Case Study
ワークフローもクラウドファースト
テレワークにも適した新しいシステムへ
プログラミング知識なしでフォームを作れるMAJOR FLOW Z CLOUDだから、人を選ばない運用体制が実現。それまで半月ほどかかっていたフォームの作成時間も、わずか1日程度に短縮されました。 ブラウザがあれば使えるので、テレワークとの相性も抜群です。
株式会社ビデオリサーチさま
導入前の課題
- 社内システムのクラウド化を推進し、利便性を高めたい。
- フォーム作成には高度な知識が必要だったため、1人の担当者に業務が集中。
- 利用頻度の少ない申請書は電子化されず、紙のまま残されていた。
導入後の効果
- スモールスタートで様子を見つつ、必要に応じて柔軟に拡張。申請から承認までブラウザだけで完結することにより、テレワークの推進も後押し。
- 誰でも簡単にフォームを作成できるので、業務を分担できる社員が一気に数名に増加。属人化した体制から脱却できた。
- フォームの作成・加工が簡単になり、コストを気にせず電子化に取り組めるようになった。社内の全申請書の電子化も視野に。
社内ポータルのクラウド化に際し、ワークフローを含むポータル管理系業務全般の見直しに着手したビデオリサーチ様。この移行プロジェクトを主導したのは、同社のIT業務を包括的に担うIT・技術推進局の加藤権司氏と田中香織氏です。既存システムに感じていた課題や、MAJOR FLOW Z CLOUDを選択した経緯、また導入効果について伺いました。
属人化した体制からの脱却を目指し
ワークフローもクラウド化を
「企業としての方針は“クラウドファースト”」と、今回の刷新について加藤氏は説明しています。
「社内ポータルはSharePointを利用していましたが、SharePoint Onlineへ移行することになり、同じタイミングでワークフローのクラウド化も決定しました。オンプレミスの既存システムには運用が属人化していたという課題もありまして、なんとかこれを変えていきたいという思いがありました」。
田中氏は既存システムについて、次のような課題があったと語っています。
「Excelのファイルをそのまま利用して回していく仕組みだったのですが、このExcelファイルにマクロが多用されていたために、不具合の発生する原因になっていました。エラーが頻発すれば、社員から不満の声が上がることもあります。また、申請書の作成・修正は基本的にVBAを理解できる担当者しか行えなくなり、属人化も進んでしまいます。申請フォームを1件作るのに、テスト、修正と繰り返し、半月ほどの時間が流れてしまうということも少なくありませんでした」。
このような課題を踏まえ、SharePoint Onlineと連携できるクラウドサービスであること、管理業務が属人化しないことなどを、新たなサービスに求める条件としました。
フォームの作りやすさを重視
小さな修正ならば2、3分で対応
複数のクラウドワークフローを比較検討した上で、最終的に同社が選んだのはMAJOR FLOW Z CLOUDでした。選定の際、特に重要視したのはフォームの作りやすさ、加工しやすさだったと田中氏は説明しています。
「同時に検討したサービスの中には、PDFの帳票をそのまま取り込んでフォーム化するものもありました。一見、便利に見えたのですが、その方式だと一度作成したフォームの修正、再加工には不向きと感じました。実際、申請書は何度も手直ししながら使い続けることが多いので、修正の都度、PDFを1から取り込んでやり直していては手間がかかりすぎます。その点、MAJOR FLOW Z CLOUDはフォームの作成が簡単で、複雑なものでも所要時間は1日程。小さな修正ならばほんの2、3分で対応できるので、非常に助かっています」。
将来の拡張を視野に入れて、
まずはスモールスタート
IT・技術推進局 IT1部
加藤 権司 氏
最小導入規模が小さく、柔軟に拡張できることも選定時の条件の1つでした。
「MAJOR FLOW Z CLOUDは最小で50ユーザーから導入できますので、まずは少人数で始め、問題なく稼働することを確認してから、全社規模の500ユーザーに切り替えました。クラウドサービスといっても最小導入規模が1000ユーザーを超える製品などでは、サイズオーバーになってしまいます。MAJOR FLOW Z CLOUDはクラウドサービスならではのメリットを十分享受できる柔軟さを備えていて、まさに希望通りの規模感で導入できました」(加藤氏)。
フォーム作成が驚くほど簡単に
課題だった属人化を解消
IT・技術推進局 IT1部
田中 香織 氏
MAJOR FLOW Z CLOUDへの移行後、運用面でも様々なメリットが得られています。「特に手ごたえを感じているのは、フォーム作成が簡単になったことですね。専用画面は親しみやすい作りになっていて、プログラムの知識がない人でも、比較的簡単に見栄えのよいフォームを作れます」(田中氏)。
「とにかくクラウド化のメリットを実感しています。ワークフローはもちろんのこと、サーバー管理やセキュリティアップデートといった周辺の運用まで含めて、様々な作業から解放されました。バージョンアップ等を意識する必要がなくなったのも有難いですね。移行後はフォームを作成できる担当者が数名に増え、属人化の問題も解消されたと感じています。以前はほぼ私1人で担当していましたが、手分けできるようになっています」(加藤氏)。
また、メンテナンス性の高さも選定ポイントの1つでした。
「従来は、期替わりのタイミングでの名簿の更新作業が負担になっていましたが、今ではCSVで用意した新名簿を取り込むだけ。予約更新もできますし、ナンバリングなどの設定も柔軟。社員マスタも世代ごとに管理できます。導入前にいくつかのクラウドワークフローを比較しましたが、こうした細やかな部分でMAJOR FLOW Z CLOUDの使い勝手が一番と感じました」(田中氏)。
社員の利便性も向上
テレワークにも対応できる体制に
ワークフローを利用する社員の利便性も向上しています。
「従来のシステムはExcelありきのものでしたが、今ではブラウザが搭載されていれば場所を選ばず利用できます。ワークフローへの誘導といった部分では、社内ポータルにリンクを記載した専用ページを作成するなど、スムーズに利用できるよう、様々な工夫を凝らしています」(加藤氏)。
「今後は、社内に残存する紙の申請書を徐々に電子化する予定です。年間100件に満たない申請をシステム化するのはコストに見合わず、いくつかは紙のまま取り残されていたのですが、コロナ禍によるテレワーク推奨の流れがある中で、このような紙の申請書が業務の障壁になってしまいました。スキャンしてメール添付で回していかなければならないため、管理が煩雑になり、承認も停滞しやすいのです。MAJOR FLOW Z CLOUDの導入で、これらも手軽に電子化できそうですから、期待しています」(田中氏)。
田中氏からは、サポート品質について「質問などに細やかに対応してくれるので安心です。小さな要望にも前向きに取り組んでくれるので、感謝しています」と高評価をいただきました。
また加藤氏は、「若い世代の担当者を増やしつつ、属人化からの脱却をさらに進めていきたいですね」と、今後のビジョンを語っています。「進化し続けるクラウドサービスとして、MAJOR FLOW Z CLOUDのさらなるブラッシュアップに期待しています」。
会社概要
- 設立 / 1962年9月20日
- 資本金 / 2億2,050万円
- 社員数 / 435人（2021年4月現在）
- 代表取締役社長執行役員 / 望月 渡
- 所在地 / 東京都千代田区三番町6-17
- ※企業情報は2021年4月現在のものです。
日本国内でテレビ視聴率データを提供する調査機関として1962年に設立。以来、半世紀以上に渡り、テレビ／ラジオ等の媒体評価の目安となるメディアデータを中心に、マーケティングデータなどの収集・蓄積・提供を行ってきました。価値観やライフスタイルが急速に変化する現代においては、高精度の情報提供はもちろんのこと、生活者を理解したアプローチ、行動データの解析技術、新たなテクノロジーを融合させながら、時代が求める新たな価値の創出や、マーケティング課題に対するソリューションによって企業のトータルサポートを行っています。