社内情報共有プラットフォームの刷新に着手し、経
営体質強化の礎となったMajorFlowを5ヶ月で稼動。

インフラ基盤統合後、
社内情報共有プラットフォームの刷新に着手。

三井住友トラスト・パナソニックファイナンス様は、2010年に住信・松下フィナンシャルサービスと住信リースが合併する形で発足しました。ネットワーク基盤及びOA基盤の統合を終え、2012年度より社内情報共有プラットフォームの整備に着手しました。

「経費精算は、支払内容によっては紙ベースの処理も依然として残っていました。ユーザーが書いた申請書を経理担当者がデータ入力するという二重の手間が生じており、これを無くしたいと考えていました」と財務部副主任の斉藤寛子氏は語ります。一方ではユーザー部で仕訳入力する場合もあり、複雑な入力方法がユーザー側の負担になっているといいます。

高いセキュリティレベルが求められる金融業内部統制強化には文書の電子化が必須

また経費精算以外の申請業務も、内部統制強化の目的から文書の電子化の必要性が高まっていました。業務企画部副主任の岡田晃一氏は次のように振り返ります。

「機密情報を扱うことが多い当社は、各方面から高いセキュリティレベルが求められています。これまでは紙文化でレベルを維持してきましたが、非常にエネルギーの要ることでした。そこでワークフローを導入し、抜本的に運用方法を変えようと決断したのです」。
こうして2012年４月、社内情報共有プラットフォームの刷新に向けて、情報システム部を推進役とした部署横断型の社内プロジェクトが発足。『社内ポータルサイトの立ち上げ』『メール・スケジュール機能のMS Exchangeへの移行』『メール誤送信防止システム』とあわせて、『ワークフローMajorFlow』の導入がスタートしたのです。

今回のプロジェクトを推進した情報システム部 基盤・運用グループの井用崇文氏は、システム選定のポイントを次のように語ります。

「IDやフロー管理を容易にするためには、２つのシステムを同一基盤上に統合するのがベスト。またどちらも、社長から正社員以外の方まで誰もが使うシステムです。簡単に入力できるユーザビリティの高さも重要でした」。

こうした要件をクリアし採用されたのが、パナソニックNETSのMajorFlowだったのです。

MajorFlowの操作性と細やかな説明によりスムーズな導入を実現

MajorFlowは、 パッケージソフトである点も好都合でした。スクラッチでは作りこむほど時間とコストが掛かるものですが、パッケージソフトをカスタマイズする形をとったおかげで「 普通は1年ほど掛かるところを約３ヶ月の議論で完成にこぎつけた（井用氏）」といいます。MajorFlowの導入にあたり、社内プロジェクトで気を配ったのは“全社でスムーズに使っていただくこと”。マニュアルDVDを制作・配布し、全国にわたって導入説明会を実施しました。

「説明を重ねるうち、すっかり社内で有名人になった」という岡田氏は「実際にMajorFlowを使ってみて、これなら説明しやすいと手ごたえを感じました」とその操作性を高く評価します。

経費精算の出力用紙を約3割削減！ワークフローも順調に浸透

2012年9月、満を持して作業依頼申請書など5帳票の運用を開始。 続けて経費精算関係の申請も10月に運用を開始しました。斉藤氏は“経費精算の一元化” が実現できたと笑みを浮かべます。

「これまでは別々のシステムで処理していた一般経費精算と出張旅費精算を一本化できました。連携の手間がなくなりましたし、出力用紙を約3割も削減できました。来期からはさらに駒を進め、このデータを活用して事業別のコスト分析を進めていく計画が持ち上がっています」。

紙文化の根強かった業務においても、細やかな導入説明の甲斐あり、すっかりMajorFlowが浸透しているとのこと。

「まずは基本的なものから電子化をスタートさせました。おかげさまで、書類の進捗状況を確認できたり、過去の書類も取り出しやすいなど、利便性を体感いただけています。また今回の導入が、帳票の種類や権限レベルを見直す良い契機にもなりました」 （岡田氏）。

ペーパーレス推進、データ分析などさらなる経営体質強化へ

織に横串を入れ短期間で成し遂げた今回の取り組みは、2012年下期 社内の優れた活動として『社長賞特別賞』を受賞しました。

同社は今回導入したMajorFlowを活用し、さらなる経営体質強化に乗り出す構え。

経費精算に関わるペーパーレス効果を5割まで引き上げるほか、データ分析も今後の目標だそうです。

「パナソニックNETSの明確・迅速な対応は、今回のプロジェクトにおけるひとつの支えでした。より重要度の高い決裁稟議などについてもワークフロー化を進めたいと考えていますので、これからも末永く支え続けてくれることを期待しています」（井用氏）。