ワークフロー、証憑保管、経費精算をMAJOR FLOWで統一

導入の背景・経緯

令和3年度改正電子帳簿保存法への対応開始、既存ワークフローシステムの保守終了のタイミングが重なったことが、今回の導入のきっかけです。ワークフローは既存システムからの移行、証憑保管は新規導入。また、主に手作業による処理が行われていた立替金などの経費精算については、新たにシステムを導入することになりました。

MAJOR FLOWシリーズで揃えた新システムについて、財務経理部長として導入プロジェクトを率いた佐々木茂氏、財務経理の現場から横山起代子氏、また、情報システムの担当者として本間雄也氏にお集まりいただき、詳しくお話を伺いました。

将来を見据えた基盤として、相乗効果のある導入を

今回の導入では、単なるワークフローの入れ替え、法改正への対応のみを目的にするのではなく、将来を見据えた連携性を考慮しました。稟議、証憑保管、経費精算はいずれも関連の深い業務であり、同じMAJOR FLOWシリーズで連携させることで、安定性や運用コスト削減など、より高い効果が期待できるためです。

「例えば証憑保管について、とりあえず電帳法にさえ対応できればよいという視点ならば、請求書・領収書だけを管理するシンプルな製品で問題ありません。しかし、さらにその先を考えた時、管理すべき証憑は本当にそれだけなのかを話し合いました。現在は法で求められていなくとも、本来は管理することが望ましい証憑類は多々あります。また、将来的に別のニーズが出ることもあるでしょう。柔軟に対応するために、対応力のある基盤を用意しておきたかったのです」（佐々木氏）

任意の証憑にも対応するMAJOR FLOW 証憑保管は、このような導入の要件にしっかりと適うものでした。

「監査対応を考えると、請求書・領収書、支払いに関する証憑その他と稟議書が紐付いた形で保存されていることは、大変有難いです。都度担当部署に働きかけて関連証憑を提出してもらうのではなく、必要な証憑とその支払いがどのようなプロセスを経て承認されたのか、担当者がシステム上ですぐに確認できることで、スピーディな対応が可能になります」（横山氏）

MAJOR FLOWシリーズに統一することで、ワークフローや経費精算の申請書に、証憑保管に格納したデータを紐付けて申請できます。

様々な稟議や申請をMAJOR FLOWに集約

各種稟議書、各種業務や福利厚生に関する申請など、既存環境で利用していた主要な申請は、すべてMAJOR FLOWで再現しました。さらに資産管理など、これまでワークフローで運用していなかった申請についても、順次対応を進めています。
経理系の申請では、請求書受領、仕入先マスタ申請、立替精算振込口座申請、送金依頼をはじめ、幅広い申請にMAJOR FLOWを活用しています。
「送金依頼については、これを機に従来のルートを変更しました。以前は承認した後に支払いをするという運用方法でしたが、申請した社員から振込が完了しているのかわからないという問い合わせにつながっていました。そのため、ワークフロー上に支払済みの銀行発行証憑を添付できるように改良し、承認ルートも変更しました。今はMAJOR FLOWの画面で進捗が確認できるようになり、外国送金のようなタイムラグのある取引でも、状況が可視化されるようになって助かっています」（横山氏）
なお、申請時の証憑の読み取りにはAI-OCRを利用しています。

「バージョンアップにより速度も精度も向上しましたね。学習させればエラーも減りますし、今は読み込みで苦労することはほぼありません」（横山氏）

スムーズな導入のために準備したこととは

事前説明会の開催、マニュアルのオンライン公開といった細やかな準備を行い、運用開始後の問い合わせを減らすことにも成功しました。
「テスト環境を社員に開放し、フォームやフローの不備がないか確認してもらったり、意見を募ったりしました。さらに、財務経理部、情報システム部、各事業所の請求書担当者とその上長を含むチームを作り、準備を重ねました。拠点担当者を育成することで、社員からの初歩的な質問は各事業所内で完結させられます。このほうがスピーディに解決しますし、本社での問い合わせ対応はほぼなくなりました」（本間氏）

マニュアルやサンプルフォームなど、MAJOR FLOWのサポートサイトに掲載された素材も効果的に活用しています。

「Word版マニュアルを当社向けにアレンジして社内公開しています。しっかりとしたマニュアルが活用しやすい形で用意されていたので、大変役立ちました。特に証憑保管は新しい試みで今回不安がありましたが、問題なくスタートさせられてほっとしています」（佐々木氏）

「既存のフォームはなるべく踏襲し、その上でMAJOR FLOWのサンプルフォームを参考にアレンジしました。当社の慣習をベースに普遍的な手法も盛り込む形でのブラッシュアップだったので、誰もが違和感なくすんなり移行できそうです」（本間氏）

最後に皆様に、今後のビジョンについて伺いました。

「運用開始して間もないですが、すでに各部署から『こんなフォーム／フローを作ってほしい』『こんなことはできないか？』という依頼や相談が届いています。この機会にもっと可視化と効率化を進めようという気運が高まりました。これからもさらに使いながら進化させていければと思っています」（本間氏）

「今後、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼との連携が本格的に動き出しますので、財務経理部の業務がさらに効率化されることを期待しています。申請から精算、支払いまでの一連の流れがスムーズになれば、作業負荷が確実に軽くなりますからね。当部に限らず、全社員の働き方改革を推進することで、よりスムーズな業務運営を目指したいと思っています」（横山氏）

「今後もさらにMAJOR FLOW活用の枠を広げ、DXを推進していく計画です。業務の効率化はもちろん、働き方改革に確実につなげていければと。パナソニックネットソリューションズのフォローとサービスについては高く評価していますので、パートナーとしてこれからも力強い支援を期待しています」（佐々木氏）