電子契約×ワークフロー連携で契約書管理のDXを推進！

昨今、企業のDX推進が加速する中、特に注目を集めているのが「電子契約サービス」の導入です。しかし、単に紙の契約書を電子化するだけでは、真の業務効率化は実現できません。本記事では、電子契約とワークフローを組み合わせることで実現できる、新しい契約書管理の形をご紹介します。

なぜ今、電子契約が必要なのか？

コロナ禍を経て、ビジネスツールのデジタル化は待ったなしの状況となっています。特に契約業務の分野において、以下のような課題を抱える企業が増えています。

• 印紙代や郵送費用による経費の増大
• 契約締結までの時間的ロス
• 紙の保管スペースの確保
• 契約書の紛失リスク
• テレワーク時の契約処理の困難さ

電子契約サービスの導入により、これらの課題を一気に解決できます。

電子契約サービスの導入の効果

• コスト削減：印紙税・郵送費・保管費用の大幅削減
• スピード向上：契約締結までの時間を最大90%削減
• セキュリティ強化：アクセス権限管理による情報漏洩防止
• 場所を選ばない契約処理：リモートワーク下でも円滑な業務遂行

ワークフローと連携で更なる効率化を実現

しかし、電子契約の導入だけでは、契約プロセス全体の最適化には至りません。どの企業にも社内規定で契約に至るため、管轄部門の承認・決裁が必要になりますので、大抵の電子契約サービスにはワークフロー機能がついています。ただ、決裁規定が複雑な場合には同サービスに搭載されているワークフロー機能では要件を満たすことができないことが多く、社内決裁のために別のワークフローシステムを利用するケースが見られます。そのような時に効果的なのが、ワークフローシステムとの連携です。

【電子契約×ワークフローのメリット】

1. 複雑な社内規定でも適切なフローで承認・決裁を行える
2. 承認プロセスの統合管理 ・契約内容の確認から承認までをシステム上で完結 ・承認状況のリアルタイム把握 ・承認ルートの柔軟な設定
3. 契約書類の一元管理 ・検索性の向上 ・バージョン管理の簡略化 ・関連書類との紐付け管理
4. コンプライアンス強化 ・承認履歴の自動記録 ・監査対応の効率化 ・漏れのない確認プロセス

【MAJOR FLOWワークフローと直接API連携できるクラウドサイン】

　

ワークフロー側で作成した稟議書や契約締結書のフローからAPI連携により、直接契約先へ電子契約メールが発信可能です。さらに、締結情報を参照権があるユーザは追える為、郵送では実現できなかった契約締結状況をリアルタイムに確認することが可能です。

　

導入企業の声

カルビー株式会社様では、MAJOR FLOWとクラウドサインを連携することにより、全社で約2,500件にわたる膨大な契約数の業務効率化を実現されました。

　

電子契約からワークフローまでワンストップでご提案

連携までを考慮した検討は、各メーカに問い合わせや調整が必要で大変…と思いませんか？パナソニック ネットソリューションズ株式会社では、業務全体の効率化を窓口1本でワンストップにご提案が可能です。

 まとめ：DX時代の契約管理とは

契約業務のDXは、単なる紙の電子化ではありません。電子契約とワークフローを組み合わせることで、以下を実現し、その効果を最大限に発揮でるようになります。

• 業務プロセスの可視化
• 承認スピードの向上
• コンプライアンス強化
• 管理工数の削減
• テレワーク対応

貴社の契約管理の状況はいかがでしょうか？まずは現状の課題を整理し、電子契約サービスとワークフローの導入や連携についてご検討ください。

　

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