ワークフロー リプレース(リプレイス)：失敗しない選び方と導入事例

1. 導入：こんな課題ありませんか？

現在のワークフローシステムに以下のような課題を感じていませんか？
– 業務の属人化が進んでいる
– システムが古く、保守が困難(サポート切れ)
– クラウド化やDXに対応できていない

こうした課題を解決する手段として「ワークフローリプレース」が注目されています。

2. ワークフローリプレースとは？

ワークフローリプレースとは、企業や組織が現在使用しているワークフローシステムを、より新しい技術や業務要件に対応したシステムへと置き換えるプロセスを指します。単なるシステムの更新ではなく、業務プロセスの見直しやデジタル化の推進を含む、戦略的なIT投資の一環です。リプレースのタイミングこそ、現状の運用を変える最大のチャンスとなります。

なぜリプレースが必要なのか？

従来のワークフローシステムは、オンプレミス型で構築されていることが多く、以下のような課題を抱えています：

• 保守・運用の負担が大きい（サーバー管理、アップデート対応など）
• 業務の変化に対応できない（申請ルートの変更、部門統合など）
• 外部システムとの連携が困難（ERP、SFA、会計システムなど）
• セキュリティや法令対応が不十分（改正電子帳簿保存法、個人情報保護法など）

これらの課題を解決するために、クラウド型や最新のパッケージ製品へのリプレースが進められています。

リプレースの目的と効果

ワークフローリプレースの主な目的は、以下の通りです：

• 業務効率化：申請・承認のスピード向上、ミスの削減
• クラウド対応：テレワークやモバイルワークへの対応
• セキュリティ強化：アクセス制御、ログ管理、暗号化など
• DX推進：業務のデジタル化とデータ活用の基盤整備、AI連携

また、リプレースを通じて、業務の標準化や属人化の解消も期待できます。これにより、組織全体の生産性向上や、働き方改革の実現にもつながります。

3. リプレースの判断基準とタイミング

以下のようなタイミングでリプレースを検討するのが理想です：
– 保守契約の更新時
– OSやブラウザのサポート終了
– 業務プロセスの大幅な変更
– DX推進のタイミング

4. クラウド型 vs オンプレ型の比較

以下はクラウド型とオンプレ型の比較表です：

項目	クラウド型	オンプレミス型
初期費用	低い	高い
運用コスト	定額（月額）	保守費用が必要
導入スピード	早い	時間がかかる
カスタマイズ性	制限あり	柔軟
セキュリティ	ベンダー依存	自社管理可能

　　

5. MAJOR FLOW導入事例（業種別）

製造業：カルビー株式会社 様

必須要件は120にも。選定の決め手は基本機能の網羅性とフォーム作成機能

• 業務効率の向上
  拠点ごとに分散していた10以上のDBを一本化し、入力ミスを減らす画面設計により、申請の差戻しを半減することに成功 。
• グローバル対応
  外貨対応機能により、海外出張時の経費申請が効率化 。
• 契約業務の効率化（電子契約連携）
  MAJOR FLOWとクラウドサインを連携し、稟議から電子契約までをスムーズに。

製造業：関西ペイント株式会社 様

内製化しやすいノーコード開発。製造業のDXを強力にアシスト！

• 業務効率の向上
  意思決定スピードが大幅に向上（決裁期間：1週間程度に短縮）。
• 運用への細やかな対応
  ノーコード開発のアプリではあるものの、必要ならばコードを書きこんで、画面構成を要望に合わせて変えられるため、複雑な運用にも合わせることができた。
• メンテナンス性の向上
  ユーザマスタの事前予約や年度をまたぐ稟議をスムーズに行うための「世代管理機能」

卸売･小売業：ゲオホールディングス株式会社 様

600時間の時短に成功！申請件数は年間10万件の大規模運用。

• 業務効率の向上
  顕著な効果が見られたのが、経理部門における会計システムの工数削減。以前は平均作業時間は月間1500時間にも上っていたが、導入後は自動化が進み、月間平均900時間にまで削減された。
• 豊富な標準機能と柔軟なカスタマイズ性
  標準機能が豊富で、多くの要件にカスタマイズなしに対応ができた。一方で、カスタマイズという選択肢もあったため、ステップアップしながらゴールを目指す体制が整った。
• 多店舗展開、小売業ならではの必要な機能
  1つの申請に複数のグループ会社を紐付けて数社をまたがる立替を行ったり、明細に基づいて支払依頼を各店舗で按分する等、業界で必要なニーズへの柔軟に対応できた。

6. 失敗しない製品選定のポイント

– 自社業務に合った機能があるか
– サポート体制が整っているか
– 将来的な拡張性があるか
– 他システムとの連携が可能か

7. FAQ：よくある質問と回答

Q. ワークフローリプレースはどのタイミングで検討すべき？
A. 保守契約の更新、既存製品のサポート終了やDX推進のタイミングが最適です。

Q. クラウド型とオンプレ型、どちらが良い？
A. 自社の運用体制やセキュリティポリシーに応じて選定しましょう。最近は、オンプレ型のサポートを終了し、クラウド型のみの提供をするベンダーも増え始めております。その中でも、MAJOR FLOWはどちらの仕組みもご提供しております。

Q. リプレースにかかる費用は？
A. 初期費用と運用コストを含めて比較検討が必要です。ユーザ数によっては、クラウド型は費用が大幅にかかり、オンプレ型の方が安いケースもあります。

8. まとめ：リプレースで得られる成果とは？

ワークフローリプレースにより、業務効率化・DX対応・セキュリティ強化など多くの成果が期待できます。自社に最適な製品を選定し、スムーズな移行を目指しましょう。

　　

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