【2024年版】ワークフローシステムおすすめ10選！選び方や比較ポイントについて解説

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率的に管理・自動化するためのツールです。近年、日本国内の企業ではデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、ワークフローシステムの導入が急増しています。この記事では、2024年におすすめのワークフローシステム10選とその選び方や比較ポイントをご紹介していきます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、企業内の業務プロセスを効率的に管理し、自動化するためのツールです。企業の日常業務で行われる申請、承認、報告などの一連のプロセスをデジタル化し、業務の流れを統一化します。これにより、手続きがシステム上で一元管理され、業務の進行状況をリアルタイムで把握することができます。

申請や報告の進捗状況を簡単に確認できるため、担当者や管理者が業務の進行状況を迅速に把握することができます。また、業務の流れが可視化されることで、業務プロセスの透明性が向上し、効率的な管理が可能となります。

近年、日本国内の企業では、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、ワークフローシステムの導入が増加しています。これにより、企業は業務のデジタル化を推進し、業務プロセスの効率化と管理の強化を実現しています。ワークフローシステムは、企業の成長と競争力を支える重要なツールとなっています。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、業務プロセスを効率化するための様々な機能が備わっています。以下に、主な機能について詳しく説明します。

申請・承認機能

申請・承認機能は、ワークフローシステムの基本機能です。各種申請書類をオンラインで提出し、承認者がリアルタイムで確認・承認することができます。この機能により、紙ベースの申請書類のやり取りが不要となり、承認プロセスが迅速化されます。

フロー定義機能

フロー定義機能は、企業の業務プロセスに合わせた申請・承認フローを自由に設定できる機能です。複雑な承認経路や条件付きのフローなど、柔軟にカスタマイズ可能です。この機能により、企業の特性やニーズに応じた業務フローを構築することができます。

自動振り分け機能

自動振り分け機能は、申請内容に基づいて自動的に承認者を振り分ける機能です。事前に設定されたルールに従って、適切な担当者に申請が自動で割り当てられます。これにより、承認プロセスが効率化され、業務のスムーズな進行が実現します。

自動通知機能

自動通知機能は、申請や承認の進捗状況を関係者に自動で通知する機能です。これにより、申請や承認の遅延を防ぎ、進行状況を常に把握することができます。通知はメールやアプリ内通知など、様々な方法で行われます。

ドキュメント管理機能

ドキュメント管理機能は、各種書類や資料を一元管理するための機能です。デジタル化された書類はクラウド上に保存され、必要なときに迅速にアクセスできます。また、バージョン管理やアクセス権限の設定も可能で、情報の共有と保護が効率的に行えます。

外部システム連携機能

外部システム連携機能は、既存のシステムやアプリケーションと連携するための機能です。ERPやCRMなど、他の業務システムとデータを連携させることで、一貫した業務プロセスを実現します。これにより、情報の二重入力を防ぎ、業務効率をさらに高めることができます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入には、様々なメリットがあります。以下に、その主なメリットについて詳しく説明します。

申請・承認のスピードが向上

ワークフローシステムを導入することで、紙ベースの申請・承認プロセスがデジタル化され、リアルタイムで処理が行われるようになります。これにより、承認までの時間が大幅に短縮され、業務のスピードが向上します。例えば、従来は紙の申請書を手渡しや郵送で送る必要がありましたが、ワークフローシステムではオンラインで申請が完了します。また、システム上で迅速に承認を進めることができるため、業務の停滞を防ぐことができます。さらに、リマインダー機能を活用することで、関係者に通知を送り、申請・承認プロセスを円滑に進行させることが可能です。

エラーの削減

システムによって自動化されたプロセスは、手作業によるミスを防ぎます。入力内容の自動チェック機能やエラーメッセージによりミスが減少し、業務の精度が向上します。具体的には、システムが入力内容の不備や不正確な情報をリアルタイムで検出し、修正を促す機能があります。このため、誤った情報が承認されるリスクが大幅に低減されます。また、定型化されたフォーマットを使用することで、データの一貫性が保たれ、異なる部門間での情報共有がスムーズに行えます。これにより、業務の信頼性が高まり、品質の向上につながります。

内部統制の強化

ワークフローシステムは、プロセスを一元管理し、監視することが可能です。これにより、不正行為の防止や透明性の向上につながり、内部統制が強化されます。また、承認履歴や操作ログの記録により、監査対応も容易になります。例えば、システム上で誰がいつどのような操作を行ったかが記録されるため、万が一問題が発生した場合でも迅速に原因を特定できます。さらに、権限設定機能を利用して、特定のユーザーにのみアクセス権を与えることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。これにより、企業全体のガバナンスが向上し、法令遵守の観点からも安心して運用できます。

ペーパーレス化の促進

ワークフローシステムの導入により、紙ベースの業務がデジタル化され、ペーパーレス化が進みます。これにより、オフィススペースの有効活用や環境負荷の軽減が実現します。デジタル化された書類は検索も容易で、必要な情報に迅速にアクセスできます。例えば、大量の紙書類を保管するためのスペースが不要になり、オフィスのレイアウトを効率的に活用できます。また、電子書類はクラウド上で管理されるため、場所を選ばずにアクセスできる利便性があります。さらに、紙の使用量が減少することで、企業の環境負荷が軽減され、持続可能な経営が推進されます。

コスト削減

紙や印刷物の削減、郵送費のカットなど、デジタル化によるコスト削減効果が期待できます。さらに、業務の効率化により、人件費の削減にもつながります。これらのコスト削減効果により、企業の経営がより安定します。具体的には、紙の購入費用や印刷コストが不要になり、郵送にかかる時間と費用も削減されます。また、業務プロセスの自動化により、担当者の負担が軽減されるため、他の重要な業務にリソースを割り当てることが可能になります。これにより、全体的な運営コストが削減され、企業の財務状況が改善されます。

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。以下に、選び方や比較の際に考慮すべきポイントを解説します。

ワークフローシステムの拡張性

ワークフローシステムは、企業の成長や変化に応じて柔軟に対応できる拡張性が求められます。導入時には小規模なシステムでも、将来的には機能の追加やユーザー数の増加に対応できることが重要です。システムが成長とともに拡張できるかどうかを確認することは、長期的な運用において非常に重要です。

業務効率化のための機能

ワークフローシステムの主な目的は、業務プロセスの効率化です。そのため、申請・承認プロセスの自動化やドキュメント管理機能、通知機能など、業務効率化に直結する機能が搭載されているかを確認する必要があります。これにより、業務のスピードアップと精度の向上が期待できます。

ワークフローシステムの柔軟性

企業の業務プロセスは多岐にわたります。そのため、ワークフローシステムは各企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能な柔軟性が求められます。プロセスの設定や変更が容易に行えるシステムであることが望ましいです。柔軟なカスタマイズが可能であれば、企業独自の業務フローに適応できます。

ワークフローシステムのメンテナンス性

システムの安定した運用を継続するためには、メンテナンスが容易であることが重要です。サポート体制やアップデートの頻度、障害時の対応など、運用時のメンテナンス性も考慮しましょう。メンテナンスが容易なシステムは、長期間にわたり安定して運用することができます。

ワークフローシステムの運用方法

クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかも重要なポイントです。クラウド型は導入が容易で初期費用が低い一方、オンプレミス型はセキュリティやカスタマイズの自由度が高いという特徴があります。企業のニーズに応じて適切な運用方法を選択しましょう。

ワークフローシステムの操作性

システムを日常的に使用する社員が使いやすいことも重要です。直感的なインターフェースや操作ガイドの充実など、誰でも簡単に使いこなせるシステムであることが望ましいです。操作性が高いシステムは、社員の利用頻度が上がり、業務の効率化に貢献します。

ワークフローシステムおすすめ10選

ここでは、おすすめのワークフローシステムを10選ご紹介します。各システムの特徴やメリットを詳しく解説します。

コラボフロー

コラボフローは、Excelで作成した帳票・申請書をそのまま活用できるワークフローシステムです。直感的な操作性で、導入から運用までが簡単です。さらに、豊富なテンプレートとカスタマイズ機能を備えており、企業のニーズに合わせた柔軟な設定が可能です。使いやすさと拡張性を兼ね備えたシステムです。

バクラク申請

バクラク申請は、AI自動読取り機能を搭載し、支払書類や領収書のデータ化を簡単に行えるシステムです。多機能でありながらもユーザーが容易に操作できる設計となっており、さまざまな業務に対応できる柔軟性が特徴です。クラウドベースでの運用が可能で、リモートワークにも最適です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、多様な業務プロセスを一元管理できるシステムです。豊富な機能と高いカスタマイズ性が特徴で、企業の特定のニーズに合わせた柔軟な設定が可能です。導入支援やサポート体制も充実しており、スムーズな導入が可能です。システムの拡張性も高く、成長する企業にも対応できます。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、あらゆる社内申請に対応したワークフローシステムです。直感的に使いやすく、迅速な業務処理を実現します。モバイル対応もしているため、外出先からでも申請・承認が可能で、業務のスピードアップに貢献します。セキュリティ対策も充実しており、安心して利用できます。

X-point Cloud

X-point Cloudは、紙やExcel、Wordなどの申請書の見た目をそのまま電子化できるワークフローシステムです。直感的な操作が可能で、導入も容易です。セキュリティ対策も万全で、安心して利用できるのが特徴です。柔軟なカスタマイズが可能で、企業の多様なニーズに対応します。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙の申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できるワークフローシステムです。操作性が良く、初めてのユーザーでも簡単に使いこなせます。さらに、幅広い業務プロセスに対応できる柔軟性も備えています。クラウドベースでの運用により、場所を選ばず利用可能です。

kickflow

kickflowは、シンプルな操作性と強力な機能を兼ね備えたワークフローシステムです。中小企業から大企業まで、幅広いニーズに対応しており、迅速な導入と運用が可能です。クラウド型で、場所を問わず利用できるのも魅力です。高度なセキュリティ対策も実装されています。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、多機能でありながらも直感的な操作性を持つワークフローシステムです。複雑な業務プロセスにも対応でき、柔軟なカスタマイズが可能です。セキュリティ対策も充実しており、安心して利用できます。大規模導入の実績も豊富で信頼性があります。

SmartDB

SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を備えたシステムです。多様な業務プロセスをサポートし、効率化を実現します。カスタマイズ性が高く、企業の特定のニーズに応じた柔軟な運用が可能です。クラウドベースで運用され、セキュリティも確保されています。

MAJOR FLOW

MAJOR FLOWは、パナソニックグループの安心安全の高機能ワークフローシステムです。機能要件を確実に満たす豊富な機能があり、選任サポートで納得いくまでトライアルが可能です。25年以上の実績とノウハウを詰め込んだ、ワークフローシステムです。

まとめ

ワークフローシステムは、企業の業務プロセスを効率化し、生産性を大幅に向上させるための重要なツールです。これにより、手作業によるミスが減り、業務のスピードアップが図られるだけでなく、従業員の負担も軽減されます。

システムを選ぶ際には、拡張性、業務効率化のための機能、柔軟性、メンテナンス性、運用方法、操作性といったポイントをしっかりと把握し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

2024年におすすめの10選を参考に、これらのポイントを踏まえて最適なワークフローシステムを導入し、企業の業務効率化と生産性向上を実現しましょう。