ワークフローシステムの導入メリットや導入手順を解説

ワークフローシステムの導入は、業務の効率化と業務プロセスの見える化を実現するために非常に有効です。特に、企業にとって、日々のタスク管理や承認作業の自動化は、生産性を大幅に向上させる重要な手段です。最近では、多くの企業がワークフローシステムの導入を検討しており、そのニーズはますます高まっています。この記事では、ワークフローシステムの導入メリットや具体的な導入手順について解説し、導入の効果を最大限に引き出すためのポイントもあわせてご紹介していきます。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の手順やプロセスを定義し、効率的に進めるためのシステムです。企業内の申請や承認作業において、手作業や紙ベースの作業からデジタル化に移行することで、ミスを減らし、業務の流れをスムーズにする役割を果たします。ワークフローシステムは、業務の流れをデジタル上で管理し、申請や承認を効率的に処理できるようにするツールです。これにより、手作業や担当者間のやり取り、待ち時間を削減し、迅速な業務遂行が可能になります。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入は、業務プロセスのデジタル化によって企業全体の生産性を大きく向上させることができます。ここでは、ワークフローシステムが具体的にどのようなメリットをもたらすのか、詳細に解説していきます。

決裁にかかる時間の短縮

ワークフローシステムの導入により、承認プロセスが効率化され、意思決定のスピードが大幅に向上します。従来の紙ベースの承認では、担当者間のやり取りに多くの時間を費やしていましたが、デジタル化されたワークフローでは、自動通知やリマインダー機能を活用し、承認にかかる時間を短縮します。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムは、各業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認することが可能です。これにより、進捗がどの段階まで進んでいるのかを一目で把握でき、滞っている箇所の特定が容易になります。

業務効率化

申請や承認の自動化により、担当者が不要な時間を取られることがなくなり、コア業務に集中できる環境が整います。例えば、申請書類の処理や承認業務が自動化されることで、手動での確認作業や追跡作業が不要になり、作業効率が大幅に向上します。

コスト削減

ワークフローシステムを導入は、人件費や紙、印刷にかかるコストを削減することにもつながります。また、業務プロセスを自動化することで、業務の生産性が向上し、時間的なコストの削減も実現できます。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、業務プロセスの標準化と監査体制の強化が実現します。各承認ステップの履歴がシステムに記録されるため、誰がどの段階で承認したのかを簡単に追跡することが可能です。これにより、企業の内部統制を強化し、コンプライアンス対応もスムーズに行えます。

働き方改革

近年の働き方改革の推進において、リモートワークやフレックスタイム制度の導入が進んでいますが、ワークフローシステムはそのような多様な働き方に対応しています。いつでもどこでも業務プロセスを進められる環境が整うことで、働き方の柔軟性が向上し、従業員の生産性を高めます。

　

ワークフローシステムの導入手順

ワークフローシステムを効果的に導入するためには、しっかりとした計画と段階的な手順が必要です。以下に、ワークフローシステム導入における具体的な手順を説明します。

 現状の業務フローの把握・分析

まず、現状の業務フローを詳細に把握し、どのプロセスが効率化できるかを分析します。現場の声を反映させ、改善が必要な部分をリストアップすることが重要です。これにより、導入後に効果的な運用が可能になります。

必要な機能の洗い出し・改善策の検討

次に、現状分析を基に、ワークフローシステムに求める具体的な機能を洗い出します。どの業務がどのように改善されるかを明確にし、システム導入後の目標を設定します。

システム選定・導入準備

複数のワークフローシステムの中から、自社のニーズに最も適したシステムを選定します。システムの選定においては、導入にかかるコストやサポート体制、既存システムとの連携性を確認し、適切な製品を選びます。

システムの導入・運用

システムが選定されたら、次は導入段階です。社内の関連部署と連携し、運用開始前にトレーニングや試運転を行い、問題点を洗い出します。実際に運用を開始した後も、定期的にチェックを行い、スムーズな運用を目指します。

フィードバックの収集・改善

システム導入後も、現場からのフィードバックを収集し、システムの改善に役立てます。業務プロセスのさらなる効率化を図るためには、継続的な改善と最適化が不可欠です。

ワークフローシステムの導入を成功させるポイント

ワークフローシステムの導入を成功させるためには、事前準備と運用計画が重要です。ここでは、システム導入を効率的に進め、効果を最大化するための3つのポイントを解説します。

導入目的を明確にする

まず重要なのは、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることです。たとえば、以下のような目的が考えられます。

・業務プロセスの効率化…進捗を可視化し、手作業を削減します。
・承認スピードの向上…プロセスをデジタル化して、意思決定を迅速化します。
・内部統制の強化…データの履歴管理により、コンプライアンスを遵守します。

目標を具体化することで、システム選定の際に重要な基準を設定でき、導入後の成果を測定しやすくなります。

スモールスタートから始める

初めてワークフローシステムを導入する場合、いきなり全社的な展開を目指すのではなく、スモールスタートから始めることをおすすめします。

スモールスタートには、以下のようなメリットがあります。

・試験導入で課題を把握する…一部の部署や業務に限定して導入し、システムの有効性や運用上の課題を確認します。
・段階的に範囲を拡大する…試験導入の結果を踏まえて、問題点を解決しながら導入範囲を広げます。
・リスクを最小化する…全社展開の前に課題を解決することで、大規模な失敗を防げます。

スモールスタートを実施することで、現場の負担を軽減し、従業員のシステム定着率を高めることができるでしょう。

社内で説明とフォローを行う

システムを導入する際は、社内での理解とサポートが不可欠です。従業員が新しいシステムに慣れるまでのプロセスをスムーズに進めるため、以下の対応を行いましょう。

・事前説明会の開催…システム導入の目的やメリットを説明し、従業員の理解を深めます。
・操作研修の実施…システムの基本操作や便利な機能について、実践的なトレーニングを行います。
・フォローアップサポートの提供…導入後、従業員が抱える疑問や課題に迅速に対応するため、問い合わせ窓口を設置します。

特に、現場からのフィードバックを積極的に取り入れることで、システムの使いやすさを改善し、導入効果を最大化できるでしょう。

ワークフローシステムを導入する際の選び方

ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務プロセスに最適なシステムを選ぶことが非常に重要です。以下に、システム選定時に考慮すべき具体的なポイントを解説します。

自社の承認フロー対応できるか

導入するシステムが、自社の承認フローに柔軟に対応できるかは重要なポイントです。カスタマイズ性が高いシステムであれば、自社の業務フローに合わせた最適な運用が可能です。

必要な機能があるか

選定時には、必要な機能が揃っているかを確認します。例えば、通知機能や自動リマインダー、タスクの優先順位設定など、業務効率化に直結する機能があるかを見極めましょう。

既存システムと連携できるか

既存システムと連携できるかのERPやCRMシステムとの連携が可能かも重要な要素です。シームレスな連携が実現することで、業務全体の効率化が促進されます。

使いやすいか

システムが使いやすいことも重要です。複雑すぎるシステムは、従業員にストレスを与える可能性があり、逆に業務効率が低下することも考えられます。UI/UXが直感的で使いやすいものを選びましょう。

サポートの充実しているか

導入後のサポート体制も重要です。トラブルが発生した際に迅速に対応できるサポート体制が整っているかを確認し、安心して運用できる環境を整えることが求められます。

ワークフローシステムの導入事例

最後に、ワークフローシステムを導入した企業の導入事例をご紹介いたします。

紙の稟議書や申請書をデジタル化し、スピードアップを実現！（学校法人桃山学院）

大阪で学校を運営する桃山学院では、大阪府内の3つのキャンパス、中学校・高等学校と、複数拠点間で稟議書などの書類を紙ベースで回していました。このため、決裁までに多大な時間がかかっていたのです。

MAJOR FLOW Zを導入し、ワークフローを電子化したところ、申請・承認に時間も手間もかからなくなりました。さらに、決裁者のパソコンの画面上で承認待ち一覧や優先度などを確認できるようになったため、「やるべきこと」がわかりやすくなりました。

導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。

紙の時代を終わらせ、新しい決裁システムへ
既存システムを活かしたコンパクト導入に成功

システムと紙を併用したワークフロー運用の解消に成功！（株式会社阪急交通社）

阪急阪神ホールディングスの中核事業会社として旅行業を手がける阪急交通社で利用していた既存のワークフローシステムは、旅行業界や同社独自の要件に合うフォームが用意されていないものでした。カスタマイズなどもできないことから、紙の申請書で補っていました。

そこで、MAJOR FLOW Zを導入したところ、出張申請をはじめ、紙で運用されていた総務部門の申請書をほぼなくすことができたといいます。導入事例の詳細は、下記のページをご覧ください。

旅行業界の独自要件にもしっかり対応！
改革の鍵は豊富な標準機能とカスタマイズ

まとめ

ワークフローシステムの導入は、業務効率化、コスト削減、内部統制強化など、企業に多くのメリットをもたらします。また、導入手順を適切に踏むことで、導入の効果を最大限に引き出すことが可能です。システム選定の際には、自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことが成功のカギです。ワークフローシステムを活用し、企業全体の生産性向上を目指しましょう。