約70種類の申請書を利用し処理件数は、
年間１万７千件。身体の一部として稼働中。

「ワークフローの導入により、システムとシステムの間で“人間がつないでいる部分”を見える化し、効率化できるのではないかという期待がありました」（鳴釜氏）。

内部統制が課題でありシステムは『簡単であること』を第一条件

一方、システム化の割にペーパーレス化が遅れているという課題もありました。

情報システム部でも、マスター登録の申請業務でFAXなどに大量の紙を使っていたのです。

こうしたことから、情報システム部が主体となり、ワークフロー導入に取り組むことにしたのは2008年のこと。「ERPシステムなどに付属しているワークフローでなく、中立的で、ワークフローの機能に特化した製品に絞り、選定を進めました」と、鳴釜氏は当時を振り返ります。候補となった製品は20項目で評価を実施。

選定に携わった情報システム部課長の森山徹也氏は「ワークフローの専任者を設ける予定がなかったこともあり『簡単であること』が第一条件でした。豊富な機能を有するワークフローもありましたが、調べてみると、構築時に相当な開発を必要とするものも多かったのです。

その他、将来的に会計連携がスムーズにできるかどうか、システム管理上の利便性やユーザーの使い勝手、そして価格ですね。これらを総合的にみて、MajorFlowに決めまし た」と選定のポイントを明かします。

柔軟性や成長性を評価するため、バージョンアップの頻度や今後の予定も確認したそうです。こうして2008年の終わり、J-オイルミルズはMajorFlowを 導入し、まずサンプルとして情報システム部内の交通費申請フローをスタート。

そして、2009年に入り、情報システム部が受け付けるユーザー申請、アカウント申請、マスタ登録申請など、各種フロー申請業務を一気に立ち上げていったのです。

入念なディスカッションで業務にぴったりなシステム

写真左より情報システム部　鳴釜良夫部長、大国祐子氏、森山徹也課長

構築作業について、森山氏は「申請画面の設計は思った以上に簡単でした。MajorFlowは特別な経験やスキルを問わない簡単な操作性を実現していると思います」と話します。
現在、MajorFlowの運用を担当する情報システム部の大国祐子氏も「確かに使い勝手は良いですね。

一度説明を聞けば、申請画面をすぐに作ることができました。今は、新しいものが必要になる度にどんどん作っています」と、その操作性を高く評価。一方、ワークフロー導入にあたっては、ユーザーとなる社員への意識浸透が不可欠。J-オイルミルズでは社内でワークフローの概念から説明し、理解を求めました。
「印鑑・捺印へのこだわりも根強かったですし、ルールそのものがあいまいな部分もありました。ルールがないのにワークフローを導入するのは おかしいでしょう？ですから、部内の規定に基づいて申請を受け付けるよう改めてルールを整備しましたね。監査部や業務部にも、ルールの有無や考え方、例えば印鑑がなくても上長の許可として認めてよいか、などを確認して決めていきました」と、鳴釜氏はワークフロー導入に際する基盤整備の必要性を強調します。
さらに、同じように問題意識を持つ部署と連携することで、浸透を加速。こうして導入から3～4ヶ月をかけ、徐々に仕組みが浸透していくと、社内に変化が生まれたといいます。

「監査部から、与信の仕組みにMajorFlowを使いたいと相談を受けたのです。スピード、正確性が評価されたのだと思います」と鳴釜氏。
自主的、能動的に活用する動きが出てきたことで、MajorFlowはさらに浸透していきました。効率化、コストダウンの効果もはっきりと現れ ました。年間1万件もの申請作業が導入後大きく効率化され、年間1000万円の削減効果につながったのです。「その他、監査時の資料提出もとても速くなりましたし、FAXの通信費なども含めれば、もっとプラスの効果が出ているはずです」と、大国氏はさまざまな業務の効率化につながったMajorFlowの導入効果の大きさを説明します。
現在は、約70種類の申請書を利用しており、処理件数は年間1万7千件にものぼります。鳴釜氏は「もし今MajorFlowが止まってしまったら、逆に困るくらい既に身体の一部ですよね」と、J-オイルミルズにおけるMajorFlowの浸透ぶりを表現してくれました。

今後の展望は、 ワークフローと他システムとの自動連携

場所・時間・要件を問わず、フレキシブルに仕事を処理しなければならない時代。「このような時代のビジネスをワークフローのモバイル化によるスピードアップなどでサポートしたいですね」と、鳴釜氏は今後の展望を語ります。

もうひとつ、鳴釜氏が見据えているのは、人の手によるプロセスの電子化。「システム同士をつなぐ手続きや業務には、人に頼っているプロセスがまだまだあります。

今後は、これらの電子化が必要とされ、効果を生むことにもなるでしょうね」（鳴釜氏）。

最後に森山氏は「今後の志向として、ワークフローと社内の他システムとの自動連携があります。そこでぜひMajorFlowの申請時の申請項目のチェック機能の強化をお願いしたいですね。そうすると記入内容のチェックを強化し、入力ミスや入力漏れを防ぐことで他システムとの連携性が向上し、こうした連携に関する検討もより進めやすくなります。パナソニックNETSは、SEも営業もフットワークが軽く、よく対応していただいているので今後も期待しています」とその期待を語ってくれました。（取材は2011年9月21日）