建設業界ならではの課題を解決！
フローの自由度で選ばれた MajorFlow

各部署の入力作業の負担を軽減し、現金の管理を極力減らしたい

改善点として注目したのは、経費精算についてです。それまで、社員が紙の申請書や領収書を提出し、それを各部署の事務担当者が会計システムに入力するという流れで行われてきました。しかし、締日前などに業務が集中するため作業負担が大きく、改善項目にあげられていました。

また、小口現金の精算も拠点単位で行っており、領収書や現金を各部署が管理しているという状態でした。これはいち早く改善したい点の一つでした。

ワークフロー導入に際して複数の製品を検討したという市川工務店様でしたが、いずれの製品でも「やりたいこと」が実現しなかったとのこと。そうした中、要件に応えることのできる製品として浮上したのがMajorFlowです。

自由度の高いワークフロー機能と高いカスタマイズ性、経理業務をサポートする数々の機能が評価され、導入決定となりました。

建設業は「現場主義」画一的なワークフローでは対応できない

建設業界独特の課題として、工事ごとに現場が多数ある点があげられます。そして、一つの工事が終わればまた別の現場で、担当者は工事にあたります。工程も何段階にもわたります。現場の数が多いことに加え、「働く期間」「働く人やチーム」「必要なモノ」などが流動的に変化するのです。

ワークフロー導入に際しても、こうした特性を踏まえなければならず、例えば一般的なパッケージ製品のように、組織変更が年に一回、組織のメンバーがほぼ固定であることを想定したものでは簡単には対応できません。このため、製品選定時は「フローの柔軟性」が極めて重要視されました。担当する工事が変わり承認者が変わった際、情報システム担当者がこれに合わせ一つひとつフロー変更の設定を行っていては、とても業務のスピードに追いつけません。度重なる変更を滞りなく行うためにも、エンドユーザが自分で必要な時にフローを変更できることは、欠かせない条件でした。

MajorFlowはフローの自由度が高く、わかりやすいインターフェースでエンドユーザである社員が自在に変更することが可能です。

これにより、情報システム管理者は組織改編に合わせたマスタデータの管理のみを行い、日常業務で必要となるフローの変更はエンドユーザが自分で行うという住み分けが実現したのです。

経費精算のフロー改善事務担当者の作業が激減

ワークフロー導入による業務改善の要となったのは経費精算業務です。MajorFlow導入後は、社員が直接Webブラウザに申請内容を入力し、そのデータが本社の経理課に送信されるようになりました。これにより、拠点の事務担当者の作業負担の大幅軽減が実現。さらに、システム化に伴いルールを見直したことで、小口現金の精算業務もなくすことができました。

経理課担当課長の森川氏は、「申請からファームバンキングへのデータ送信まで、スムーズに作業が進むようになりました」と現状を語られています。

また、総務部担当部長の久留宮氏は申請書についてのこだわりを以下のように語られました。「直感的にわかりやすいインターフェースが必要でした。導入時にはキーマン向けの研修を行い、キーマンから各ユーザに操作方法の説明を行いましたが、導入後、入力方法についてのユーザからの問い合わせはあまりありませんでした。

また、出張旅費の精算に関してはあらかじめ勘定科目を設定していますので、ユーザが意識する必要はありません。こうした要望はほとんど標準機能で実現できました」。

他システムとのスムーズな連携リアルタイムのデータ分析

MajorFlowは様々な業務システムとの高い連携性を誇ります。今回のシステム刷新にあたっても、建設系システムとの柔軟な連携が実現しました。工事のマスタDBとMajorFlowの連携により、ERPに入力されたデータがリアルタイムでワークフローの項目一覧に反映されるようになりました。経費精算に必要な工事の情報も、更新を待つことなくタイムリーに閲覧できるようになったのです。

「例えば、ある工事の費用負担先を一覧から選択し入力する際、着工中の工事のデータのみをMajorFlowの一覧に表示するといったことが可能になりました。分かりやすく、入力ミス防止にも役立っています」（久留宮氏）。また、出力したデータをBIなどで活用することも容易になりました。

現在、総務部を中心にMajorFlowを活用されている同社。総務課担当課長の早川氏は、「ワークフローで効率化できる業務は社内にまだまだあると見ています。

今後は、様々な分野に活用を広げていきたいと考えています」と、今後の展望を語られました。