【2024年版】多機能なワークフローシステムを選ぶポイントとは？

ワークフローシステムは、企業の日常業務の効率化を支える重要なツールです。特に、多機能なワークフローシステムを選ぶ際には、業務ニーズや利用シーンに合わせた最適な機能選定が求められます。近年、ペーパーレス化やリモートワークの拡大に伴い、ワークフローシステムの需要が増加傾向にあります。本記事では、多機能なワークフローシステムの選び方と、重要なポイントについてご紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業内で行われる業務の一連の流れを自動化・効率化するためのシステムです。申請書の作成や承認フローなど、複雑な手続きをスムーズに進めることで、業務の進行が滞ることなく運用されます。特に、ペーパーレス化が進む現代のビジネス環境では、ワークフローシステムは欠かせないツールとして認識されています。リモートワークが普及する中、社内外を問わずどこからでも業務を進められる点で、多くの企業が導入を検討しています。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムは、単に業務の流れをデジタル化するだけではなく、さまざまな機能を通じて、業務の効率化やミスの削減、コストの削減を実現します。以下に、ワークフローシステムが提供する主な機能について詳しく説明します。

申請機能

申請機能は、ユーザーが業務に必要な申請書を簡単に作成・提出できる機能です。従来は紙ベースで行われていた申請手続きを、デジタル化することで時間を節約し、書類の紛失を防ぎます。

フロー定義機能

フロー定義機能は、申請書がどのように流れるかを設定する機能です。企業ごとに異なる承認手続きや階層を反映させ、柔軟な運用を可能にします。

承認機能

承認機能は、申請内容を確認し、承認・差戻しを行うプロセスです。従来の手作業で行われていた承認作業をデジタル化することで、スピーディな意思決定が可能となります。

通知機能

請や承認のステータスが変更された際に、自動で通知が送信される機能です。これにより、申請がどの段階にあるのかを担当者がリアルタイムで確認でき、業務の進行をスムーズにします。

システム連携

会計システムや勤怠管理システムなどと連携し、データを一元管理できることは、企業の業務効率を大きく向上させます。

多機能なワークフローシステムを選ぶ際のポイント・注意点

多機能なワークフローシステムを選定する際には、単に機能が多ければ良いというわけではありません。企業ごとの業務プロセスや運用のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、システム選定時に押さえておくべきポイントや注意すべき点について詳しく見ていきます。

1. 自社の業務に合った柔軟な設定が可能か

ワークフローシステムを導入する際、最も重要なのは、自社の業務プロセスに適応できる柔軟性です。業務ごとに異なる承認フローやステップが求められるため、どのような設定が可能なのかを事前に確認することが重要です。

2. 他システムとの連携

ワークフローシステムを導入する企業の多くは、既に他の業務システムを利用しています。そのため、既存のシステムと連携ができるかどうかも重要な選定ポイントです。例えば、会計ソフトや勤怠管理システムと連携することで、データの重複入力を防ぎ、効率化が進みます。

3. セキュリティ対策の充実

企業の重要な業務データを扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかも確認すべきです。特に、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぐために、暗号化や二段階認証の導入が求められます。

多機能なワークフローシステム8選

多機能なワークフローシステムには、企業の規模や業務ニーズに応じたさまざまな選択肢があります。ここでは、注目すべき8つのワークフローシステムをご紹介します。それぞれのシステムの特長を理解することで、自社に最適なシステム選定の参考にしてください。

1. ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、多様な業務プロセスを一元管理できるシステムです。豊富な機能と高いカスタマイズ性が特徴で、企業の特定のニーズに合わせた柔軟な設定が可能です。システムの拡張性も高く、成長する企業にも対応できます。

2. コラボフロー

コラボフローは、Excelで作成した帳票・申請書をそのまま活用できるワークフローシステムです。豊富なテンプレートとカスタマイズ機能を備えており、企業のニーズに合わせた柔軟な設定が可能です。

3. 承認Time

承認Timeは、社内文書の申請・決裁・保管業務を電子化するワークフローシステムです。低価格で提供されており、導入コストを抑えられます。操作がシンプルで直感的なため、稼働後の更新も簡単にでき、すぐに使いこなせるのが特徴です。

4. Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙の申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できるワークフローシステムです。さらに、幅広い業務プロセスに対応できる柔軟性も備えています。クラウドベースでの運用により、場所を選ばず利用可能です。

5. rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、Google Workspace と連携するワークフローシステムです。Google Workspace と連携していることで、メンテナンス工数を大幅削減し、運用・管理をラクにする機能が豊富です。

6. X-point Cloud

X-point Cloudは、紙やExcel、Wordなどの申請書の見た目をそのまま電子化できるワークフローシステムです。セキュリティ対策も万全で、安心して利用できるのが特徴です。柔軟なカスタマイズが可能で、企業の多様なニーズに対応します。

7. Gluegent Flow

Gluegent Flowは、Microsoft 365 やGoogle Workspaceとの連携を強みとするワークフローシステムです。GoogleドライブやGmailを利用している企業にとって、これらのツールと組み合わせることで、さらに業務効率を高めることができる高機能なシステムです。

8. MAJOR FLOW

MAJOR FLOWは、パナソニックグループの安心安全の高機能ワークフローシステムです。機能要件を確実に満たす豊富な機能があり、選任サポートで納得いくまでトライアルが可能です。 詳細はこちらから確認できます：MAJOR FLOW

まとめ

ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化が図られ、業務の可視化や業務フローのスピードアップが期待できます。多機能なワークフローシステムの選定は企業ごとの業務プロセスや運用のニーズに合ったシステムを選ぶことがより重要なポイントです。システム選定の際には、自社の業務に適した機能や操作性、他システムとの連携性、そしてセキュリティ対策をしっかり確認しましょう。