低価格で導入できるワークフローシステムとは？費用相場やメリットなどをわかりやすく解説

ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率を大幅に向上させる手段として、多くの企業で検討されています。しかし、実際に導入する際には、その費用や相場についての理解が不可欠です。

この記事では、通常のワークフローシステムの導入にかかる費用や相場や、低価格で導入できるワークフローシステムのメリットについて詳しく解説していきます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、企業内で行われる業務プロセスを自動化・効率化するためのソフトウェアです。このシステムを導入することで、書類の回覧や承認などの手続きをデジタル化し、業務のスピードを向上させるだけでなく、ヒューマンエラーを減少させることが可能です。システムの導入が業務全体の効率化に大きく役立ち、社内のITインフラをさらに強化する役割を果たします。

ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、企業の業務プロセスや目的に応じて最適なタイプを選ぶことが重要です。それぞれの特徴を理解し、自社の業務に最適なシステムを導入することが、スムーズな業務改革につながります。

操作性が高いタイプ

操作性が高いワークフローシステムは、直感的な操作で誰でも簡単に利用できるのが特徴です。特に、紙のフォーマットをデジタル上で再現しやすいシステムや、Excelで作成した申請書をそのまま活用できるシステムなどは、ITリテラシーが高くない社員でもスムーズに導入できるため、幅広い企業で採用されています。従来の申請フローを大きく変えることなくデジタル化できるため、導入時の負担を最小限に抑えながら、業務の効率化を実現できます。

複雑な承認フローに対応できるタイプ

企業の規模が大きくなるにつれ、承認フローは複雑になりがちです。複数の部署をまたぐ承認や、役職ごとに異なる承認ルートを設定する必要がある場合、柔軟にフローをカスタマイズできるワークフローシステムが求められます。こうしたシステムでは、多段階の承認プロセスを組み込めるだけでなく、特定の条件に応じて承認ルートを自動変更できる機能を備えているものもあります。特に、大企業や官公庁など、厳格な決裁ルールが求められる組織では、このような高度な承認フロー機能を持つワークフローシステムが欠かせません。

他システムと連携しやすいタイプ

ワークフローシステム単体での運用ではなく、ERP（基幹業務システム）やCRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）などと連携させることで、業務の効率化をさらに進めることができます。他システムと連携しやすいワークフローシステムでは、APIを活用してデータを自動で連携したり、CSVなどのデータエクスポート機能を利用して簡単に情報を共有できたりします。社内の他システムとスムーズに統合することで、データの二重入力を防ぎ、業務プロセス全体の最適化が可能となります。

バックオフィス業務一体型のタイプ

ワークフローシステムの中には、経費精算や勤怠管理、契約管理などのバックオフィス業務と一体化したシステムも存在します。このタイプのシステムを導入することで、総務・人事・経理などの業務を統合し、管理の手間を大幅に削減することができます。例えば、経費申請を行う際に、ワークフローシステムと会計システムが連携していれば、手動でデータを入力する必要がなくなり、作業負担を軽減できます。特に、複数の部門で使用する場合、一つのシステムで統合管理できるメリットは非常に大きいでしょう。

ワークフローシステムの導入に必要な費用と費用相場

ワークフローシステムを導入する際には、初期費用、ランニングコスト、そして追加オプションの費用など、さまざまなコストが発生します。

必要な費用

• 初期費用：ワークフローシステムを導入する際の初期費用には、システムのインストールや設定、企業のニーズに合わせたカスタマイズ、さらには導入時のトレーニング費用が含まれます。これらの費用は、システムの複雑さやカスタマイズの内容によって変動します。
• ランニングコスト：システムの運用には、毎月または毎年のランニングコストが必要です。この費用には、ソフトウェアのライセンス料、サーバーの維持管理費、そしてサポート費用が含まれ、システムの継続的な運用を支えます。
• 追加オプションの費用：システムの機能を拡張するために、追加オプションの費用が発生することがあります。たとえば、モバイル対応機能や他のシステムとの連携機能など、企業の特定のニーズに応じた機能を追加する際には、これらに対応する費用が必要となります。

費用相場

ワークフローシステムの費用は、クラウド型とパッケージ型で大きく異なります。企業の規模や業務内容に応じて、適切な選択を行うことが重要です。特に初期費用とランニングコストのバランスを考慮し、企業の予算に合った最適なプランを選定する必要があります。

クラウド型

クラウド型のワークフローシステムは、月額または年額のサブスクリプションモデルで提供されることが一般的です。初期費用が低く、必要なときに必要なだけ利用できる点がメリットです。価格帯は、月額数千円から数万円程度が一般的ですが、機能や利用者数によって変動します。

パッケージ型

パッケージ型は、ソフトウェアを一括購入し、社内サーバーで運用する形式です。初期費用が高めである一方、長期的に見るとクラウド型よりもコストを抑えることができる場合があります。一般的な価格帯は、数十万円から数百万円と幅広く、企業の規模や導入する機能により異なります。

低価格なワークフローシステムのメリット

低価格なワークフローシステムは、多機能でありながら導入コストを抑えられる点が最大の魅力です。以下に、低価格なワークフローシステムがもたらす具体的なメリットをいくつかご紹介します。

初期費用と運用コストの削減

低価格なワークフローシステムは、初期投資を抑えられる点が大きなメリットです。導入時のハードルが低く、手軽に利用を開始できます。無料ツールや月額制のシステムも多く提供されており、企業の規模やニーズに応じた柔軟な選択が可能です。 さらに、クラウド型のワークフローシステムでは、サーバーの管理やセキュリティ対策が提供元によって行われるため、企業側での管理負担が軽減されます。これにより、システム運用のためのコストを抑えながら、最新のセキュリティ技術により安心して業務を進めることができます。

導入の容易さ

低価格なワークフローシステムの多くは、クラウド上で提供されているため、自社でサーバーを構築したり、専用のハードウェアを用意したりする必要がありません。そのため、ITインフラが整っていない企業でもスムーズに導入できる点が利点です。さらに、システムの導入プロセスが簡素化されているため、短期間でシステムを立ち上げ、運用を開始することができます。

機能の拡張性

低価格のワークフローシステムは、基本機能をベースに提供されることが多く、自社のニーズに合わせて機能を追加することが可能です。これにより、無駄な機能にコストをかけることなく、必要な機能だけを導入することができます。例えば、初めは基本的な承認フローの機能を導入し、後から必要に応じてモバイル対応や他システムとの連携機能を追加することで、柔軟な運用が可能です。

低価格なワークフローシステムを選ぶときのポイント

ワークフローシステムを導入する際には、費用を抑えながらも、企業の業務に適したシステムを選ぶことが重要です。

自社のワークフローに対応できるか

ワークフローシステムを選ぶ際に最も重要なのは、自社の業務フローに適応できるかどうかです。既存の申請・承認フローを大きく変更することなくシステムに落とし込めるか、必要に応じてカスタマイズできるかを確認する必要があります。また、業務が拡大した際に、柔軟にフローを変更できる機能があるかも重要なポイントです。企業の成長や業務の変化に対応できるシステムを選ぶことで、長期間にわたって効率的に運用することができます。

他システムとの連携ができるか

ワークフローシステムを単独で導入するのではなく、既存の業務システムと連携させることで、業務全体の効率化を図ることができます。例えば、ERPや会計システム、グループウェアなどと連携できるシステムであれば、データの一元管理が可能となり、情報の重複入力やミスを防ぐことができます。特に、API連携が可能かどうか、CSVやExcelなどのデータ取り込み・書き出し機能があるかなどを事前に確認すると良いでしょう。

システムが使いやすいか

どんなに高機能なワークフローシステムでも、実際に使う従業員が操作に慣れずに手間取ってしまうと、導入の効果を十分に発揮できません。そのため、UI（ユーザーインターフェース）がシンプルで直感的に操作できるかどうかは、重要な選定ポイントとなります。また、ワークフローシステムの多くはクラウド型で提供されているため、モバイル対応しているかどうかもチェックしておくと良いでしょう。外出先からでもスマートフォンやタブレットを使って申請・承認ができるシステムであれば、業務のスピードアップにもつながります。

低価格で導入できるワークフロー「MAJOR FLOW」とは

「MAJOR FLOW」は、25年以上の実績とノウハウを持つ、パナソニックグループが提供するワークフローシステムです。低価格ながらも多機能を備え、企業の業務効率化を強力にサポートします。日本の商習慣に適した機能を搭載しており、幅広い業界や業種で利用されています。

豊富な機能

MAJOR FLOWは、直感的な操作で簡単にフォームを作成でき、最短15分で運用を開始することができます。さらに、申請内容を一覧で表示・絞り込み・検索ができ、結果をエクセルに出力してデータを二次活用することも可能です。

柔軟な対応

各企業の複雑な決裁規定にも対応できるワークフローエンジンを備え、日本の商習慣に合った「根回し」や「合議」の機能も搭載しています。

多彩なシステム連携

グループウェアや文書管理システムとの連携が可能であり、APIも多数用意されています。これにより、他の業務システムとスムーズに統合することができ、データの一元管理や業務の自動化が実現します。

複数会社対応

MAJOR FLOWは、1つの環境を複数のグループ会社で共有して運用することができ、マスタデータを統一することで、コストを削減しつつ運用が可能です。 MAJOR FLOWは、全機能を無料でご利用いただけるトライアルを提供しております。電話サポートも充実しており、ご納得のいくまでサポートいたしますので、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率化に大きなメリットをもたらしますが、その費用や相場を正確に理解し、最適なシステムを選定することが不可欠です。

特に、クラウド型とパッケージ型のどちらを選ぶかは、企業の規模や業務内容に応じて慎重に判断する必要があります。また、システム選定の際には、自社の承認フローに対応できるか、必要な機能が備わっているか、既存システムとの連携が可能か、そして使いやすさについても十分に検討しましょう。

自社のニーズに合ったワークフローシステムを導入し、業務の効率化を実現してください。