ワークフローシステムの選び方とは？選ぶ際のポイントや注意点を解説

ワークフローシステムは、企業の業務効率化や内部統制を強化するために欠かせないツールとなっています。しかし、さまざまな製品が市場に出回っており、最適なシステムを選ぶことは容易ではありません。この記事では、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務プロセスをデジタル化し、申請・承認といった業務フローを自動化するためのツールです。このシステムを導入することで、紙ベースの作業や手動でのプロセスが不要になり、業務効率が向上します。これにより、承認手続きにかかる時間が大幅に短縮され、業務の進捗状況もリアルタイムで把握できるようになります。

特に、大規模な組織や複数の部署に業務フローがまたがる場合に、作業の遅延やミスが減少し、業務効率が飛躍的に向上します。さらに、プロセスを見える化することで、ビジネスのスピードアップに貢献します。ワークフローシステムにより、組織全体の生産性向上を図ることができます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには、業務の効率化を実現するために多彩な機能が備わっています。以下に主な機能を紹介します。

申請機能

ユーザーがシステムで簡単に申請を行うことができる機能です。経費申請や休暇申請など、あらゆる申請プロセスを迅速に処理できます。

フロー定義機能

企業独自の業務フローに合わせて、申請から承認までの流れを自由に設計できる機能です。部門間の調整が必要な複雑なフローにも柔軟に対応できます。

承認機能

承認者がシステムで申請内容を確認し、即座に承認・却下ができる機能です。モバイルデバイスからもアクセスできる場合は、出張中や外出先でも承認が可能です。

システム連携

他の業務システム（ERPや会計ソフトなど）と連携し、データの一元管理や業務の効率化を図ります。シームレスなデータ連携が、企業全体のパフォーマンスを向上させます。

通知機能

申請や承認の進捗状況をメールやプッシュ通知で知らせる機能です。これにより、関係者全員が業務の進行状況をリアルタイムで把握し、遅延を防止します。

ワークフローシステムのタイプと選び方

ワークフローシステムは、企業の規模や業種に応じてさまざまなタイプが存在します。以下に、それぞれのタイプと特徴を紹介します。

大企業向けワークフローシステム

大規模な業務フローを処理するために、高度なカスタマイズ性や多機能性が必要とされます。大企業向けのシステムは、特にセキュリティ機能や拡張性が重要です。

中小企業向けワークフローシステム

中小企業に適したシンプルなシステムで、導入コストも抑えられます。基本的な機能が充実しており、迅速な導入と運用が可能です。

Excelフォーム型のワークフローシステム

Excelをベースにしたワークフローシステムで、既存のフォーマットをそのまま利用できるため、導入の手軽さが特徴です。

バックオフィス業務一体型ワークフローシステム

経理や人事などのバックオフィス業務を一元管理できるシステムです。業務プロセス全体を効率化することができ、特に中小企業での活用が進んでいます。

グループウェア一体型のワークフローシステム

グループウェア（スケジュール管理やメール機能）と連携することで、社内コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を同時に実現します。

ワークフローシステムを選ぶ時の4つのポイント・注意点

ワークフローシステムを導入する際に、押さえておくべき4つのポイントと注意点を解説します。

システムが自社の目的に合っているか

システムを選ぶ際には、まず自社の目的やニーズに合った機能が備わっているか確認することが重要です。業務効率化や内部統制の強化といった目標を達成できるシステムを選びましょう。適切なシステムを選定することが、導入後の効果的な運用にとって不可欠なステップです。

自社の承認フローに対応できるか

企業ごとに異なる承認フローに柔軟に対応できるかも重要です。自社の業務プロセスに適したフローをシステム上で構築できるかを確認してください。企業の独自のプロセスに合わせて柔軟に変更できるかどうか、承認段階ごとの流れがスムーズに設定できるかを確認する必要があります。

必要な機能があるか

申請機能や承認機能、システム連携など、業務に必要な機能が網羅されているかも重要です。特に、今後の業務拡大を見越して、拡張性の高いシステムを選ぶことが求められます。システムの機能が自社の成長とともに発展できるか、運用の柔軟性を確保できるか確認することが不可欠です。

既存システムと連携できるか

既存のシステム（ERPや会計ソフトなど）との連携が可能かどうかを確認することも重要です。業務の一貫性や部門間のスムーズな情報共有が必要な場合に、システム間での連携がスムーズに行えることが必要です。こうした連携機能は、データの一元化や効率化に貢献する重要な要素です。

使いやすいか

操作性の良さや直感的に使用できるかどうかが、導入後の運用に大きく影響します。現場の利用者が抵抗なく使えるインターフェースを持つシステムを選びましょう。現場の負担を減らすために、習熟の時間を短縮できるような直感的なデザインやシンプルな操作性が重要です。現場での使用感や負担を最小限に抑えることで、運用のスムーズさを確保できます。

コストは適切か

初期導入費用、ライセンス費用、サポート費用など、システムにかかるコストも選定の重要なポイントです。費用対効果を考慮しながら選びましょう。継続的なコストや追加のサポート費用も視野に入れ、トータルでのコスト効果を考える必要があります。

まとめ

ワークフローシステムは、業務の効率化や内部統制の強化に非常に有効なツールです。しかし、自社に最適なシステムを選ぶためには、機能性や操作性、コストなど、さまざまなポイントを総合的に判断する必要があります。特に、既存システムとの連携や運用の柔軟性を重視して選定することが、導入後の成功につながるでしょう。