経費精算をMajorFlowで電子化し、
月次決算の早期化を実現

2014年12月、東京証券取引所市場第二部から第一部銘柄への昇格を機に、月次決算の早期化などの取り組みを行ったピー・シー・エー株式会社様。MajorFlowは、それまで紙の伝票で処理していた小口現金を廃止するために採用されました。

避けられない経理業務のスピード化35年来の紙の運用を変える時

北海道から九州まで全国に営業所を展開する同社では、従来、それぞれの営業所で現金ベースの管理を行ってきました。事務スタッフが銀行でまとまった額の現金をおろし、社内の金庫に保管し、申請の度に精算して現金を社員に直接手渡すといった流れです。

本社財務部で小口現金を担当する舛川友美氏は、従来の体制について「各営業所から送られてきた処理済みの手書き伝票を、本社で仕訳して会計システムへ入力していました。営業所は規模や体制も様々なので、伝票に関する業務は営業所ごとに独自の方法で最適化していました。しかし、細かな部分での運用の違いを本社側で吸収することになり、負担がありました」と説明しています。

経理部経理課の長谷川正樹氏は、電子化を決断するまでの経緯を次のように語りました。「各営業所の担当者が銀行へわざわざ出向く時間や経費、また社内に現金を保管するリスクは常に課題として認識していました。さらに、社員数が増加したことで出金伝票が月に1,200件にも上る数となり、従来の紙ベースの運用では対応しきれなくなることが目に見えていました。また、東証第一部指定も契機でしたね。月次で連結まで含めた数字を可視化する義務がありますから、経理業務のスピードアップは避けられません」。

経費精算に強みを持つMajorFlow連携モジュールで容易に導入

業務が大幅にスピードアップ証憑類も電子データで添付

本社での仕訳の手間が大幅に減り銀行振込まで簡単に行えるように

現在、パート・アルバイト等を含む約400名がMajorFlowを利用しています。自動仕訳機能により、各営業所の事務スタッフや本社の経理部、財務部でデータを再入力するといった業務はなくなりました。品目を選択するだけで自動的に適切な勘定科目が選択されるため、社員の入力の誤りは解消され、科目の妥当性チェックの手間が大きく減っています。

「小口現金の精算はパターン化したものが多く、同じ内容の伝票が複数枚あることも当たり前です。そのような場合、申請者はボタン1つで手間なくひな形をコピーして申請し、経理側は銀行振込用のFBデータの生成まで行えるわけですから、非常にありがたいシステムだと思っています。また、現金の管理から解放された点も導入効果の1つですね。イベントなどで社員の出張が増えたりすると、金庫内の現金がかなりの額になることがあります。こうした状況はリスク管理の面でも好ましくありませんでした」（舛川氏）。

精算フローの標準化が実現将来はスマートデバイスの活用も

導入前にはWebマニュアルを作ったり、テレビ会議で講習会をしたりと、社員のサポートに努めたという長谷川氏。今後は、スマートデバイスへの対応を考えているとのこと。「もともと当社は業務のモバイル化を推進しており、会社支給の端末が社員に普及しています。ノートPCを立ち上げるまでもなく、移動中でもiPhoneの画面からスピーディに申請・承認が進めば、より快適に業務が進むと思います。社員の働きやすい環境の整備につながることは、どんどん挑戦していきたいですね」。

長谷川氏はさらに、今回の導入で、特に営業所ごとのローカルルールを廃止でき、精算フローが統一されたという点で満足していると語ってくれました。「お客様にシステム提案を行う企業として、当社自身が新しいシステム導入に積極的に取り組んでいます。社員にも前向きなマインドで受け止めてもらっておりますし、ここをスタートに更なるシステム改革を推進していきたいと考えています」。