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ワークフローのリプレイス前に必要な準備や選び方とは？タイミングや成功事例についてわかりやすく解説
2024.09.09
目次
ワークフローシステムのリプレイスは、企業の業務効率を大幅に向上させる重要なステップです。しかし、タイミングを見誤ると、逆に業務の停滞やコストの増加を招くこともあります。この記事では、ワークフローリプレイスを成功させるために知っておくべきタイミングと必要な準備について詳しく解説していきます。
ワークフローシステムをリプレイスする目的
ワークフローシステムのリプレイスは、単なるシステム更新ではなく、業務全体の最適化を図る重要なプロジェクトです。
ここでは、企業がワークフローシステムをリプレイスする主な目的について解説します。
業務課題の解決のため
現行のワークフローシステムには、使い勝手の悪さや業務フローの非効率性といった課題が存在する場合があります。
例えば、承認フローが複雑で時間がかかる、エラーが頻発する、ユーザーインターフェースが直感的でないなどの問題が挙げられます。
リプレイスによってこれらの課題を解決し、スムーズな業務運営を実現することができます。
最新の機能や技術の導入のため
技術の進化に伴い、ワークフローシステムも新たな機能や技術が次々と登場しています。
最新のシステムでは、AIやRPAを活用した業務の自動化、モバイル対応、クラウドサービスとの連携など、より高度な機能を活用できます。
こうした最新技術を導入することで、より柔軟で効率的な業務プロセスの構築が可能になります。
業務の効率化のため
リプレイスによって、不要な手続きを削減することで、業務のスピードと正確性を向上させることができます。
例えば、複雑化した承認フローを最適化したり、システムの操作性を改善することで、承認や処理の時間を短縮することが可能です。
また、複数のシステムにまたがるデータ入力を一元化し、二重入力の手間を省くことで、業務の停滞を防ぎ、全体の生産性を高めることができます。
運用や管理業務が属人化しているため
ワークフローシステムの運用が特定の担当者に依存している場合、その担当者が不在時に業務が滞るリスクがあります。
また、マニュアルが整備されておらず、引き継ぎが難しい状況では、業務の継続性が損なわれる可能性があります。
新しいシステムへのリプレイスにより、管理業務を標準化し、誰でも対応できる仕組みを整えることが重要です。
コスト削減のため
古いワークフローシステムを維持するには、高額な保守費用やサポート契約が必要となる場合があります。
特にオンプレミス型のシステムでは、サーバーやネットワーク機器の維持費用がかさむこともあります。
クラウド型のワークフローシステムに移行することで、運用コストを削減しながら、システムの拡張性や最新技術の導入を容易にすることが可能になります。
ワークフローシステムのリプレイスを行うタイミング
ワークフローシステムをリプレイスするタイミングは、企業の業務効率やコスト管理に直結するため、慎重に判断する必要があります。以下のような場合にリプレイスを検討することが適切です。
既存ワークフローの問題を解決したい時
既存のワークフローシステムに不具合や使い勝手の悪さがある場合、業務が滞る原因となります。エラー頻発や複雑なインターフェースは、業務効率の低下を招き、企業の生産性に悪影響を与えます。システムの柔軟性が不足すると、新しい業務プロセスに対応できず、企業の成長を妨げる可能性もあります。最新のシステムにリプレイスすることで、業務フローをスムーズにし、エラーや問題を最小限に抑え、生産性を向上させることが期待できます。
システム管理コストを削減したい時
既存システムの維持や運用コストが高額で、コストパフォーマンスが悪化している場合、リプレイスを検討すべきです。特に、古いオンプレミス型システムでは、メンテナンスやセキュリティ対応にかかる費用が増加しがちです。クラウド型システムへのリプレイスで、運用コストの削減が可能です。初期費用が低く、保守やアップデートが自動で行われるため、リソースを柔軟に拡張しつつ、コストとパフォーマンスのバランスを向上させることができます。
利用用途の範囲を広げたり、利用者を増やしたい時
企業の成長や業務拡大に伴い、ワークフローシステムの利用範囲を広げたり、機能を追加したい場合、システムのリプレイスが必要です。既存システムで機能拡張が難しい場合、新しい業務フローに対応できず、業務効率の低下を招くことがあります。新しいシステムにリプレイスすることで、多くのユーザーがスムーズに業務を進められ、生産性が向上します。また、モバイル対応やクラウド機能を備えたシステムは、場所を問わず業務を進める柔軟性も提供します。
ワークフローシステムのリプレイスを行う前に必要な準備
システムのリプレイスを成功させるためには、事前の準備が不可欠です。以下に、リプレイス前に行うべき準備について説明します。
利用状況を確認する
ワークフローシステムのリプレイスを検討する際には、現行システムの利用状況を詳細に確認することが重要です。システムの使用状況や頻繁に利用されている機能を把握することで、新システムに求められる要件を明確にできます。現行システムの課題や不満点を洗い出し、それが新システムで解消できるかを検討することで、現行の課題を解決しつつ、業務効率を向上させるための設計が可能になります。
解決したい課題を把握する
ワークフローシステムをリプレイスする際には、現行システムで直面している課題を明確に把握することが重要です。例えば、システムのパフォーマンス低下や利用者の増加による処理速度の遅延が課題である場合、これらを解決する機能や特性を新しいシステムに求めることが不可欠です。課題を明確にすることで、リプレイス後の効果を最大限に引き出すための準備が整います。
改善案を検討する
ワークフローシステムのリプレイスを成功させるためには、現行システムの課題を解決するための改善案を検討することが重要です。新システムに求められる機能や特性をリストアップし、現行システムと比較してどのように優れているかを明確にすることが重要です。これにより、リプレイス後の業務効率の向上が期待できます。
ワークフローシステムのリプレイスを行う際の選び方
新しいワークフローシステムを選定する際には、以下のポイントを考慮して選びましょう。
やりたいこと・解決したいことに適したシステムを選ぶ
ワークフローシステムをリプレイスする際には、企業が実現したい目標や解決したい課題に最適なシステムを選ぶことが重要です。業務の効率化やデジタル化、リモートワーク対応などの目標に合った機能を持つシステムを選定し、複数のシステムを比較検討します。選定プロセスで、導入後に期待する効果をシミュレーションすることで、企業の目標達成に最適なシステムを選び、業務効率の向上を確実に実現できます。
長く活用できるものを選ぶ
ワークフローシステムは長期間利用するため、将来にわたって活用できるシステムを選ぶことが重要です。システム導入には時間とコストがかかるため、短期間で陳腐化しないシステムを選定します。アップデート対応やサポート体制が充実しているかを確認し、企業の成長や業務拡大にも対応できる柔軟性があるシステムを選ぶことで、長期的に利用可能な環境を整えます。
複数サービスを比較する
ワークフローシステムのリプレイスを検討する際には、複数のシステムやサービスを比較検討することが重要です。複数の選択肢を比較することで、各システムの特徴や利点、欠点を把握し、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことができます。比較の際には、導入コストや運用コストだけでなく、カスタマイズ性、拡張性、操作性などを評価することが必要です。また、システムベンダーの信頼性やサポート体制も重要な評価ポイントです。
ワークフローシステムのリプレイスの流れ
ワークフローシステムのリプレイスは、計画的に進める必要があります。
ここでは、リプレイスを成功させるための一般的な流れについて解説します。
移行計画の策定
ワークフローシステムのリプレイスでは、まず移行計画を策定することが重要です。
既存システムの課題を明確にし、新システムでどのように解決するかを具体的に計画します。
また、導入スケジュールやテスト運用の期間を設けることで、スムーズな移行を実現できます。
新システムの選定
移行計画をもとに、企業の業務ニーズに合った新しいワークフローシステムを選定します。
機能要件だけでなく、導入コストや運用管理のしやすさ、他の業務システムとの連携性なども考慮する必要があります。
複数のサービスを比較検討し、デモやトライアルを実施することで、最適なシステムを選択することができます。
テスト運用
本格導入の前に、テスト運用を行うことで、システムの適合性や操作性を確認します。
一部の部署で試験的に導入し、フィードバックを収集することで、リプレイス後の課題を事前に把握し、調整を行うことが可能です。
本導入・全社へ展開
テスト運用の結果を踏まえ、いよいよ本導入を実施します。
全社的に展開する際は、業務に支障が出ないように、段階的な導入や部署ごとの導入を計画するとスムーズに進められます。
また、新システムの稼働後は運用状況のモニタリングを行い、問題点を迅速に修正することで、スムーズな定着を図ることが重要です。
教育やトレーニングの実施
新しいワークフローシステムを全社でスムーズに活用するためには、適切な教育やトレーニングの実施が不可欠です。
操作マニュアルや研修動画を用意し、従業員がスムーズに新システムを使いこなせるように支援しましょう。
また、導入初期にはヘルプデスクやサポート体制を整えることで、現場の混乱を最小限に抑えることができます。
ワークフローシステムのリプレイス事例
以下に、実際にワークフローシステムをリプレイスした企業の事例を紹介します。これらの事例を参考に、リプレイスの成功要因や導入効果について学びましょう
阪急交通社様
阪急交通社様は、既存システムが独自の業務要件に対応できず、紙の申請書が残るなど業務が煩雑化していました。MAJOR FLOWの導入により、申請業務の電子化とモバイル対応を実現し、業務効率と承認スピードが大幅に向上しました。柔軟な権限管理によって差し戻しも減少し、スムーズな運用が可能となりました。今後は人事系の申請への活用拡大や、電子帳簿保存法への対応を進め、さらにユーザー規模を拡大する予定です。
PayPay銀行様
PayPay銀行株式会社様は、中期5ヶ年計画の一環として、MAJOR FLOWとfusion_placeを組み合わせ、予算管理システムを構築しました。従来のシステムでは、予算管理と稟議のタイムラグや決裁権限が複雑なことによる起案のミスが課題でしたが、システム導入によりリアルタイムで正確なデータが参照可能となり、決裁者の自動紐付けによってミスや問い合わせが大幅に減少しました。この導入により、効率的な事務基盤が整備され、業務効率が向上しました。
ビデオリサーチ様
ビデオリサーチ様は、社内ポータルのクラウド化に伴い、ワークフローを含む管理業務の見直しを行いました。既存システムでは属人化やExcelの不具合が課題でしたが、MAJOR FLOWの導入により、これらの問題を解消しました。フォーム作成の簡便さやシステムの柔軟性により業務効率が向上し、さらにテレワーク対応も可能となり、社員の利便性が向上しました。今後は紙の申請書の電子化も進め、さらなる効率化を図る予定です。
カルビー様
カルビー様は、契約業務の効率化と電子帳簿保存法への対応を目的に、MAJOR FLOWとクラウドサインを連携導入しました。これにより、稟議を終えた案件の契約がスムーズに電子契約へ進み、契約書の保管も自動化されました。これまでの手作業によるミスや業務負担が大幅に軽減され、社員からも高い評価を得ています。今後は、AIによる入力業務の自動化も視野に入れ、さらなる業務効率化を進める予定です。
まとめ
ワークフローシステムのリプレイスは、企業の業務効率やコスト管理に大きな影響を与える重要なプロジェクトです。適切なタイミングでリプレイスを行い、事前準備をしっかりと行うことで、システムの効果を最大化することができます。
また、システム選定やリプレイス事例を参考にすることで、リプレイスを成功に導くことが可能です。MAJOR FLOWを活用したリプレイス事例を参考に、企業のニーズに合ったシステムを選定し、成功するリプレイスを実現してください。
