“基幹システムのフロント”として活躍する
MajorFlow経費精算、勤怠管理に加え、
プロジェクト／原価管理も

2014年の消費税法改正、グループウェアのリプレイスなどを機に、経費精算システム、勤怠管理システムの刷新を行った日本海洋科学様。新システムの導入にあたり、旧システムと併せて利用してきた紙の申請書、またExcelシートでの集計といった工程をまとめて見直すことになりました。

プロジェクト／原価管理までカバーできる新システムを構築したい

同社経営グループ・統括部長の鍋田氏は、システム刷新のポイントを、次のように語ります。「新システムにはなんとしてもプロジェクト／原価管理の機能を追加したかった。それに加え、今まで手書きの伝票で行っていた経費精算のペーパレス化も考えていました」。
プロジェクト／原価管理には、経費精算と勤怠管理の両方から得られるデータが必要です。
1つのプロジェクトの売り上げごとに、勤怠システムから労務費、経費精算システムの振替伝票や支払依頼から製作経費を割り出して原価を管理します。
かつては、経理担当の大橋氏、元木氏が中心となって手作業で部門ごとの進捗を確認し、会計システムに登録した後、同じデータをExcelに落とし込んでマクロで原価を計算していました。

「なんとかしてこの手作業の部分をシステム化したかった」と苦労を語る両氏。
「プロジェクトの進捗についても、ステータスが『引合中→営業中→契約確実→契約→完了→請求』と変化しますが、紙の完了届や提出済みの請求書をもとにExcelシートで管理していたため、集計時にすべての整合性を確認するのが大変な苦労でした。漏れなくデータを集めるための各社員への声掛けも手間でしたし、情報伝達の速度といった面で課題があったと感じています」（大橋氏）。

損益がひと目で分かる正確な原価管理を行うために

ほかにプロジェクト管理に特化した製品も検討したのですが、こちらはきめ細かな設定ができる分、コストのかかるものでした。
しかも、細やかすぎて融通が効かず、月末締めの作業全体がストップしてしまうようなイメージを持ちました。このシステムを使いこなせれば理想的な管理ができると期待した反面、本当に社員が使いこなせるのかといった不安がつきまといました。システム導入の前に意識改革が必要なのではないかと…」（鍋田氏）。
自社の業務をシステムに合わせるとなると高度な入力も要求されることになり、「できない人」が使わなくなった結果、経営グループがそれをカバーすることに。これではシステム化の意味がありません。

鍋田氏はさらに「その点、MajorFlowは基本のワークフローエンジンはしっかりしたもので、細部についてはかなり自由度の高いシステム。自分たちが変わるのではなく、システムを業務に合わせることができるので現実的な上、カスタマイズを重ねても想定した予算内に収まりました」と導入決定の理由を語ります。

経費精算と勤怠管理をトータルで一新したことによる相乗効果

経費精算と勤怠管理をトータルで一新した効果について、大橋氏は「以前は別立てで管理していた勤務表と工数表が連携したおかげで、とても作業がしやすくなりました。整合性チェックの手間も大幅に削減できました」と語ります。

また、支払業務を担当する元木氏は、ファームバンキングデータをコストマネージャから銀行システムへそのまま出力できる点を評価しています。「今まで手書き伝票が承認経路を回ってきて、それを経理担当が名寄せなどして集計し、そのデータを元に銀行へ振り込むという流れがありましたが、これがまたたく間に完了します」（元木氏）。

「細かい点になりますが、新しい勤怠システムは、休暇申請などの各種申請書と勤務表の連携が有り難いですね。入力しやすいインターフェースや雛型保存などの機能は社員からの反応もとても良いですし、レクチャーの手間もなく助かっています。これまで毎月の作業負担は、入力や仕訳に約1～2日、債権債務管理に1～2日、その後さらに原価計算を行っていました。この工程がほぼ自動化できたので、3～4日の作業が短縮されたと感じています」（大橋氏）。

今年度の決算は、きっと今まで以上に早期化できるはずと、笑顔を見せる経営グループの皆様は、今後も様々なカスタマイズを加え、さらなる効率化を図っていきたいとのこと。包括的なシステム導入がデータの一元化につながり、現場の業務負荷の大幅減という目覚ましい効果を実感されているようです。