小口現金とは？
経費精算における小口現金の課題解決について徹底解説

小口現金とは？

ご存じの方も多いと思いますが、改めて、小口現金とは何か？簡単にご説明させていただきます。
小口現金とは企業の日行業務に伴う細かい経費などの支払いのため、会社の各拠点ないにおいておく現金のことで、小口現金を利用した精算を小口精算ということもあります。

業務の流れとしては、何かを購入するなど、支払いが必要な際、担当者が小口現金から支払いを行う。
または支払いを行った後、領収書などを証憑として精算の手続きを行い、小口現金から支払いを行う。というものです。

小口現金は支払が発生した際、担当者は素早く立て替えた金額を受け取ることができるので、従業員としてはメリットが大きいように思われることもありますが、経理担当者の運用負荷が大きななど、デメリットも大きく、業務改善の一環として廃止を検討する企業も多くあります。

本記事では、改めて小口現金のメリットやデメリットについて解説し、その上で、どのような運用が
効率的な運用なのか？分かりやすくご紹介いたします。

小口現金の流れ

まずは小口現金の運用の流れを見てみましょう。
基本的には下記のような運用になります。

・会計係が小口現金係に小口現金を預ける。
↓
・従業員が支払いを行う都度、小口現金係はその金額を小口現金から支払う。
↓
・小口現金係は支払った内容を台帳に記入して仕訳を行う。
↓
・小口現金係は定期的に会計係に支払内容を報告する。
↓
・会計係は報告内容に合わせて利用した金額を補充する。
※上記のような運用の他、支払いが多い場合には、必要に応じて都度、金額を補充することもあります。

このように、小口現金係が窓口になり、小口現金の補充や支払、その管理を行う流れとなります。

小口現金のメリット

続きまして小口現金のメリットについてご説明いたします。
詳細は下記をご覧いただきたいのですが、メリットを享受できるのは素早く柔軟に現金を受け取れるため、支払いを行う従業員は素早く精算を済ますことができるので、立て替えている期間が少なく済むので負担が少ないということがメリットです。

現金で即時に対応可能

手持ちが少ない場合でも柔軟に対応できる。

立替期間が短期

基本的に即日精算ができるため、立替から支払までを短期で完了できる。

現場で完結するように運用がシンプル

本社の経理部門などを介さず、各拠点で立替～支払までが完了するので、書類の移動なども最小限で済む。

小口現金のデメリット

では続きましてデメリットについてご説明いたします。

これは”小口現金担当者の負荷が大きい”という一言に尽きます。
デメリットにつきましても詳細は下記をご覧いただきたいのですが、現場で現金を管理するという性質上、担当者は日々、台帳や現金を管理する必要があり、その作業が煩雑だけでなく、現金を扱うというプレッシャーになりがちです。

日々の管理が手間

小口現金は名前の通り、現金を事務所で保管しますので、小口現金担当者は毎日、台帳に記した内容と
実際に手元にある金額の突合せを行い、残高に過不足がないか？チェックを行う必要があります。

仕訳が面倒

小口現金を支払った時、補充した時、集計する時、それぞれの際に「小口現金」に関する仕訳をきる必要がありますので、この作業も通常の経費精算と比べ、手間になるといえます。

不正のリスクが付きまとう

現金が見えるところにあるため、紛失、盗難や横領といった危険性が付きまといます。
過去の事例からは小口現金係が不正を行ったケースもあるので、複数名のダブルチェックなどによる抑止が必要です。

テレワークに対応できない

基本的に事務所での受け渡しになりますので、精算したい時には事務所に出社する必要があります、
また、小口現金係は他の業務がなくても小口現金の対応に備え、常時出社している必要があるため、テレワークができません。

小口現金係の準備が大変

拠点の数だけ小口現金係を用意する必要があるだけでなく、担当者が不在の場合でも対応できるようにするためや、上記の不正防止のため、拠点ごとに複数の担当者を用意する必要があるため、想像以上に人数を用意する必要があります。

このように、従業員にとっては即対応が可能なので便利に見える小口現金ですが、それを安全に運用するためには小口現金担当の膨大な工数が必要であることがわかります。そのような観点から、近年では小口現金を廃止し、本来の業務に集中させることで業務効率化を図る企業が増えています。

小口現金を廃止するためには？

上記のように、リスク管理や効率化の観点から小口現金を廃止する企業が増えていると紹介させていただきましたが、それらの企業はどのような運用に切り替えているのでしょうか？いくつか方法がありますので、それらをご紹介いたします。

精算方法を振込にする

支払方法を定期的にまとめて口座振込に変更する方法です。
小口現金では都度、小口現金係が対応しておりましたが、定期的にまとめて振り込むことに変更することで都度対応する必要がなくなりますので、支払い作業を集約することができます。
立て替えている期間が長くなるので、それが従業員の負担になる、振込に手数料がかかるといったデメリットもありますが、仮払金制度を採用したり、振込手数料に関しては支払用に同一支店の口座を用意するといった方法でデメリットを回避することも可能です。

法人クレジットカードを利用する

法人用のクレジットカードを契約して従業員に貸与する方法です。
クレジットカードを利用することで、従業員は立て替えがなくなり、負担がなくなります。
利用履歴も明確になるので、不正利用に関する懸念も解消できます。使い過ぎの心配に対しては上限金額の設定やニーズによってはチャージ式のプリペイトカードを採用することで解決できます。

デメリットとしてはカードのブランドによっては使えない店やそもそもカード決済ができない店が
ありますので、その点についてはどのように回避するか、事前に考慮する必要があります。

仮払金制度を採用する

長期出張など、事前に大きな経費を利用することが分かっている従業員に事前に費用を立て替える方法です。事前に一定額を支払い、事後に実際に利用した金額に応じて過不足の金額を精算します。余りが発生した際は都度、戻入る、または、残高として従業員に預けておき、次回以降の精算に繰り越すという方法があります。デメリットとしては、仮払および精算の状況の管理する必要があることです。

上記の方法は全て小口現金のデメリットを解消する方法ですが、それぞれ一長一短がありますので、
オススメなのは”経費精算システムを採用する”という方法です。

経費精算システムを採用することで、上記の方法をまとめて採用し、いいとこどりを実現することができます。

経費精算システムを採用するメリット

では、なぜ経費精算システムを採用すると効果的に小口現金の手間を解決できるのでしょうか？
経費精算システムを採用するメリットをご紹介いたします。

仕訳や振込のデータを自動生成

経費精算システムを採用することで、申請された内容に応じて自動的に仕訳や振込データが生成されるので、支払方法を振込に変えた場合、その振込データを作成する必要がありますが、その手間がなくなり、計算間違いなどデータ生成にともなうケアレスミスの心配はありません。

法人クレジットカードとの連携が可能

最近の経費精算システムは法人カードとのデータ連携に対応しているものが多く、連携することで
カード会社から送られてくる請求データを取り込み、手間なく起票できるので従業員の起票の手間を解消できます。

仮払金の管理を自動化

経費精算システムは仮払金の管理にも対応しています。仮払で一番手間になる精算済み・未精算の管理や残高状況の管理も自動化でき、さらにその他、仮払や戻入に関する仕訳データの作成も自動化できます。

このように、小口現金を廃止するための方法をまとめて実現できるだけでなく、各々を単独で運用するよりも便利にサポートしてくれます。さらにクラウドサービスを利用すればネットワークがつながれば、いつでも、どこでも承認ができるので、申請～支払までの時間を短縮、申請時の入力チェックでケアレスミスによる差戻しを抑止、紙や郵送の手間や費用を削減など、小口現金に関すること以外にも様々な場面で業務効率化やコスト削減を図れることもポイントです。

オススメな経費精算システム5選

楽楽精算

クラウドサービスの経費精算システムで、交通費や出張費、交際費など立替精算を申請から承認、処理・保存までを効率化。連携可能な会計ソフト連携が充実しており、幅広い企業で採用されています。

Concur Expense

個人立替の精算を自動化し、業務効率化を図る経費精算システムです。外資系企業の製品で国際的な企業での実績や大企業での実績が豊富です。

ジョブカン経費精算

中小企業における実績が豊富なSaaS型の経費精算システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度を支援する機能が充実しており、業務負担を軽減します。

HRMOS経費

前身製品である「eKeihi」は2000年に提供開始と歴史ある製品です。法改正に対応を続け、最新の電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令にも対応した経費精算システムです。

MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼

パナソニック グループが提供する「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」は、お求めやすい価格ながらも多機能を備え、企業の業務効率化を強力にサポートいたします。
創業から四半世紀以上にわたって蓄積したノウハウにより、日本企業の商習慣に適した機能が拡充しており、企業規模や業種を問わず、幅広くのお客様の利用されています。基本機能を制限なく利用できるトライアルが提供されているため、自社にあった運用が実現できるか、実運用を想定して
事前に試せるので導入後にミスマッチの心配がないことも評価されています。

よくある課題と解決方法

小口現金はどのようなタイミングで廃止するのがいいのでしょうか？

いつ廃止しても問題ございませんが、期変わりなどのタイミングで変更されるケースが多いようです。

クレジットカードはどのカードを選べばよろしいでしょうか？

出張先や用途によって異なります。またシステムによっても連携可能なカードが異なるため、カード会社や経費精算システムのメーカーにご相談されることを推奨します。

小口現金を廃止する際に気を付けたほうがいいことはありますか？

事前に新しい運用のマニュアルや教育をしっかり準備しましょう。新しい運用に慣れるまでどうしても時間がかかりますので、従業員がしっかり理解できるように余裕をもってスケジュールを立てることが大切です。

まとめ

ここまでご紹介させていただきましたように、小口現金は一見便利な制度に見えますが、
小口現金係の業務負荷や不正などを理由に制度を廃止し、より透明性が高く、生産性が高い方法へシフトする企業が増えています。

小口現金の代わりになる方法は多くありますが、さまざまな運用に対応できる経費精算システムがオススメです。

経費精算システムの中には事前に試せるトライアルを用意しているメーカーも数多くございますので、
興味・関心がある方は、まずはどのようなものなのか？ぜひ一度お試しください。