人事業務のムダを削減！
ワークフローシステムで実現する業務効率化

人事部門では、入社手続きや勤怠管理、人事評価など、日々多くの業務が発生します。

これらの業務を紙やメール、Excelで運用している企業も少なくありませんが、非効率な作業や人的ミス、承認の遅延などの課題が顕在化しています。そこで注目されているのが、ワークフローシステムの導入による業務の自動化・標準化です。

本記事では、人事業務におけるワークフローシステムの活用法と、導入によるメリットについて詳しく解説します。

人事業務に潜む課題とは？

手続きの属人化によるミスや遅延が発生しやすい

旅費交通費や出張旅費の精算と異なり、人事関連で利用する書類は日常業務に馴染みが薄いため、内容の記入に時間がかかったり、記入ミスが発生しがちです。

承認フローの不透明さ

社内規定の存在は知りつつも、日常業務に馴染みが薄い分野の規定について従業員が把握しているケースは少ないため、「とりあえず上司に承認をもらう」といったことがよくあり、気づかぬところで規定違反を犯してしまう例が後を絶ちません。

ペーパーレス化が進まない

上記にもありますように、人事関係の申請書はその他の申請書と比べると利用頻度が低いため、システム化を検討しても他のシステムの導入が優先されてしまうことが多く、なかなかペーパーレス化が進んでいないことが現状です。

書類の管理が難しい

個人の住所や連絡先など、機微な情報を記入することが多いため、他の書類よりもより情報漏洩が起こらないように厳重な取り扱いが必要なため、書類の管理が難しいという問題がつきまといます。

人事業務におけるワークフローシステム導入のメリット

入力チェック機能などによりケアレスミスを削減

プルダウンやチェックボックスなどの入力補助機能により、申請者の手間を軽減。さらに入力チェック機能により、必須項目の漏れや内容が適切でない場合にはシステムによるチェック・警告がされるため、ケアレスミスを軽減し、結果的に承認のスピードアップにつながります。

適切な承認フローで内部統制・コンプライアンスを強化

申請書の種類、申請者の所属部署や役職、入力内容に応じて適切な承認フローが設定され、そのフローで承認が回っていきますので、社内規定違反の決裁がなくなり、結果として内部統制やコンプライアンス強化につながります。

ペーパーレスの推進

紙の申請書や押印が不要になり、テレワークにも対応します。クラウドサービスをご利用であれば、承認者はいつでも・どこでも承認ができるようになりますので、移動時間などの合間に承認することでき、承認が遅滞している場合には自動的に督促メールを通知できるので、決裁業務のスピードUPにもつながります。

MAJOR FLOW製品の強み

豊富な標準機能＆強力なフローエンジン

複雑な決裁規定にも対応可能な強力なフローエンジンを搭載。複雑かつ承認者が多い条件分岐にもほとんどの場合、標準機能で対応可能です。また、セクション制御機能を利用すれば申請者や承認者ごとに閲覧可能な申請書の部分を制御できるので、人事評価などでも活用頂くケースが多々あります。

クラウド版・パッケージ版の両方に対応

MAJOR FLOWシリーズはクラウド版とパッケージ版をご要望に合わせて選択いただけます。最近はクラウドサービスが普及していますが、セキュリティポリシーなどの理由でクラウド上に機微な情報を持たせることが許されない場合、パッケージ版を選択いただけます。

他システムとの連携も容易

申請・承認を電子化するだけでなく、決裁後の内容をデータ出力できるので、人事システムなどとデータ連携が可能です。クラウド版ではAPIも多数用意しておりますので、さまざまなシステムと簡単につながります。

導入事例のご紹介：三井住友銀行株式会社様

クラウドワークフローが女性活躍推進を後押し！非イントラ環境からの申請業務をスムーズに

従業員の約半数を占める女性にモチベーション高く活躍してもらうためには、人事部によるライフイベントのサポートは欠かせません。産休・育休業中にも度々発生する人事系申請業務を効率的に行うために、MAJOR FLOW Z CLOUDで新たな仕組みを構築しました。

導入のポイントと注意点

最後に人事業務でワークフローの導入を検討される際に注意すべきポイントについておさらいさせていただきます。ポイントは下記の3つです。

・現状のボトルネックなどを分析し、どこに課題があるかを明確にする
・セキュリティポリシーやアクセス権限の設計に注意する
・現場の声を反映した設計を行うことで、使いやすさを向上させ、早期のシステム定着を目指す

まとめ

人事業務の効率化は、企業全体の生産性向上にも直結します。ワークフローシステムを活用することで、業務の標準化・自動化・可視化が進み、人的ミスや遅延を防ぐことが可能です。
MAJOR FLOW製品なら、柔軟な設定と豊富な機能で、貴社の人事業務改革を力強くサポートします。

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ワークフローシステムご検討される際のポイントにつきましてはこちらをご覧ください。