業務に合わせてカスタマイズ対応可能！
MAJOR FLOWで業務効率を最大化！

業務にフィットするワークフローを構築するには？譲れない要望にはカスタマイズで実現

業務の効率化やペーパーレス化を目的に、ワークフローシステムの導入を検討する企業が増えています。しかし、業務内容や運用ルールは企業ごとに異なるため、システム導入の「自社にフィットするシステムかどうか？」が導入の成否を左右します。そこで注目されているのが、柔軟なカスタマイズが可能なワークフローシステム「MAJOR FLOW」です。

MAJOR FLOWとは？

パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供する『MAJOR FLOW』は、クラウド版とパッケージ版の両方を展開しているワークフローシステムです。

クラウド版はスピーディな導入と運用のしやすさが特長で、お値ごろな価格体系ながら豊富な標準機能が特徴です。一方、パッケージ版はお客様の業務に合わせた独自カスタマイズが可能で、より高度な業務要件にも柔軟に対応なため、業種や企業文化によってどうしても譲れないご用件がある場合でも、そのご要望を実現することが可能です。

多くのワークフローシステムはクラウド型で提供されており、導入のしやすさやコスト面ではメリットがありますが、カスタマイズ性には制限がある場合が多いのが実情です。例えば、ジョブカンやコラボフローなどのクラウド型製品では、基本的な設定変更は可能でも、業務に合わせた細かな画面設計や処理ロジックの変更には対応できないケースがありますがMAJOR FLOWでは個別カスタマイズを行うことでそのような課題にも対応可能です。

しかし、ワークフローシステムのカスタマイズにはメリットだけではなく、デメリットも伴いますので、それらを十分にご理解された上でご検討頂くことが重要です。

ワークフローシステムをカスタマイズするメリットとは？

業務に完全にフィットした運用が可能

企業ごとの業務フローや承認ルート、帳票フォーマットを自由に設計できるため、こだわりの要望も実現することができるので、基本的に運用でカバーをする必要がなく、また、実際のユーザの立場からみても違和感なく導入できます。

どんなシステムとの連携可能

個別開発した独自システムなどとも連携が可能になるため、データの二重入力や手作業を削減できます。

独自要件への対応が可能

法令対応、業界特有の処理、社内ルールなど、標準機能では対応できない要件にも柔軟に対応できます。

長期的な業務改善に貢献

業務の変化に合わせて機能追加や修正が可能なため、継続的な業務改善がしやすい。

ワークフローシステムをカスタマイズするデメリットとは？

初期導入コストが高くなる

要件定義・設計・開発・テストなどの工程が増えるため、クラウド型や標準パッケージよりも初期費用が高くなります。

導入までの期間が必要

上記のような工程が増えるため、その分稼働までに必要な時間が長くなります。

バージョンアップに影響が及ぶ可能性がある

カスタマイズの内容によっては製品をバージョンアップさせる際に影響が及ぶ可能性があり、場合によっては再カスタマイズが必要になることがあります。

属人化の可能性がある

基本的にマニュアルに記載されていない独自機能になるため、カスタマイズ内容を理解している担当者が不在の際にトラブルなどが生じた場合、その対応が難しくなることもあります。

導入事例のご紹介

MAJOR FLOWのお客様では業界独特のご要望や連携必須のシステムとの兼ね合いなどからカスタマイズ対応することでワークフローシステムの導入やリプレースに成功されたお客様が数多くいらっしゃいますので、いくつか事例をご紹介させていただきます。

株式会社阪急交通社様

＜導入前の課題＞

・独自要件が多く、既存パッケージでは要件をカバーできていなかった。
・紙の申請書が残存し稟議が煩雑になっていた。
・既存のワークフローは社内でしか利用できず、不在時の承認が滞っていた。

＜導入後の効果＞

・豊富に用意された標準のフォームに加え、カスタマイズ、追加開発にも強みを持つMAJOR FLOWにより、多くの申請業務を電子化できた。
・出張申請をはじめ、紙で運用されていた総務部門の申請書をほぼなくすことに成功。今後は他部門へと活用を広げる。
・社給スマホからもMAJOR FLOW Zを利用できるように環境を整えた。モバイル対応により承認スピードが向上した。

PayPay株式会社様

＜導入前の課題＞

予算管理のシステム化が遅れ、判断スピードやガバナンス上の課題になっていた。
予算管理と稟議の間でタイムラグが発生し、決裁までに齟齬が出ることが問題に。
決裁権限が複雑で、起案のミスや戻しが大量に発生していた。

＜導入後の効果＞

・システム導入により人手を極力排した予算管理システムを構築。MAJOR FLOWは、予算実行（発注稟議）という重要な役割を果たすことに。
・MAJOR FLOWと予算管理システムをシームレスに連携。ほぼ リアルタイムでの更新により、常に正確なデータを参照できるようになった。
・決裁者の紐付けなどを完全自動化。起案者が自分で考えて申請する必要がなくなり、ミスや問い合わせが激減した。

カルビー株式会社

＜導入前の課題＞

・システムが老朽化し、処理速度が著しく低下していた。
・申請に入力ミスが多く、チェックや差戻しに多大な時間がかかっていた。
・働き方の多様化にシステムが追いついていなかった。

＜導入後の効果＞

・MAJOR FLOWにより処理速度が大幅に改善された。拠点ごとに存在する10以上ものDBを一本化してスリムに。
・手入力を減らした入力画面を開発。また、フォーム作成の内製化により、徐々に申請を電子化。ミス軽減と効率化に成功。
・各部署に残っていた紙やExcelの申請書を順次電子化。iPhoneからのPCレス承認も可能になり、フレキシブルな働き方を後押し。

自社に最適なワークフローを構築するために

業務にフィットするワークフローシステムを選ぶには、自社のご要望を整理し、ご要望のレベルを整理することがとても重要です。
流行っているからクラウドサービス、CMがたくさん流れていて知名度があるからこの製品、といったような形で製品選定を行うと手作業などによる運用でカバーする範囲が多く、場合によっては工数が増えてしまった…というような失敗の可能性が高くなりますので、場合によっては初期コストがかかってもカスタマイズで対応することも考えてみると選択肢の幅が広がります。

システム導入成功の鍵は、いかに導入後、実際のユーザやシステムの管理者の運用がラクになって課題を解決できるかを念頭に置きながら検討することが大切です。もしこの記事が少しでも皆様の製品探しのお役に立てれば幸いです。