ワークフローシステムのリプレース
失敗しない選び方と導入事例

1. リプレース検討のはじまり。こんな課題ありませんか？

昨今、テレワークやクラウドサービスの普及に伴い、ペーパーレスやDX推進のツールとしてワークフローシステムを導入する企業が増えてきましたが、実はワークフローシステム自体の歴史は長く、1980年台後半に世界初のワークフローシステムが開発されたと言われており、国内でも大手企業を中心に1990年代から多くの企業がワークフローシステムを利用していました。

当時はクラウドサービスが存在しておらず、ワークフローシステムはパッケージ型やスクラッチ型のものを情報システム部門が中心となって導入・運用をするというケースが主流で一般的でした。

長年ワークフローシステムを利用していると次のような課題がどうしてもつきまといます。
-ハードウェアの老朽化やサポート切れ
-運用管理に専門知識やテクニックが必要で属人化が進んでいる
-スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスに対応していない
-法改正などで新たに必要になった要件や機能に対応できない

こうした課題を解決する手段として「新しいワークフローシステムにリプレース」を検討・実施する企業が増えています。

2. ワークフローシステムのリプレースとは？

ワークフローシステムのリプレースとは、企業や組織が現在使用しているワークフローシステムを、より新しい技術や業務要件に対応したシステムへと乗り換えるを指します。単なるシステムの更新ではなく、業務プロセスの見直しやデジタル化の推進を含む、戦略的なIT投資の一環として検討することがリプレースを検討する上ではとても重要です。そのため、リプレースのタイミングは、現状の運用を変える最大のチャンスとなるのです。

なぜリプレースが必要なのか？

冒頭の繰り返しにはなりますが、長年ワークフローシステムを利用している企業では、パッケージ製品やスクラッチで構築されていることが多く、そのような場合には以下のような課題がつきまといます。

• 保守・運用の負担が大きい（サーバー管理、アップデート対応など）
• 業務の変化に対応できない（テレワークを筆頭にした働き方の変化など）
• 新しいシステムとの連携が困難（追加カスタマイズになるケースが大半）
• セキュリティや法令対応が不十分（改正電子帳簿保存法、個人情報保護法など）

これらの課題を解決するために、最新のワークフローシステムへリプレースを検討・実施する企業が増加する傾向にあるのです。

最新のワークフローシステムへリプレースする効果とは

他のシステムと同様にワークフローシステムも物凄い勢いで進化をしており、下記のように過去のシステムではできなかったことや個別カスタマイズが必要だったことが標準機能として搭載されてるようになっています。

• 他システム連携：連携オプションやAPIの充実によりさまざまなシステムとの連携に対応
• クラウドサービス：サーバが不要なクラウドサービスが普及
• スマートデバイス対応：スマートフォンやタブレットを利用して外部からの利用が可能に
• DX推進：分析機能やBIツール、AIサービスと連携することでDX推進をサポート

また、昨今のシステムではユーザインターフェースやユーザエクスペリエンスが進化している製品がおおく、リプレースを通じて、業務の標準化や属人化の解消も期待できます。これにより、組織全体の生産性向上や、働き方改革の実現にもつながります。

3. リプレースの判断基準とタイミング

しかし、システムのリプレースは費用や工数がかかるので簡単にできるものではありません。では、リプレースを実施して企業はどのようなタイミングでリプレースを検討されているのでしょうか？弊社には相談をいただくお客様は下記いずれかのタイミングで検討されるケースが多いようです。

– 保守契約の更新の際
– ハードウェアのOSやブラウザがサポート終了する時
– 業務プロセスの大幅な変更が必要な時
– 経営層よりDX推進検討の指示があった時

4. 自社にあった製品の選び方とは？？

では、実際にワークフローシステムのリプレースを検討することになった場合、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか？最近のトレンドとしてはクラウドサービスの普及により、最初からクラウドサービスへの乗り換えを考えられているお客様もおりますが、実はここには大きな落とし穴があります。

一見、サーバが不要ですぐに利用できそうなクラウドサービスの方が時代にあっていそうに思われがちですが、実はクラウド型の製品にも長所と短所がありますので、簡単にパッケージ版との比較表を用意しましたのでご覧ください。

項目	クラウド型	パッケージ型
初期費用	低い	高い
運用コスト	定額（月額）	保守費用が必要
導入スピード	早い	時間がかかる
カスタマイズ性	制限あり	柔軟
セキュリティ	ベンダー依存	自社管理可能

上記の通り、クラウドサービスは一見安価に見えても、定額費用のため、大人数で長期に利用した場合、パッケージ版の方が安価に収まるというケースがよくあります。また、ワークフローシステムは基幹システムを筆頭にさまざまなシステムと連携させなければならないのに、クラウドサービスでは基本的に個別カスタマイズに対応していないため、連携が必須な製品と実は連携できなかった…。などといった落とし穴がありますので、事前に自社のニーズを徹底的に洗い出すことがワークフローシステムをリプレースする上ではとても重要なポイントになります。

5. MAJOR FLOW導入事例（業種別）

では、ここで実際にシステムをリプレースして業務効率化に成功したお客様の事例をいくつかご紹介させていただきます。

製造業：カルビー株式会社 様

必須要件は120にも。選定の決め手は基本機能の網羅性とフォーム作成機能

• 業務効率の向上
  拠点ごとに分散していた10以上のDBを一本化し、入力ミスを減らす画面設計により、申請の差戻しを半減することに成功 。
• グローバル対応
  外貨対応機能により、海外出張時の経費申請が効率化 。
• 契約業務の効率化（電子契約連携）
  MAJOR FLOWとクラウドサインを連携し、稟議から電子契約までをスムーズに。

製造業：関西ペイント株式会社 様

内製化しやすいノーコード開発。製造業のDXを強力にアシスト！

• 業務効率の向上
  意思決定スピードが大幅に向上（決裁期間：1週間程度に短縮）。
• 運用への細やかな対応
  ノーコード開発のアプリではあるものの、必要ならばコードを書きこんで、画面構成を要望に合わせて変えられるため、複雑な運用にも合わせることができた。
• メンテナンス性の向上
  ユーザマスタの事前予約や年度をまたぐ稟議をスムーズに行うための「世代管理機能」が有効。

卸売･小売業：株式会社ゲオホールディングス 様

600時間の時短に成功！申請件数は年間10万件の大規模運用。

• 業務効率の向上
  顕著な効果が見られたのが、経理部門における会計システムの工数削減。以前は平均作業時間は月間1500時間にも上っていたが、導入後は自動化が進み、月間平均900時間にまで削減された。
• 豊富な標準機能と柔軟なカスタマイズ性
  標準機能が豊富で、多くの要件にカスタマイズなしに対応ができた。一方で、カスタマイズという選択肢もあったため、ステップアップしながらゴールを目指す体制が整った。
• 多店舗展開、小売業ならではの必要な機能
  1つの申請に複数のグループ会社を紐付けて数社をまたがる立替を行ったり、明細に基づいて支払依頼を各店舗で按分する等、業界で必要なニーズへの柔軟に対応できた。

6. まとめ

では最後にワークフローシステムをリプレースして業務効率化を成功させるためポイントをおさらいさせていただきます。リプレースに成功されたお客様は事前に課題を洗い出し、下記のポイントを踏まえて製品選定を行われています。

– 自社業務に合った機能があるか
– 属人化しないように誰でも運用するためのサポート体制が整っているか
– PAIなど利用中のシステムや将来的に利用を予定しているシステムとの連携との拡張性はあるか
– 管理者だけでなく、ユーザが利用しやすいインターフェースか

ワークフローシステムのリプレースにより、業務効率化・DX対応・セキュリティ強化など多くの成果が期待できます。自社に最適な製品を選定し、スムーズな移行を目指しましょう。

ご参考：よくある質問と回答

Q. ワークフローシステムのリプレースはどのタイミングで検討すべき？
A. 保守契約の更新、既存製品のサポート終了やDX推進のタイミングが最適です。

Q. クラウド型とオンプレ型、どちらが良い？
A. 自社の運用体制やセキュリティポリシーに応じて選定しましょう。最近は、オンプレ型のサポートを終了し、クラウド型のみの提供をするベンダーも増え始めております。その中でも、MAJOR FLOWはどちらの仕組みもご提供しております。

Q. リプレースにかかる費用は？
A. 初期費用と運用コストを含めて比較検討が必要です。ご利用人数によっては、クラウド型は費用が大幅にかかり、オンプレミス型の方が安いケースもあります。

　　

お問い合わせはこちら。ワークフローシステムのリプレースに関するご相談は、以下のフォームよりお気軽にお問い合わせください。

リプレースのポイントをわかりやすくまとめた資料はこちらです。今すぐ無料でダウンロードして、ワークフローシステムリプレース成功のポイントをチェックしましょう！