人事総務や経費精算の様々な申請書を電子化し、
内部統制＆セキュリティの 強化業務効率も大幅にアップ！

群馬県下におけるJAのシステム開発維持管理を行っているJA群馬電算センター様。最初に総務運用部の部長である池田成人氏と、同部署の次長･吉澤克幸氏に『MajorFlow』の導入の経緯についてお伺いしました。

時代が情報化社会へ移り変わるなか、弊社でもコンプライアンスや内部統制の徹底、さらには情報セキュリティの強化を高めるという意味でも、紙ベースの業務を電子ワークフローへ移行することが必要と感じました（池田氏）。

それに、紙ベースでやり取りを行っていた頃は、集計やチェックに時間を要していました。例えば、旅費の伝票ひとつにしても、1ヶ月で約300枚ほどの量になります。これまでは伝票を集計するだけで2日〜3日掛かり、その後、総務運用部で1枚ずつチェックしていましたから、かなりの労力となっていました（吉澤氏）。

群馬県下のJAのシステムを預かる立場上、業務の効率化はもちろん、コンプライアンスや内部統制の徹底等は必須だと思いますが、その社会的責任を果たす意味でも『MajorFlow』導入は一役買っているようです。その他、『MajorFlow』導入のメリットを経済情報部・次長の大工原哲樹氏は次のように続けます。

『MajorFlow』を導入して頂いて、特に使いやすかった点などはありましたか？ やはり『desknet’s』とシングルサインオンで連携できる点が便利でしたね。『desknet’s』は元々グループウェアとして導入していた事もあり、『MajorFlow』とうまく連携できないと効率化にはなりませんから（大工原氏）。

申請した内容を、我々が使用するデータベースへ取り込める「転記」の機能は重宝してますね。例えば申請書など、一般的にワークフローソフトで承認された情報は取り出す事ができなかったり、あるいはCSVファイルへ変換してからでないとデータベースに取込めないんです。しかし、『MajorFlow』の場合は、直接データベースへ取込むことができ、こちらのデータベース内で利用できるのは、運用上ありがたいですね（吉澤氏）。

総務運用部では、ワークフローソフトの製品選定にあたり、いくつかの製品を比較しました。実際にデモを見たりもしましたので、ワークフローソフトの運用のイメージはつかんでいましたので、不安はありませんでした。しかし、一般ユーザは初めてのワークフローソフトの運用なので、導入にあたり、運用が軌道に乗るまで、サポートが大変ではないかという不安はありました。（吉澤氏）

導入にあたっては、社内研修を行ったのですが、１回の研修で、ほぼ問題なく運用できるようになりました。元々、『MajorFlow』が使い易かったこともあり、スムーズに稼動できたのだと思います。（吉田氏）