自由度の高いフォーム作成機能と
柔軟な他システム連携
ワークフローを軸にシステム基盤の強化に成功

2013年、グループ企業4社を束ねる持ち株会社として発足した中日コプロホールディングス株式会社様は、経営基盤の強化を目的にITシステム改革に取り組んでいます。全グループ規模でのシステム刷新を計画する中で、先陣としてワークフローのリニューアルに取り組みました。同社、代表取締役社長の本多満氏、またグループのITを統括するシステムサポート部課長の河野二朗氏にお話を伺いました。

業務内容も環境も異なる4社の統合
いかにスムーズに統合するかが課題に

グループに統合された4社は、業態も業務フローも異なり、システム化のレベルも様々です。これらをいかにスムーズに統合するかが課題となっていました。

「ホンダロジコムはすでにワークフローを導入済みでしたが、それ以外の企業では紙の申請書を利用しているケースなどもあり、運用も各社で異なりました。全社の状況を素早く把握するためにもシステム化による統合が必要でしたが、旧来のシステムは拡張性に乏しく、機能も満足なものではなかったため、グループ規模での運用に耐えられませんでした。また、入力されたデータは手動によるCSV出力しかできず、再利用には必ず管理者による手作業が必要という課題もありました。このため他システ ムとのデータ連携に手間がかかり、活用も進まなかったのです」（河野氏）。

さらに、機能面で重視したポイントについて、河野氏は次のように説明します。
「新システムに移行した際、帳票の見た目が従来と大きく変わると、特にそれまで紙の帳票を使っていた社員に敬遠される恐れがあります。このため帳票のフォーム作成については、特に自由度の高さを重視して選定を進めました」。

Excelライクで自由度の高い フォーム作成機能を高く評価

MajorFlowの正式稼働からすでに3年ほどが経過していますが、河野氏は自らフォーム作成を行い、58種類のフォームを開発し、順調に運用しています。
一連のシステム化の効果として、入力作業の軽減、また作業の平準化による効率化やミスの軽減が挙げられます。
「システム全体の可視化が進み、業務スピードは劇的に改善しています。MajorFlowはフロー作成時の論理エラー防止機能など、細やかな配慮が多く重宝しています」 （河野氏）。
また、作業日報や工数データなど業務に即した集計機能を作成できるのもMajorFlowの特長です。同社では、消耗品管理、工数管理と多岐にわたり活用しています。

カスタマイズなしのシンプル導入、 他システムとの高い連携性

なお、グループウェアについても、同じタイミングでの刷新を行いました。
「それまで利用していたグループウェアは既存のワークフローに搭載されていた簡易的なもので、グループ全社を一元管理するには機能が不十分なものでした。 そこで、今回の導入のタイミングでMajorFlowと連携性の高いdesknet’sを選択し、シングルサインオンも実現しました」（河野氏）。

標準化、合理化、スピード化 経営サイドが方針として力強く後押し

社長の本多氏は、今回のワークフロー導入を成功に導くために強力にリーダーシップをとりました。

「すべての業務を電子データでやり取りできるようにしたいと考えています。例えば保険申請、健康保険、給与支払といった部分まで含めて、全グループのあらゆるデータをシステム上で一元管理し、本部から随時、閲覧、活用できることが必須条件ですね。改革のゴールは、全社、全業務における日次損益の正確な把握に定めています。また、各社の垣根を越えたグループ全体の資産の把握も行いたい。多拠点のためなかなか実現しなかった遊休資産の有効活用につながればと期待しています」。

河野氏は、「トップ自らが先頭に立って推進したことにより、全社一丸となって新システム導入に取り組むことができました」と語ります。「IT化に消極的な部門やユーザには改革の意義を伝え、全グループの方針として必ず期日までの移行を達成するよう強く訴えました」とは本多氏。 システム導入を成功させるために、このようなトップによる強力な統率は実に効果的です。

現時点で、総務、経理のルーチンワークはほぼワークフローに集約されたという同社。最後に本多氏は、「今回の導入は、まだ全社のシステム整備の第一段階です。事務系業務の要であるワークフローは、さらなる改革を重ねるために必要な、いわば下地の部分だと思っています」と締めくくりました。

目覚しい勢いで成長を続ける同社の日々の業務を、MajorFlowが強力に支えています。