低価格で導入できるワークフローシステムとは？費用相場やメリットなどをわかりやすく解説

ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率を大幅に向上させる手段として、多くの企業で検討されています。しかし、実際に導入する際には、その費用や相場についての理解が不可欠です。

この記事では、通常のワークフローシステムの導入にかかる費用や相場や、低価格で導入できるワークフローシステムのメリットについて詳しく解説していきます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、企業内で行われる業務プロセスを自動化・効率化するためのソフトウェアです。このシステムを導入することで、書類の回覧や承認などの手続きをデジタル化し、業務のスピードを向上させるだけでなく、ヒューマンエラーを減少させることが可能です。システムの導入が業務全体の効率化に大きく役立ち、社内のITインフラをさらに強化する役割を果たします。

ワークフローシステムの導入に必要な費用と費用相場

ワークフローシステムを導入する際には、初期費用、ランニングコスト、そして追加オプションの費用など、さまざまなコストが発生します。

必要な費用

• 初期費用：ワークフローシステムを導入する際の初期費用には、システムのインストールや設定、企業のニーズに合わせたカスタマイズ、さらには導入時のトレーニング費用が含まれます。これらの費用は、システムの複雑さやカスタマイズの内容によって変動します。
• ランニングコスト：システムの運用には、毎月または毎年のランニングコストが必要です。この費用には、ソフトウェアのライセンス料、サーバーの維持管理費、そしてサポート費用が含まれ、システムの継続的な運用を支えます。
• 追加オプションの費用：システムの機能を拡張するために、追加オプションの費用が発生することがあります。たとえば、モバイル対応機能や他のシステムとの連携機能など、企業の特定のニーズに応じた機能を追加する際には、これらに対応する費用が必要となります。

費用相場

ワークフローシステムの費用は、クラウド型とパッケージ型で大きく異なります。企業の規模や業務内容に応じて、適切な選択を行うことが重要です。特に初期費用とランニングコストのバランスを考慮し、企業の予算に合った最適なプランを選定する必要があります。

クラウド型

クラウド型のワークフローシステムは、月額または年額のサブスクリプションモデルで提供されることが一般的です。初期費用が低く、必要なときに必要なだけ利用できる点がメリットです。価格帯は、月額数千円から数万円程度が一般的ですが、機能や利用者数によって変動します。

パッケージ型

パッケージ型は、ソフトウェアを一括購入し、社内サーバーで運用する形式です。初期費用が高めである一方、長期的に見るとクラウド型よりもコストを抑えることができる場合があります。一般的な価格帯は、数十万円から数百万円と幅広く、企業の規模や導入する機能により異なります。

低価格なワークフローシステムのメリット

低価格なワークフローシステムは、多機能でありながら導入コストを抑えられる点が最大の魅力です。以下に、低価格なワークフローシステムがもたらす具体的なメリットをいくつかご紹介します。

初期費用と運用コストの削減

低価格なワークフローシステムは、初期投資を抑えられる点が大きなメリットです。導入時のハードルが低く、手軽に利用を開始できます。無料ツールや月額制のシステムも多く提供されており、企業の規模やニーズに応じた柔軟な選択が可能です。 さらに、クラウド型のワークフローシステムでは、サーバーの管理やセキュリティ対策が提供元によって行われるため、企業側での管理負担が軽減されます。これにより、システム運用のためのコストを抑えながら、最新のセキュリティ技術により安心して業務を進めることができます。

導入の容易さ

低価格なワークフローシステムの多くは、クラウド上で提供されているため、自社でサーバーを構築したり、専用のハードウェアを用意したりする必要がありません。そのため、ITインフラが整っていない企業でもスムーズに導入できる点が利点です。さらに、システムの導入プロセスが簡素化されているため、短期間でシステムを立ち上げ、運用を開始することができます。

機能の拡張性

低価格のワークフローシステムは、基本機能をベースに提供されることが多く、自社のニーズに合わせて機能を追加することが可能です。これにより、無駄な機能にコストをかけることなく、必要な機能だけを導入することができます。例えば、初めは基本的な承認フローの機能を導入し、後から必要に応じてモバイル対応や他システムとの連携機能を追加することで、柔軟な運用が可能です。

低価格で導入できるワークフロー「MAJOR FLOW」とは

「MAJOR FLOW」は、25年以上の実績とノウハウを持つ、パナソニックグループが提供するワークフローシステムです。低価格ながらも多機能を備え、企業の業務効率化を強力にサポートします。日本の商習慣に適した機能を搭載しており、幅広い業界や業種で利用されています。

豊富な機能

MAJOR FLOWは、直感的な操作で簡単にフォームを作成でき、最短15分で運用を開始することができます。さらに、申請内容を一覧で表示・絞り込み・検索ができ、結果をエクセルに出力してデータを二次活用することも可能です。

柔軟な対応

各企業の複雑な決裁規定にも対応できるワークフローエンジンを備え、日本の商習慣に合った「根回し」や「合議」の機能も搭載しています。

多彩なシステム連携

グループウェアや文書管理システムとの連携が可能であり、APIも多数用意されています。これにより、他の業務システムとスムーズに統合することができ、データの一元管理や業務の自動化が実現します。

複数会社対応

MAJOR FLOWは、1つの環境を複数のグループ会社で共有して運用することができ、マスタデータを統一することで、コストを削減しつつ運用が可能です。 MAJOR FLOWは、全機能を無料でご利用いただけるトライアルを提供しております。電話サポートも充実しており、ご納得のいくまでサポートいたしますので、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率化に大きなメリットをもたらしますが、その費用や相場を正確に理解し、最適なシステムを選定することが不可欠です。

特に、クラウド型とパッケージ型のどちらを選ぶかは、企業の規模や業務内容に応じて慎重に判断する必要があります。また、システム選定の際には、自社の承認フローに対応できるか、必要な機能が備わっているか、既存システムとの連携が可能か、そして使いやすさについても十分に検討しましょう。

自社のニーズに合ったワークフローシステムを導入し、業務の効率化を実現してください。