外資系、銀行という“高難度”の要件にしっかり対応

導入の背景・経緯

東京支店の経理課、IT課による製品選定の結果、すべての要件を満たすパッケージとして選ばれたのがMAJOR FLOWでした。本国でも定評のあるパナソニックブランドの安心感、日本の大手銀行でも採用されているという実績が、選定の俎上に乗るきっかけとなりました。

前提として、本国のセキュリティポリシーに適うオンプレミスのシステムであるという条件もありました。また、他製品でネックとなった細部へのこだわり、日本・インドネシア両国の慣習への対応という点では、MAJOR FLOWの機能豊富なカスタマイズ性が重要な役割を果たしました。

東京支店のトップとして導入を決断した支店長のユディ・ズフリアル氏、副支店長のロメオ・レフリ・ゴサル氏に、導入効果や評価について伺いました。

多様な人材の働くオフィスに必要な言語対応

MAJOR FLOWは標準で多言語対応※しており、多国籍の社員を擁する職場でも安心して導入できます。比較した他製品には、多言語を謳うものの、部分的にしか対応していないものもありました。MAJOR FLOWは標準の言語設定に加えて細部のカスタマイズも可能なので、システム通知のような見過ごされやすい部分まで網羅して英語化できる点が高く評価されました。


※日本語、英語、中国語。設定により最大5言語まで拡張可能

細やかな編集により、業務に合致したフォームを実現

導入時に作成したフォームは、経理課の報告書類2種類、経理課内の計数チェック用書類約10種類。３ヵ月後には全課計46種類へと展開しました。

報告書、申請書のレイアウトは、細かなニーズに対応することができました。例えば印鑑の文化はインドネシアには存在せず、日本の承認印にあたる箇所には手書きサインの画像を取り込んでいます。この時、画像を配置する場所やサインの並び順など、本国の慣習に則ったフォームを作りたいという要望が出ました。もちろん日本企業向けの一般的なパッケージではほぼ対応できません。一方でMAJOR FLOWは、標準搭載の豊富な編集機能やカスタマイズを駆使することで、このような独自の要件に応えます。

稟議においては、起票する社員の裁量で扱える汎用的な白紙のフォームも用意するなど、使いやすさ重視の運用を行っています。この際に、リッチフィールド機能を使えば文字修飾やExcelの挿入なども簡単で、見やすく、分かりやすい報告書や稟議書がすぐに作れます。

※稟議書サンプル　承認印は手書きサインの画像に。配置場所、並び順なども自由に変更。

複雑なルート設定に対応。多彩な業務に活用

フローのパターンは一般的な稟議書2パターン（直列、並列）から始め、すぐに26種類まで増やしました。内訳は、業務関連報告、リスク管理資料、経費申請書、本店通達の回覧などです。

経路設定も柔軟に行っています。報告書、申請書によっては、起案する人が承認者を指名したり、承認を終えた申請書を閲覧のみの目的のために再度回覧したりなど、業務の内容に合わせて自在に活用しています。

また、本来の利用方法からは少し逸れますが、MAJOR FLOWは情報共有ツールとしても効果的に活用できます。例えば、全行員に確認してほしい文書があったら、起案者から全員に対して1対1のフローを作ることで閲覧を促します。ワークフローは誰もが必ずチェックするので、メール通知などより確実に伝達できる点に注目しました。自由度の高いMAJOR FLOWだからこそできる使い方です。

導入効果と今後のビジョン

現在、利用開始から約3ヵ月が経過しています。用途拡大にともないMAJOR FLOWで扱う案件数も加速度的に増え、運用開始直後に月間約80件だったものが、2ヵ月目は約170件、3ヵ月目には220件超となりました。中心となって活用を進めている経理部門などで、確実に定着していることが窺えます。

今回の導入の感想として、ユディ・ズフリアル氏、ロメオ・レフリ・ゴサル氏ともに、MAJOR FLOWの直感的でわかりやすいインターフェースを評価されています。また、今後の課題としては、部門間における利用頻度のばらつきを挙げられました。トップから利用を促すことで解消していくご方針です。今後もMAJOR FLOWの活用を通して、さらなる業務の効率化を目指されるとお話いただきました。