ワークフローシステムの選定は「トライアル」が成功への最短ルート。試しておきたいポイントとは?

ワークフローの選定で何故、トライアルが重要なのか？

ワークフローシステムの導入やリプレースでは、資料やデモだけでは「運用できそうか」「現場が抵抗なく使えるか」「既存課題を解消できるか」の確信が得にくいことが多いものです。
どの製品もホームページや製品サイトではその製品の良い点を謳っており、実際にメーカーの営業に製品のデモを見せてもらっても、慣れている営業はスラスラとその製品を操作し、紹介されますので、一見その製品で自社の抱える課題を解決できそうに思ってしまいがちですが、実際に利用してみると思っていたものとは違った…というような失敗をしてしまうことがありがちです。

そのようなミスマッチを解消するため、近年、ワークフローメーカーは事前に試せるトライアルを用意しているところが増えてきました。

そのため、近年ではほとんどのお客様が導入前に本番さながらにトライアルを利用して製品を試し、短期間での仮運用を通じて機能・使い勝手・セキュリティ・サポートまで総合的に評価しています。
本記事では、導入／リプレースのよくある課題を具体化し、MAJOR FLOW（パナソニック ネットソリューションズ株式会社のワークフローシステム）が提供する1か月無料トライアルを活用して失敗しない製品選定の進め方を、実務の目線で解説します。

新規導入のよくある課題：見落としがちな「運用再現性」

新規導入の最大のリスクは、申請—承認—差戻し—再申請の一連の流れを自社の要望に合わせて実現できるか否か？です。特に以下の要素はデモだけでは判断しづらく、トライアルでの実地検証が必須になります。

申請書の入力制御

必須項目、入力可能文字や文字数の制限など入力のケアレスミスを防止する機能があるか？

承認ルートの柔軟性

金額や記入内容による条件分岐の可否、設定できる承認者の人数制限など、自社の決裁規定をシステムで完全に再現できるか？

根回しや不在時承認への対応

事前の根回しや不在時の代理承認や引上げ承認などスムーズな決裁をサポートする機能が充実しているか？

通知・期限管理

不在時の督促通知などで滞留を抑止できるか？

リプレースのよくある課題：「不満点の言語化」と「解消検証」

既存システムからの乗り換えでは、現状のシステムではできないこと、次のシステムでは実現したいことが明確なはずです。特に古いシステムを利用されている場合、下記のような要望はありがちです。

クラウド対応

特に最新のデバイス（スマートフォンやタブレット）で使いたい、使いやすいかどうか？

メンテナンス性

システムの特性上、組織変更に伴うメンテナンスが必須なため、組織変更を行いやすく、その際運用を止めないで済むか否か？

処理速度の速さ

旧世代のサーバでスペックが低く、蓄積したデータが多いと検索などに時間がかかっている

データの有効活用

承認したデータを蓄積するだけでなく、他システムとのデータ連携や分析に活用したい。

MAJOR FLOWは基本機能を全て解放しているため、申請書・ルーティング・権限・通知・監査ログまで本番同等の運用再現が可能です。テンプレート依存の表面的な試用ではなく、自社ルールのモデリングによって例外ルートや差戻し後の再申請も含む運用の完全再現が行えます。

競合他社のトライアルとMAJOR FLOWの違い（競合比較）

上記の通り、多くのワークフロー製品がトライアルを提供していますが、実運用レベルの検証ができるかには差があります。一般的な傾向として、他社では機能制限や共通検証環境が多く、サポートもFAQ中心で「設定につまずいたまま期間終了」という事態が起こりがちです。

MAJOR FLOWは、本番同等の評価に焦点を当てたトライアル環境を用意しており、意思決定に必要な確証を1か月で揃えていただくことが可能です。

【ポイント】
・期間が短く機能制限があると、例外ルートや監査ログの粒度まで検証できず、導入後のギャップが発生しがちです。
・サポートが充実していないと、テスト前の設定で時間を消費し、実質的な検証が不十分になりやすい。
・他社との共通環境では機密度の高い申請書を使った権限・監査検証ができず、重要要件の確認が後回しになりがちです。

MAJOR FLOWトライアルの3つの強み

基本機能フル開放：「机上の比較」ではなく「実運用テスト」が可能

申請書定義、分岐ルート、権限設計、通知・期限、監査ログ、CSV/Excel入出力など、運用に必要な基本機能を制限なく試用できます。評価の重心が「画面の雰囲気」から運用再現性に移り、導入前の不確実性が大幅に縮小します。

充実サポート：はじめてでも短期で回せる伴走体制

初回ヒアリングで評価観点の整理、トライアル開始時の環境初期設定支援、検証中のQ&A対応、
つまずきに対する設定方法の提示まで、専任サポート部隊が伴走。サンプルテンプレートやサンプル申請フローもトライアル環境に設定してあるので、短期間でも実効性ある検証が可能です。

個別環境—機密申請や権限・監査検証も安心

お客様ごとに専用の検証環境を用意しています。ですので人事・経理・法務など機密性の高い申請書を用いた試験や、権限の粒度／監査ログの網羅性／IP制限の検証も安心して実施できます。社内セキュリティポリシーに沿った現実的なテストが可能です。

トライアル1か月間のおすすめ進行表

どのような順番で検証すればいいのかわからない場合には、下記が代表的な1か月のトライアルスケジュールになりますので、こちらを参考にスケジュールを組んでみてください。

Week 1：評価点の設定・確認と環境初期設定（代表的な申請書2つ程度を準備・テスト）
Week 2：必要に応じて特別なフロー（条件分岐や回議フロー）の設定、実ユーザーによるテスト操作
Week 3：セキュリティ面の確認・権限検証／処理速度や操作性の計測
Week 4：導入効果の試算／運用後のメンテナンスや保守手順の確認／意思決定ミーティング

本機能を全てお試しいただくことができ、サポートも充実しているMAJOR FLOWのトライアルであれば、1か月でここまで無理なくお試しいただけます。

もっと細かくチェックポイントが必要であれば、下記のチェックリストを参考にしてみてください。

MAJOR FLOWのトライアルについてよくある質問（FAQ）

Q. トライアルで試せる範囲に制限はありますか？
A. 基本機能はすべて解放されています。申請書定義、承認ルート、権限、通知、監査ログ、各種設定を本番同等に試せます。

Q. 機密度の高い申請書を試しても安全ですか？
A. はい。お客様ごとの個別環境をご用意。権限・アクセス制御・監査ログも検証可能です。

Q. 初めての導入検討でシステムに精通しているわけではないので設定できるか不安です
A.テンプレートやサンプルフローが初期設定されており、サポートも充実しておりますので、システムに自信が無い方でもじっくり効果的な検証が可能です。

トライアルは「比較」ではなく「運用の意思決定」

トライアルの価値は、機能を触ることに留まりません。自社の運用を短期間で再現して、“できる／できない”を明確化することです。

MAJOR FLOWのトライアルは、基本機能フル開放、専任サポートの伴走、セキュアな個別環境の3点で、他社トライアルとの差を生み、意思決定に必要な確証を1か月で揃えます。

新規導入・リプレースのどちらでも、評価項目の設計→運用再現→定量比較の流れで投資判断の質を高めてください。