利用シーン別ワークフローシステムの活用方法とMAJOR FLOWの強み

なぜ今ワークフローシステムが必要なのか

企業の業務プロセスは、申請・承認・決裁といった一連の流れで成り立っています。
しかし、従来の紙ベースやメールでの申請は、承認者が不在の場合に処理が滞る、進捗が見えない、申請書の紛失リスクがあるなど、非効率な点が多く存在します。

さらに、働き方改革やテレワークの普及により、従来の「紙に押印する」文化は大きな課題となっています。こうした背景から、ワークフローシステムの導入は企業のDX推進に不可欠です。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までのプロセスを電子化し、承認フローを自動化できます。これにより、業務効率化、ペーパーレス化、コンプライアンス強化を同時に実現可能です。

特にパナソニック ネットソリューションズ株式会社の「MAJOR FLOW」は、自由に申請書を作成できるツールと簡単に編集可能な100種類のサンプル申請書を搭載しており、
稟議書や年休届、営業報告書など、幅広い業務に簡単に対応できます。単なる承認ツールではなく、企業全体の業務改善を支えるプラットフォームとして活用できます。

ワークフローシステムの基本機能とメリット

ワークフローシステムは、企業内の申請・承認業務を効率化するための仕組みです。基本機能としては以下が挙げられます。

承認フローの自動化

複雑な承認ルートをシステムで自動設定できるため、申請者は社内規定を気にすることなく簡単に申請可能。規定に則った適切なプロセスで決裁を行うことができるためコンプライアンスの向上が図れるだけでなく、通知機能などを活用するこで決裁にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。

申請・承認履歴の管理

過去の申請や承認の履歴は全てデータベースに保管されるため、紙とハンコで運用していた場合に必要だったファイリング作業が不要になり、保管のために必要だった時間やスペースを短縮できます。
また申請書の種類や申請者名、件名など、さまざまな条件で検索できるため、必要な書類を見つけ出すために必要な時間も大幅に短縮でき、特に監査時の対応などに役立ちます。

モバイル対応

クラウドサービスの製品であれば、インターネット環境につながればスマートフォンやタブレットを用いていつでも・どこからでも申請や承認できるため、テレワークや外出先でも業務を止めません。

これらの機能により、企業は 業務効率化、ペーパーレス化、コンプライアンス強化 を同時に実現できます。さらに、紙の申請書を電子化することで、印刷・郵送コストの削減にもつながります。ワークフローシステムは、単なる「便利なツール」ではなく、企業の生産性向上とガバナンス強化を支える重要な基盤といえるのです。

MAJOR FLOWの強み

世の中には様々なワークフローシステムが存在します。紙を電子化するシステムなのでそれほど差が無いのでは？と思われがちですがそれは大きな間違いで、製品毎に得手不得手が存在しますので、それらを理解しないまま製品選定を進めることは失敗に直結しますので、製品毎の特色を理解することはとても大切です。MAJOR FLOWの特徴・強みは下記の通りです。

自由度の高さ

標準機能のノーコード申請書作成ツールで誰も自在に新しい申請書を作成可能。稟議書、年休届、備品購入申請など、あらゆる業務に対応できます。特定業務専用のシステムではなく、全社的な業務改善に活用できます。

クラウド版・パッケージ版両対応

クラウド版は初期コストを抑え、スピーディに導入可能。パッケージ版はセキュリティ要件やカスタマイズが必要というようなニーズに対応できます。

多言語対応（最大5言語）

英語・中国語など、最大5言語の設定ができます。海外にも拠点があるような企業や、多国籍の従業員を抱えるダイバーシティが進んでいる企業にオススメです。

こうした柔軟性により、MAJOR FLOWは 幅広い業種・業務で活用できるワークフローシステム として高い評価を得ています。

部門別活用例①　 総務・人事部門

総務・人事部門では、紙の申請書が多く、承認に時間がかかることが課題です。MAJOR FLOWを導入することで、以下の申請を電子化できます。

稟議書

承認ルートを自動化し、意思決定を迅速化。規定が複雑で他部門を並列して進むようなフローや多数決を行う回議フローも設定可能です。

年休届・傷病届

該当する社員が自宅にPCが無くてもスマホから簡単に申請できるようになります。

名刺発注依頼・備品購入申請

発注業務の効率化するだけでなく、申請データを抽出し、後日発注内容件数や金額などの分析も容易に行なえます。

これにより、申請漏れや承認遅延を防ぎ、業務効率化を実現します。さらに、承認状況がリアルタイムで確認できるため、管理者の負担も軽減されます。

部門別活用例② 　営業部門

営業部門では、スピードが命です。MAJOR FLOWなら、以下の業務のスピードアップが図れます。

営業報告書・クレーム報告

情報共有を迅速化し、顧客対応力を強化します。

新規取引先伺い書

承認決裁ルールを順守することでリスク管理を徹底し、コンプライアンス強化を図れます。

営業活動のスピードアップにより、ビジネスチャンスを逃しません。さらに、モバイル対応により、外出先からでも報告や申請が可能です。

部門別活用例③　 IT・管理部門

IT部門では、セキュリティやユーザ管理が重要です。MAJOR FLOWなら、下記のような申請書を用いてIT担当者の業務負荷軽減をサポートします。

ユーザ登録申請

システム利用者の情報をまとめて管理できるようになり、各ユーザ毎の詳細情報を調べる必要がある際にも効率化が見込めます。

セキュリティ関連申請

利用者の情報や利用時における承認履歴を残し、監査対応時に適切に管理していることを証明できるようになります。

このように、内部統制を強化しながら、IT部門担当者の運用負荷を軽減できます。特に、承認履歴の自動保存は、情報セキュリティ監査において大きなメリットです。

最後に

ワークフローシステムは、単なる承認ツールではなく、企業のDX推進に欠かせない存在です。
MAJOR FLOWなら、自由度の高さ と 強力な機能 で、幅広い業務を電子化し、業務効率化を実現します。今こそ、紙やメールでの申請から脱却し、ワークフローシステムで企業の生産性を飛躍的に向上させましょう。