申請から支払いまで一元管理
50%の負担軽減に成功したMajorFlow

事業拡大に伴い多様なサービス提供を開始したカーディフ グループ様では、取扱い商品数の増加に伴う取引量の増大により、支払処理にかかる負荷が急増していました。また、社員数も増加し、出張経費などの立替精算にかかる処理の効率化も必要となっていました。そこで、会社全体の支払業務の負担軽減を目指し、ワークフローの導入の検討をはじめました。

手作業ではもう限界！？支払業務フローの根本的な見直しに着手

それまで同社では支払業務については手作業で行っていました。支払先口座、受取人名、支払金額といった基本情報を社員が作成し、上長の承認を得た上で経理部へ回報し、その情報に基づいて経理担当者がファームバンキングへ手入力し支払処理をします。さらに支払い終了後は、会計仕訳を作成し会計システムへ手入力して一連の作業が完了するという流れでした。日々の支払件数は増加する一方で、月に数千件となっており、根本的な見直しが急務となっていました。

ミスの許されない支払業務チェックに要する時間が大きな負担に

手入力を何度も行うことは、それだけ入力ミスが発生する可能性が高まります。「支払業務は、実際にお金の出金に関わるため絶対にミスは許されません。以前は同一の取引に対して手入力が複数回発生していたため、チェックに多くの時間を費やしていました。そのため残業も避けられませんでした」と、同社の経理担当者は語っています。

同社がワークフローの導入にあたり特に重要視したのが、「ファームバンキングデータの自動作成」と「既存の会計システムへのデータ連携」ができることでした。そのほか、海外出張時の経費精算、コーポレートカード使用時の経費計上など、基本機能以外の部分の対応もありました。そして予算内で要件すべてに応えることのできるワークフローとして選ばれたのがMajorFlowだったのです。

申請から支払業務までを一元管理業務負荷は50％削減、
副次的効果も

MajorFlow導入後、支払業務に費やす時間は激減しました。社員がWebから入力した申請書は、上長の電子承認を経て次の工程に引き継がれます。経理部は、あらかじめ定められた承認権者の承認後の申請書のみ受け取るので、承認の有無について確認する必要はありません。受取人名、金額などの重要項目のみ目検をし、ファームバンキングデータおよび会計データの出力を行います。いずれのデータも自動でシステムにアップロードできるので、手入力の必要はありません。

当初のMajorFlow導入目的の柱は、手入力の削減によりミス発生のリスクを最小化し、チェック業務を省力化することでしたが、副次的に様々な面で効率化等が図れました。例えば出張については、単なる経費精算にとどまらず、出張申請から経費精算まで一元管理することにより、労務管理の向上にもつながっています。

また、電子承認の機能も好評です。同社では金額により承認権者を分けていますが、申請者が承認者を判断する必要がなくなり、自動で承認者にデータが流れるようになりました。これは単に便利というだけでなく、内部統制の強化にもつながっています。そのほかの効果として、申請した支払いが現在どのステータスにあるかが画面上で一目瞭然になったこと、申請者が紙で控えを取る必要がなくなったこと、「駅すぱあと」との連携により電車代の請求が正確･簡単になったことなどが挙げられました。

「想像以上に導入効果が高く、支払業務で30％、全体では50％程度の負担軽減が達成できたと思います」（経理担当者）。

支払業務と会計システムを連携させ二重作業をなくしたい

既存の会計システムとの連携にあたり、同社が会計システム内で設定している「分析コード」を共有したいという要件がありました。このコードは部門やプロジェクトごとにかかる費用を識別するためのコードで、データ分析などに活用されています。

同社独自の要件になるため、開発当初はスムーズに連携できるか未知数の部分がありましたが、MajorFlowの柔軟な基盤ならば容易に実現できるとわかったことも導入のポイントになりました。

承認ルートは簡単変更情報システム部の負担も軽微

このように、多くのメリットをもたらしたMajorFlow。運用にあたる情報システム部の担当者によると、メンテナンスにかかる時間はほとんどなく、組織変更による承認ルートの変更も、設定画面でドラッグ＆ドロップベースの操作で行えるため、ほんの数時間で対応できるとのこと。

標準で稟議書など新しい帳票を作成する機能も備わっているので、将来的には経理の枠を超えた運用も考えられるのではと構想を語られました。