フォーム作成から経費精算、勤怠管理まで、
MajorFlowをフルラインナップで導入。
各システム間の連携を強化しました。

既存システムの老朽化にともない、ワークフローをはじめ、経費精算、勤怠管理など、総務・経理系の一連のシステム刷新を計画したアクシオ様。それまで複数のパッケージ製品でバラバラに運用されていた各システムを統合し、さらなる効率化と新たな効果のために改革に着手しました。

今回のプロジェクトの中心となったのは、SI事業部業務システム部の佐藤圭祐氏と九野宗城氏、また管理本部情報システム部の清水敬太郎氏です。主に情報システム部がユーザの要望集約やインターフェース部分の設計、業務株式会社アクシオは、企業向けITの分野で長年の実績を有する昭和電線グループのSIerです。統合認証基盤を中心に、ケーブリング、ネットワーク、仮想化技術などの豊富な構築実績から、特にクラウドとオンプレミスのハイブリッド環境における認証・アクセス管理やスマートデバイスの活用など、近年重要視されるようになった分野に強みを持ちます。適切な製品選定による最適なソリューション提案を通し、お客様のプロジェクトの円滑な推進を支え続けている企業です。連携システムへのコネクタ、ワークフロー部分の開発なども含め、パッケージ製品のみならずスクラッチ開発による統合認証基盤の構築もサポートしています。システム部が開発を担い、協力して導入にあたりました。

独立した複数のシステムとカスタマイズによる肥大化の問題

既存システムはそれぞれ独立していたためにシステム間のデータ連携が難しく、各所で人手による作業が発生していました。例えば社員の就業データは毎月情報システム部が勤怠管理システムからダウンロードし、Access等のツールで集計・加工、その後、手動で給与システムへ入力していました。「社員の個人情報というデリケートなデータを扱うだけに、適正な権限管理が必要でした。もとより、こうした作業は情報システム部にとっては本来の業務ではありませんので、毎月締日に発生する作業工数の負担も問題になっていました」（清水氏）。

また、紙ベースの申請書などもこれらのシステムと併存していた状況で、一刻も早い効率化が求められていました。

「実はさらに問題がありました。既存システムはユーザからの要望に応えてカスタマイズを重ねた結果、メンテナンスもバージョンアップも難しいほど複雑化していたのです」（佐藤氏）。

バラバラだったシステムを統合し自動化された流れを作る

「経理部門では、毎月約10日間かかっていた経費精算業務が3日程度に短縮されました。月次報告の迅速化も課題でしたが、従来の仕組みのままでは簡単にスピード化するのは難しかったのです。今回システム間の連携を強化し、業務の流れを変えたことには大きな意義がありました」（九野氏）。

「経費精算システムと勤怠管理システムの連携による工数削減効果も大きく、目に見えて楽になりました。以前はシステム化していたにも関わらず、入力内容をいったん紙に出力してチェックするといった非効率な工程もありました。これらも極力自動化して画面上で行い、チェック済みのデータはMajorFlowの標準機能で計算処理、その後、給与システムと連携しています。ほとんど人手を介さず作業が進むようになり、さらにペーパーレス効果もでています」（清水氏）。

過去の失敗経験を活かしてノンカスタマイズにこだわる

「法令やビジネス環境の変化に合わせてシステムはバージョンアップをしていかなければなりません。その時に、容易に対応できる形を維持することは重要です。小さな利便性を追い求めた結果、システムから柔軟性が損なわれ、スピード感が失われれば、ビジネス機会の損失という本意とは程遠い結果につながります。その点、標準で様々な機能が搭載され、さらにはフォーム設計の自由度が高いMajorFlowは、当社のニーズに応えられるものと期待しました」（佐藤氏）。

エンドユーザにとって使いやすく
開発・運用部門にとっては手離れよく