経費精算システムの導入事例から学ぶ、成功のポイントとは？

経費精算業務の効率化や不正防止を目的に、経費精算システムの導入を検討する企業が増えています。しかし、流行っているからといって、単純に経費精算システムを導入するだけではその効果を十二分に発揮させることはできません。

本記事では、実際に弊社の経費精算システム「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」を導入した企業の事例をもとに、経費精算システム導入の背景にあった課題やその解決効果、成功のポイントを具体的に解説します。

旅行業界の独自要件にもしっかり対応！「株式会社阪急交通社様」

導入前の課題

既存システムのEOSに伴い、新しいシステムへの乗り換えを余儀なくされた同社。既存システムの問題点は旅行業界や自社独自の要件に完全にマッチするものではなく、追加カスタマイズにも対応していなかったため、それらの部分はシステムと別に紙を並行利用して業務を行っていたため、経費精算に関する業務はとても煩雑なものになっていました。

新システムとしてMAJOR FLOWが選ばれた主な理由は、「標準で豊富なフォームや機能が用意されていること」、「カスタマイズや追加開発にも対応できること」でした。

経費申請に特化したMAJOR FLOW 経費精算／支払依頼、経費以外の申請書も容易に作成できるMAJOR FLOW ワークフロー、さらに外部システム連携や追加開発などに対応したMAJOR FLOW アドオン開発キッドにより、これまで電子化できていなかった部分も含め、幅広い業務を網羅することができました。

導入後の効果

既存パッケージには融通の利かない部分があり、些細な記入ミスでも差戻しが発生するという問題があり、稟議が行き戻りすることによる時間のロスも改善すべき課題でしたが、これらはMAJOR FLOWの細やかな管理権限設定で解消することができました。また、社用スマホの活用も進み、出張の多い企業のため、意思決定のスピードアップに大幅に成功されました。

600時間の時短に成功！「株式会社ゲオホールディングス様」

導入前の課題

導入のきっかけは、2023年から2024年にかけての改正電子帳簿保存法、インボイス制度という2つの法対応でした。

既存システムは、一部にパッケージを取り入れながらも、大半はスクラッチで構築されていましたが、約10年にわたって使われた結果、時代の変化にともなう新たな課題も顕在化していました。

導入の決め手

同社がそれまでスクラッチのシステムを志向してきたのには、理由があります。「申請書に特殊な入力項目があったり、フローも一般的とはいえないものだったり、独自の要件が多いためです。しかし、開発にも運用にもコストがかかるのがスクラッチです。しかし、MAJOR FLOWは標準機能が豊富で、多くの要件にカスタマイズなしで応えるっことができ、さらに、必要に応じて柔軟にカスタマイズすることもできました。

いきなり一足でゴールを目指し、すべてをパッケージに合わせることは難しいですが、カスタマイズという選択肢があったおかげで、ステップアップしながらゴールを目指す体制が整ったことが選定の決め手となり、MAJOR FLOWが同社の課題にとっての最適解となりました。

導入後の効果

今回の導入で顕著な効果が見られたのが、経理部門における会計システムの工数削減です。以前はすべて手作業で仕訳を行っており、平均作業時間は月間1500時間（2023年4月～9月）にも上っていました。MAJOR FLOWの導入後は自動化が進み、月間平均900時間（2024年4月～9月）にまで削減されています。

テレワーク導入と同時にペーパレスに着手「日興テクノス株式会社様」

導入前の課題

業務効率化の必要性は従来から感じていまして、改善点を探るために業務日報の分析に取り掛かり、そこで浮上したのが、紙ベースで行われてきた決裁業務の数々です。
分析の結果、例えば交通費の申請ならば、53人の営業社員が月間約80時間、部門長はその確認に約14時間を費やしていることが判明。このほか、提出や確認のために出先から帰社するといった無駄な移動時間もかかります。

こうした事務処理に要する煩雑な業務は、ワークフロー導入で約60％削減できる見通しに。この数字が導入の決定打となりました。また、厚生労働省の「時間外労働等改善助成金（テレワークコース）」も、今回の導入の大きな後押しとなっています。

導入の決め手

「地元の中小企業をITで支える立場から、プロフェッショナルの目で厳しく製品選定を行われました。
今回、まず評価したのは業務削減効果でした。60%という試算結果は大きく、大企業なら1%の削減でもかなりの効果が出ると思いますが、中小規模の企業にとってはそれでは不十分。費用対効果には厳しい目を向けられるとのこと。

MAJOR FLOW は標準で機能が豊富なため、追加オプションを選ぶ必要がないため、コストの面では非常に優れていましたね。一見、安価に見えるサービスでも、重要度の高い機能がオプションになっているなど、“見せかけ”だけの価格設定になっているものが少なくありません。お客様にも自信を持ってお勧めできる製品を選びたいと考えられ、この点は厳しく選定して頂きました。

導入後の効果

「本稼働後、特に評判が良いのは交通費精算機能です。経路を入力するだけで定期区間 も考慮した正確な金額が確定されて助かっています。
また、経費精算システムから銀行ネットバンキング、経理ソフトヘのデータ転送も可能になりました。
これにより、手入力なしのデータファイル作成・転送が実現し、業務の効率化や作業時間の大幅短縮につながりました」と、経理部門からは好評を頂いています。

なお、同社はテレワークの導入を進めている最中にコロナ禍が重なりました。偶然とはいえ、このタイミングで取り組んでいたことは不幸中の幸いです。当社の現在のテレワーク導入率は、例えば技術部門ではすでに60～70%です。しかし、MAJOR FLOWの導入がなかったら、ここまでの浸透は難しかったでしょうし、出社率はもっと上がっていたと語っていただきました。また、 スマホにも対応しているため、出先でもいつでも決裁を行えます。フローを止めない仕組みが実現し、それがさらなる効率化へとつながりました。

導入事例から見えた、経費精算システム導入成功のポイント

今回ご紹介させていただいた3社様は業種や規模がバラバラですが、共通している点は、「事前に自社の課題を明確に洗い出していた」ということです。

流行っているからとか、ペーパーレスができるから、という一般的な効果を見込むのではなく、自社はこれにこまっているから、これを解決したい！とういう明確な目標を上げ、自社にあったシステムを選定されたことが各社の業務効率化成功につながりました。

まとめ

経費精算システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、企業全体のガバナンス強化にもつながります。まずは自社の課題を洗い出し、自社に合ったシステムを選びぶことが大切です。ぜひ、これらの成功事例を参考にしながら導入を進めていきましょう。