意点
経費精算システムを導入すれば、多くの業務を効率化できますが、スムーズに運用するためにはいくつかの注意点があります。事前に把握しておくことで、導入後のトラブルを回避し、最大限の効果を得ることができます。
社内の規定やワークフローの変更が必要な場合がある
経費精算システムを導入すると、従来の紙ベースの申請方法や経理処理の流れが大きく変わることがあります。特に、ワークフローの自動化を導入する場合、社内規定の見直しが必要になるケースも少なくありません。そのため、システム導入前に、社内の経費ルールを精査し、必要に応じてワークフローを再設計することが重要です。
すべての作業がシステム化できるわけではない
経費精算システムを導入しても、すべての業務が完全に自動化されるわけではありません。たとえば、特殊な経費の処理や例外的な申請フローなどは、人の判断が必要になる場合があります。そのため、システム導入後も、紙や手作業での処理が発生する可能性があることを考慮し、社内で適切な運用ルールを定めることが求められます。
社内での教育や周知資料の作成などが必要になる
経費精算システムを効果的に活用するためには、従業員が正しく操作できることが前提となります。そのため、システム導入時には、社内向けの教育や操作マニュアルの作成が欠かせません。特に、従業員のITリテラシーが異なる場合は、個別の研修やサポート体制を整えることで、スムーズな定着を促進できます。
まとめ
経費精算システムは、申請者・承認者・経理担当者それぞれに多くのメリットをもたらし、企業全体の経費処理を効率化するための重要なツールです。
システム導入により、業務プロセスのスピードアップや手続きの簡素化、不正防止、コスト削減といった効果が期待できます。
経費精算システムを選定する際には、使いやすさや必要な機能、他システムとの連携性、サポート体制、価格、そして法令対応など、多角的な視点で検討することが大切です。
自社の経費管理の課題を明確にし、それに対応できるシステムを導入することで、バックオフィス業務の効率化をさらに進められるでしょう。
