稟議におけるワークフローとは？ワークフローシステムを導入するメリットを解説

稟議におけるワークフローとは、稟議プロセスにおける一連の業務手続きや流れを指し、稟議書の作成から承認までのステップを表します。

多くの企業では、従来の紙ベースの稟議が業務のボトルネックとなり、承認までに時間がかかるなどの課題を抱えています。しかし、ワークフローシステムを導入することで、これらの問題を解決し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

この記事では、ワークフローと稟議の基本を解説し、ワークフローシステムの導入メリットについて詳しくご紹介していきます。

稟議とは

稟議とは、企業内で重要な意思決定を行う際に、関係者から承認を得るためのプロセスを指します。このプロセスは、組織の規模や業種にかかわらず、企業全体で非常に重要な役割を果たしています。

通常、稟議は新たなプロジェクトの承認、予算の決定、大規模な購入の許可など、会社の方向性に大きな影響を与える決定を行う際に使用されます。しかし、従来の稟議プロセスは、紙ベースで行われることが多く、関係者全員に物理的に書類を回す必要があるため、非常に時間がかかりがちです。

また、書類の紛失や不正確な記録が発生するリスクも高く、結果的に承認プロセス全体が遅延し、企業の迅速な意思決定を妨げる原因となることが多々あります。さらに、承認プロセスが複数のステップにまたがる場合、担当者がどの時点で承認を行うべきか混乱することもあり、結果として業務の停滞を招くことがあります。このような状況では、企業全体の業務フローが滞り、重要なビジネスチャンスを逃すリスクも生じます。

稟議におけるワークフローとは

ワークフローとは、業務を効率的に進めるための手順や流れを定義し、企業内での業務プロセスを標準化する仕組みです。稟議におけるワークフローは、このプロセスを円滑に進めるための一連の手順や流れを指し、承認手続きがスムーズに進むように設計されています。

具体的には、稟議におけるワークフローでは、稟議書の作成から承認までの一連の業務手順や流れが明確に定義され、この流れに従って、各承認者は決められた順序で稟議書を確認・承認する役割を担います。このように、各ステップが体系的に整理されているため、手続きが滞ることなくスムーズに進行しやすくなり、全体の業務効率が向上します。

さらに、稟議プロセスにワークフローシステムを導入することで、この手順や流れがシステム上で自動化されます。これにより、複数の承認者が同時に稟議書にアクセスでき、承認のプロセスがより迅速に進行します。システムは、承認履歴の記録や、手続きに不備があった場合の自動通知も行うため、リスク管理が強化され、企業全体の業務効率が一層向上します。

稟議業務における課題

多くの企業では、紙ベースの稟議に以下のような課題を抱えています。

まず、物理的な書類を回す必要があるため、承認プロセスが長時間にわたって遅延することが一般的です。承認が複数の段階を経る際に情報が伝達される過程で内容が不正確になるリスクもあります。

また、紙の書類は紛失や破損のリスクが高く、適切に管理されていないと、どこで承認が滞っているのか把握するのが困難です。これにより、重要な意思決定が遅れ、結果的に業務全体の効率が低下する可能性があります。

さらに、紙ベースの稟議には、紙代や印刷コスト、郵送費用などの経費が発生するだけでなく、環境への配慮という観点からもペーパーレス化が求められる時代に逆行するという問題があります。 これらの問題を放置すると、企業の競争力が低下するリスクが高まるため、効率的かつ透明性の高いプロセスへの移行が求められています。

稟議対応においてワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで、稟議に関連する様々な課題を解決し、企業全体の業務効率を飛躍的に向上させることができます。

稟議完了までの時間短縮

ワークフローシステムでは、稟議のフォーマットが統一されており、各担当者が同一のフォーマットを使用するため、入力ミスが減少し、稟議書が迅速に作成されます。また、システム上での承認が可能なため、物理的な場所にとらわれず、どこからでも稟議の作成・承認が行えます。これにより、従来の紙ベースの稟議に比べて承認プロセスが大幅に短縮され、迅速な意思決定が可能となります。さらに、システムは申請者に対して次のステップを明確に示すため、プロセスが混乱することなく進行します。

煩雑なフローに対応

大規模な企業や複雑な組織構造を持つ企業では、稟議に複数のステップがあったり多くの承認者が関わることが多く、フローが非常に煩雑になります。ワークフローシステムでは、これらのフローを自動化し、関係者全員がシステム上で自分の役割を理解できるようにすることで、プロセス全体の効率を向上させます。システムにより、各ステップが可視化され、次に誰が何をすべきかが明確にされるため、承認プロセスが滞ることなくスムーズに進行します。また、フローの複雑さに応じて承認ルートを柔軟に設定できるため、企業のニーズに合った最適なワークフローが構築可能です。

進捗状況の可視化

ワークフローシステムを使用することで、稟議の進捗状況をリアルタイムで把握することができます。どのステップで承認が滞っているのか、誰が次に行動すべきなのかがシステム上で一目瞭然となり、プロジェクト全体の管理が容易になります。これにより、業務の透明性が向上し、管理者が適切なタイミングでフォローアップを行うことが可能となります。進捗状況を可視化することで、無駄な時間や手間を省き、結果として企業の業務全体が効率化されるのです。さらに、進捗管理のためのアラート機能なども搭載されているため、担当者が期日を逃すことなくスムーズに業務を進めることができます。

ペーパーレス化・コスト削減

ワークフローシステムを導入することで、紙の使用が大幅に減少し、企業のペーパーレス化を推進することができます。これにより、紙代や印刷コスト、郵送費などの経費が削減されるだけでなく、書類の紛失リスクが低減され、セキュリティも向上します。ペーパーレス化は、企業のコスト削減に直結するだけでなく、環境への負荷を軽減し、持続可能な社会の実現にも貢献します。また、紙の管理にかかる人的リソースも削減できるため、他の重要な業務にリソースを集中させることができ、企業全体の生産性向上にも寄与します。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能として、以下の4つが挙げられます。

フォーマットの作成機能

ワークフローシステムでは、稟議書や申請書のフォーマットを柔軟に作成できます。

・ドラッグ＆ドロップで作成可能…専門的なスキルがなくても直感的にフォーマットを構築可能です。
・標準テンプレートを活用できる…システムにはよく使われる稟議書や申請書のテンプレートが用意されており、迅速に導入を開始できます。
・カスタマイズ性が高い…各企業の業務フローに合わせた独自のフォーマットも簡単に作成可能で、柔軟性が高いのが特徴です。

承認経路の設定機能

ワークフローシステムの核となる機能の一つが、承認経路の設定機能です。

・ルート設定が柔軟にできる…部門やプロジェクトごとに異なる承認フローを簡単に設定できます。
・条件分岐にも対応できる…承認内容に応じてルートを自動的に分岐させることが可能なツールが多いです（例：金額に応じた承認者の変更など）。
・自動通知機能…承認が必要なタイミングで関係者に自動で通知を送ることで、フローの滞りを防ぎます。

承認・差戻し機能

ワークフローシステムでは、承認プロセスをスムーズに進行させるための機能も充実しています。

・ワンクリック承認…承認者はシステム上で、ワンクリックで稟議を承認できます。
・差戻し機能…内容に不備がある場合は、差し戻しを行い、コメントで修正箇所を指示できます。
・モバイル対応…モバイル対応したツールでは、スマートフォンやタブレットからも承認作業ができるため、外出先でも迅速な対応が可能です。

データの管理機能

データの一元管理を実現でき、業務の効率化につながります。

・検索機能…過去の稟議や承認履歴をキーワードで簡単に検索できます。
・閲覧権限を設定できる…ユーザーごとに閲覧可能なデータ範囲を制限できるため、セキュリティ面も安心です。
・編集制御…特定のユーザーにのみ編集権限を付与することで、データの整合性を保てます。
・監査にも対応できる…承認履歴や差し戻し履歴が自動記録され、内部統制や外部監査の準備を効率化します。

稟議業務におすすめのワークフローシステム

稟議業務に特におすすめしたいワークフローシステムが「MAJOR FLOW」です。

柔軟な承認経路の設定やスマホ対応、進捗確認など、多彩な機能を駆使して、稟議プロセスを最適化することが可能です。

さらに、「MAJOR FLOW」には、日本企業特有の文化に対応した「事前確認機能」が搭載されています。この機能を活用することで、事前に重要なポイントを伝えることができ、決裁が円滑に進むとともに、申請前に疑問点を解消することで差し戻しのリスクを大幅に減らすことができます。また、承認が難しい場合はその可能性を事前に把握できるため、適切な代替案を準備することも容易になります。これにより、稟議プロセスが一層効率化され、迅速な意思決定が可能となります。

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まとめ

稟議プロセスの効率化は、現代のビジネス環境において、企業の競争力を高める重要な要素です。従来の手作業や紙ベースのプロセスでは、承認に時間がかかり、業務の滞りが生じることが少なくありません。ワークフローシステムの導入によって、これらの課題を解消し、業務のスピードアップと透明性の向上が期待できます。

今こそ、システムを導入し、ビジネスを一歩前進させる機会です。ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。