紙の時代を終わらせ、新しい決裁システムへ
既存システムを活かしたコンパクト導入に成功

授業の質の向上、生徒・学生の学びやすさ、働きやすい職場作りなど、ICT化を通して様々な取り組みを行われてきた桃山学院様ですが、稟議など一部の業務には電子化の遅れがあり、課題となっていました。

これを解決したのがMAJOR FLOW Z CLOUD（以下MAJOR FLOW Zと表記）の導入です。同法人・情報支援室で導入を推進された佐々木さやか氏、大西健太氏のお二人に詳しくお話を伺いました。

テレワークの推進にともない
紙文化の課題解決に着手

稟議書などの書類は、大阪府内の3つのキャンパス、中学校・高等学校と多拠点で回しています。佐々木氏は、以前の状況を次のように振り返っています。
「稟議の起案者は紙の稟議書に必要事項を記入し、参考資料と併せて次の決裁者へと届けていました。しかし、担当者が多忙だとすぐに机の上に稟議書が積まれた状態になってしまいます。状況確認は電話などで行うしかありません。拠点をまたがるやり取りが必要な場合には学内の連絡便を使っていましたが、往復の時間なども加えるとさらに日数を要します。効率が悪いことは明らかでしたが、昔ながらの手法を重んじる学内の文化があり、なかなか刷新に踏み切れませんでした」。

それでも状況を変えようと動きだした背景には、コロナ禍があったといいます。
「当時はテレワークを推進していましたが、やはり電子化されていなかった業務は滞りました。せっかくテレワーク環境を整えたのに、人によっては稟議書に押印するために出勤が必要になってしまって。それで一気に取り組みを進めることになりました」（佐々木氏）。

MAJOR FLOW Zで電子化した稟議書・申請書は、総務、人事、財務や情報支援に関連する業務を中心に、多岐に渡るものになりました。具体的には、休職届、慶弔届、物品の貸出申請、ネットワーク変更届、備品調達届、予備費の申請書などで、教職員を中心に500名弱が利用しています。

「導入当初は、現状調査の結果を踏まえつつ、総務課がどのような稟議書・申請書をシステムに反映させるかを決めていました。現在は所管からの要望も受け付けています。とはいえある程度の統制は必要ですので、各所管と連携して運用しています」（大西氏）。

「承認ルートが特殊だったり、例外的なフローを必要とするものなどを除き、当初目標としていた稟議書・申請書は概ね電子化できたと考えてよいのではないでしょうか」（佐々木氏）。

不安があったからこそ、無駄なく
失敗しない導入をを心掛けた

スピードアップと可視化に成功
今何をすべきかが一目瞭然に

ひとまず導入は一段落
これからさらなる成長を

今後の展望について、佐々木氏に伺いました。
「導入が一段落した今、やってみたいことも増えてきました。Googleなど他システムとの連携、チャット連携にも興味があります」。

学校法人という制約があるため、要件も独自かつ複雑です。このような中で、パナソニック ネットソリューションズはじめ、導入パートナーの丁寧な支援もご評価いただいています。

「電子化できてよかった！というフェーズが終わり、新システムをどう成長させていくか考えるフェーズに入ったと感じています。今後もシステムを発展させて、よりよい環境作りに活かしたいです」（佐々木氏）。