出張精算を効率化！国内・海外出張に対応する経費精算システム

国内出張や海外出張に伴う経費精算は、交通費・宿泊費・日当など項目が多く、手作業では時間も手間もかかります。さらに海外出張では外貨精算や為替レート管理も必要です。こうした課題を解決するのが、経費精算システム「MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼」です。

出張精算のよくある課題

事前申請の有無のチェックが大変

出張時には事前に上司許可を必要とルールを定めている企業がよくありますが、出張の精算時、その出張はちゃんと上司が許可したものなのか？事前申請書との突合せには意外と時間がかかり、チェックする体制を整えるための整理やファイリングも大変です。

宿泊費・日当の計算が煩雑

企業ごとに出張に関してはさまざまな規定やルールが設けられています。その代表例が宿泊費や日当で、例えば宿泊費は企業によって役職や行先によって上限金額が変更になる場合もありますし、企業によっては定額支給のところもあれば実費精算のところもあります。また日当につきましてはさらに複雑なケースが多く、申請者の認識が規定にあっていない場合が多く、経理担当の確認作業が煩雑で負担になるという相談を多くいただきます。

外貨精算や為替レート管理が負担

海外出張精算の場合、出張先で利用した外貨の精算ルールについても、いつのレートを採用するのかは
企業によって規定がバラバラで出張慣れしていない場合には誤ったレートで精算してしまい、経理がチェックして差戻しを行うといケースもよくある課題の一つです。

交通費の精算が大変

国内出張の場合でも、土地勘が無いところに出張した場合、目的地の最寄り駅はわかっていても、どのようなルートで乗り継いでいったのか、全てを覚えていることは難しく、細かくメモを取っている人も少ないため、精算書に記載されたルートが適切なものなのかの確認作業も大変です。

不正の温床になりやすい

「カラ出張」を代表に、交通費の水増しや接待交際費の水増しなど、出張精算には不正の心配が付きまとうものですが、その数が多くなると全てを細かくチェックすることが難しくなります。また、本人には不正のつもりはなくても、知らない間に規定違反を起こしてしまうという悲しい事態もよくありますので、従業員を守るという観点からも不正チェックの強化は経理担当の課題になりがちです。

MAJOR FLOWで解決できること

事前申請と事後精算をセットで運用

出張前の事前申請書と出張後の精算書を紐づけてセットで運用することができます。「事前申請書が承認されていなければ精算書を起票できない」という設定もできますので、未承認の申請を完全に防ぐことが可能です。

また、事前申請書に記入した内容を引きついて事後の精算書を起票できるので、申請者も入力の手間が削減でき、申請者の二重入力の手間を削減することもできます。

日当・宿泊費の自動計算

社内規定の日当や宿泊費のルールを設定しておくことで、申請者の等級や記入内容から自動的に適切な日当・宿泊費の金額が算出されるため、申請者は規定を調べる手間が不要になり、経理担当者も確認の手間を大幅に削減することができます。

外貨レートをマスタで管理

海外出張精算用に日毎・通貨毎にレート金額をマスタで管理できるので、
申請者が誤ったレートで精算する心配がなく、計算ミスなどのケアレスミスも防げます。

更に外貨レートサービス「OANDA Rates」との連携にも対応しており、「OANDA Rates」と
連携すれば管理者が通貨マスタを用意することなく、世界中の適切なレートを自動取得することも可能です。

乗換案内連携

ジョルダン社の乗換案内との連携に対応しており、出発駅と到着駅を入力するだけで土地勘が無くても乗換ルートの駅名や金額を取り込めます。さらに取り込んだルートに応じて「最速」「最安」などのマークも取り込めるため、経理担当者はそのルートが遠回りしていないか等のチェックも簡単に行なえるようになります。

AI連携で不正チェック

ChillStack社の不正検知AI「Stena Expense」との連携に対応しており、出張精算したデータから不正の可能性があるものを自動チェックで抽出することが可能。出張の数が膨大でも、怪しい出張精算を見逃す心配がなくなります。

業種別導入事例のご紹介

では、実際に経費精算システムを導入することでどのように業務改善がみられるのか、業種別にいくつか例をご紹介させていただきます。

導入事例のご紹介①（某小売業様）

【会社概要】

業種：小売業（約30店舗）
従業員数：約1,000名

【導入前の課題】

１．経理機能が本社にあるため、書類の郵送が必要なため、時間がかかり締め日に影響が及ぶことがあるだけでなく、紛失してしまうこともあった。

２．店舗が勝手にフォーマットを編集してしまうことがあり、経理担当が処理をする際に修正の手間が発生することがあった。

３．土地勘がない店舗の支援行った際の精算では、利用した駅やルートの確認に時間がかかり、起票に時間がかかる場合が多々あった。

【導入効果】

１．瞬時に本社に申請書が届くため、申請～会計処理までの時間を大幅に短縮することに成功。更に申請状況を見える化することで未提出のチェックも簡単に行なえるようになり、経理担当が締日までに余裕をもって業務を行えるようになった。

２．共通のフォーマットを利用することで不要な作業がなくなっただけでなく、必須チェックや入力可能文字などのチェックも自動化されたため、申請者も入力が簡単になり、差戻し回数も激減した。

３．乗換案内と連携することで、出発駅と到着駅をいれるだけで適切な金額やルートが選択されるので、申請時に経路や金額を調べる必要がなくなった。

導入事例のご紹介②（某製造業様）

【会社概要】

業種：製造業（海外工場含め7拠点）
従業員数：約700名

【導入前の課題】

１．各工場への出張が頻繁にあるため出張精算が頻繁で処理件数が多い。特に海外工場へ出張する場合には規定に基づいて日本円に換算する必要があり、申請者・承認者ともに大きな負担になっていた。

２．長期や遠方への出張の場合、金額が膨大になることがあるため、仮払を行っていたが、その管理が煩雑になっていた。

３．工場勤務の場合、あまり出張の機会がなく、稀に出張が必要になった場合、精算時に日当などのルールが浸透しておらず、問い合わせや不備による差戻しが多発していた。

【導入効果】

１．海外出張精算に対応したシステムを採用することでレート換算のミスがなくなり、申請者・承認者ともに計算の手間がなくなり計算ミスによる差戻しがゼロになった。

２．仮払管理機能により、仮払状況の管理を自動化することに成功。更に後日クレジットカード連携を追加したことで、仮払そのものを失くすことができた。

３．日当自動計算機能により、日当間違いや問い合わせが激減。また、クラウドサービスを採用したため、個人のスマートフォンやPCから精算できるので、専用端末を用意することなくシステムの運用をはじめられた。

まとめ

どの企業での当たり前に行なわれている出張精算ですが、これまでご説明させて頂きましたように、中には様々な課題や改善点が潜んでいます。出張精算の効率化は、企業全体の生産性向上につながります。MAJOR FLOWでスマートな経費精算を始めませんか？

無料で試せるトライアルなども用意していますので、興味がございましたら、是非、資料やトライアルをご覧ください。