報告書の作成・活用をラクにする！
紙の課題を解決するワークフロー活用術

報告書とは？

報告書とは「業務で発生した事象の経緯や成果、課題や今後の対策などの概要について、客観的かつ整理された形で相手に報告するための書類」です。
書類の目的は「相手に正確な情報を提供し、判断材料としてもらうこと」にあり、提出先は社内の上司、関連部門、人事・品質管理、場合によっては社外の取引先まで相手は多様で、報告書が使われる場面も下記のようにさまざまです。

主な利用シーン

・事故・トラブルに関する報告
・プロジェクトの進捗をお客様に報告
・調査・分析結果の報告
・出張や研修の参加報告
・不正防止や改善提案の報告

報告書の記載事項

上記の通り、業種や部門などにかかわらず、ビジネスのさまざまな場面で「報告書」は登場します。
しかし、利用される場面は違えど、「客観的に事実を相手に伝える」という目的は同じであるため、記載内容は主に下記の内容で構成されます。

主な記載内容

・何に関する報告か？その主題
・報告書を提出する背景・目的
・実施内容や状況、
・結果・事実
・必要に応じて結果に対する自信の考え（考察や原因分析）
・今後の対策
・まとめや結論

上記の内容を端的かつ客観的にまとめることで、報告書の読み手の意思決定の材料となり、次のアクションにつながります。

なお、繰り返しになりますが、報告書は「事実を相手に伝えるための書類」です。
ですので、上記の内容は下記を意識することで、より相手に伝わりやすい文章となりますので、
是非、ポイントをおさえておきましょう。

作成のポイント

・主題は報告の目的を明確にする
・経緯は活動や実施内容を時系列に通りに並べる
・成果や事実は定量なデータがあれば数値で報告する
・課題や原因は包み隠さず正直かつ正確・明確に記載する
・対策や対応は課題解決に対する理由も述べる
・結論は感情的にならないように客観的にまとめる

上記をおさえることで品質を確保し、相手に内容が伝わりやすい報告書に仕上げやすくなります。

報告書にまつわるよくある課題やリスク

このように、あらゆる場面で利用される報告書ですが、従来のようにペーパーで運用している場合、
実は課題が数多く潜んでおり、トラブルにつながることがしばしば見受けられます。このコラムを読んでいただいている皆様も、下記のようなことで困ったという経験があるのではないでしょうか？

遅延のリスク

直属の上司が不在の時、またはレポートラインの上席者の勤務地が別拠点の場合など、報告書はスピードが命であるにもかかわらず、滞留が発生してしまい、結果として、対応までのスピードにも影響が及んでしまうことがある。

紛失や破損のリスク

正しくファイリングしていたつもりでも、数が多くなってくると埋もれてしまい、中には紛失してしまうことも。特に郵送を伴う場合は、その途中、どこにあるのか分からなくなってしまい、その途中で紛失してしまうという事例はよく耳にします。

コストに関する課題

紙自体の費用、郵送費、保管スペースの倉庫代など、保管には想像以上にコストがかかります。
さらに保存年数が長ければそれだけ膨大な紙を保管することになり、廃棄時にも必要書類と廃棄書類の分別などの時間や人件費など、目に見えない隠れたコストも問題になります。

書類の検索に関する課題

素早く検索するためにファイリングなどの工夫を凝らしたり、時間を費やしても数が多くなってくると、どうしても任意の書類を探すのに時間がかかり、必要な時に取り出すことができず、業務が遅延してしまいます。特に遠隔地に倉庫を借りている場合などはこの影響が大きくなりがちです。

分析に関する課題

部署や人ごとにフォーマットを編集して異なる書式のものを利用している場合、過去の報告書から傾向や対策を分析しようとする際、書式の統一からはじめる必要があり、データを素早く抽出して作業に取り組むことができないことがあります。

リモートワークに不向き

書類の提出や閲覧・承認のために、書類がある事務所に移動する必要があり、働き方改革の一環などでテレワーク制度を導入しても、書類の処理のために出社する必要があり、場合によってはそのためだけに出社しなければならない、、、というケースもよくあります。

コンプライアンスのリスク

いつ、だれが確認・承認したのかという記録が残りにくく、上記のように紛失や改ざんなどの可能性もあるため、コンプライアンス上のリスクとなる場合があります。

如何でしょうか？これまでの経験から、いくつか心当たりがあるものがあったのではないでしょうか？
一見、問題なく運用できているように見えてもこれらのようなリスクが潜んでいたり、また、運用を
円滑にするために、総務の方が陰で細かくファイリング等を行なっていたりと、見えない工数がかかっているということをご認識頂けたのではないでしょうか？

では、これらの課題やリスクはどうすれば解決できるのか？次の章でご説明させていただきます。

報告書の課題やリスクの解決策とは？

報告書にまつわる課題やリスクの解決策、先に結論を述べると、文書管理システムやワークフローシステムを利用したペーパーレス化になります。

前章で上げさせていただいた課題はみんな紙の存在が原因の根本にあります。ですので、その紙を失くしてしまえば、紛失や破損の心配がなくなり、保管や検索に必要だった時間も大幅に短縮できるようになります。

なお、「書類の保存を改善する」という一点にフォーカスする場合はそのための専用システムである文書管理システムがオススメですが、「紙だけでなく業務全体を改善する」ことを検討される場合にはワークフローシステムの方がオススメです。その理由はワークフローシステムは書類の管理・検索だけでなく、その前段階である、報告（起票）から紙の移動などを含め、そのプロセス全体の改善を図れる点にあります。

さて、ここでいきなり登場した「ワークフローシステム」という言葉に馴染みが薄い方も
いらっしゃると思いますので、ワークフローシステムについて簡単にご説明させていただきます。

ワークフローシステムとは、業務の申請や承認、決裁といった一連のプロセスをデジタル化し、
効率化を図るためのツールです。従来、紙ベースやメールなどを利用して行われていた申請から承認までの手続きを、システムで一元管理することで、時間とコストを削減し、業務の可視性を高められます。特にバックオフィス業務での利便性が高く、総務や人事、経理部門の業務において導入が進んでおり、社員の休暇申請や経費精算、契約書の決裁の他、今回のテーマである報告書や日報なでも活用されています。

ワークフローシステムがどのようなものか、イメージをつかんでいただけたと思いますので、
実際に報告書をワークフローシステムで運用するとどのような課題解決を実現できるのか？
先ほどのリスクと照らし合わせて具体的にみてみましょう。

報告のスピードアップ

レポートラインの上席者が別の勤務地で勤務をしている場合でも瞬時に報告書が届くので紙と比べて圧倒的にスピードアップが図れます。また、紙の場合では一人一人順番に回覧板のように回していく必要がありましたが、ワークフローシステムでは合議や並列といったフローを組むことで複数名に同時に書類を回すことも可能です。さらに、何かの理由で見落としていたりした場合、一定期間、処理が滞ると自動定期にアラートを警告するようなこともできます。

紛失の可能性が皆無に

紙の場合、デスクが散らかっていてその中に報告書が埋もれてしまう、、、ということは論外ですが、郵送を伴うような場合、手元を離れて相手に届くまでは状況がわからなくなってしまったり、受取ミスで紛失してしまうような危険がありましたが、システムすることで、報告書を紛失してしまう危険性がゼロになり、さらにいま、どこまで報告が進んでいるのか？その状況を見える化できます。

人件費も含めて大きくコストダウンに貢献

コストや費用のことを考えると、システムの導入には費用がかかるので、運用が回っているので、そのままでいいのでは？と考えられがちですが、そんなことがありません。紙や郵送費、保管費だけでなく、保管に関する費用や報告書の作成、提出などに関する作業時間も人件費として算出すると、時間の短縮が大きくコストダウンに寄与します。

もちろん、用途が限定的であればシステム化するメリットが少ない場合もありますが、事前に利用計画をしっかり立て、システムを使いこなすことで、大半の場合はコスト削減につながるはずです。

必要な報告書をすぐに見られる

検索に関してはコンピュータが一番得意とする分野ですので、圧倒的に検索スピードが向上することは簡単にご理解いただけると思います。システム化のメリットとしてはそのスピードに加え、紙の場合は貸倉庫に預けていた場合は引き取りにいかなければならないこともありますが、全てのデータがデータベースに格納されますので、そのような時間も短縮できることも忘れてはならないポイントです。

素早く検索するためにファイリングなどの工夫を凝らしたり、時間を費やしても数が多くなってくると、どうしても任意の書類を探すのに時間がかかり、必要な時に取り出すことができず、業務が遅延してしまいます。特に遠隔地に倉庫を借りている場合などはこの影響が大きくなりがちです。

データをすぐに活用できる

紙の報告書のように最初にデータする手間がなく、かつ共通のフォーマットを利用することで分析の素材としてすぐ利用できるデータが瞬時に取り出せます。

いつでもどこでも書類が見れる

クラウドサービスのシステムを利用、または社外からネットワークにアクセスできる仕組みがあれば、
自宅や外出先から、いつでも、どこからでも見たい時に書類がみられるようになるので、リモートワークとの相性は抜群です。また、クレーム報告のように、対応にスピードが求められる報告書についても、最短で報告が行えるようになることもポイントです。

証跡や記録が明確に残る

誰がいつ、どのような内容のことを報告したのか？また、その内容を誰が確認・承認したのか？
記録が明確になります。また、紙やExcelと異なり、後から記入内容をこっそり改ざんすることができないこともコンプライアンスの向上に寄与します。

このように、課題解決を一つ一つ見てみると、ワークフローシステムで報告書の運用がいかに便利になるのか？イメージいただけたのではないでしょうか？

「MAJOR FLOW」で実現する報告書改革

MAJOR FLOWは発売から25年以上、多様な業種で採用されてきた、パナソニックグループが提供するワークフローシステムです。豊富な標準機能と柔軟なワークフローエンジンにより、作成・提出・確認・管理・共有の一連を強力に支援します。

ノーコードでお客様が簡単に思い通りの申請書を作成するツールが特徴で、それを利用することで
小売業のお客様では売上報告やクレーム報告、サービス業のお客様では営業日報など、多種多様なお客様から様々な報告書でもご活用いただいた実績がございます。

どれだけ簡単に報告書が作成できるのか？無償で1か月試せるトライアルなども用意しておりますで、少し試してみたいと思われた場合にはお気軽におためしください。

導入事例のご紹介

小売業（アパレル、約200名、20店舗）の場合

導入前の課題

①各店舗が売上状況を毎日決まった時間に1日4回、メールにExcelを添付して報告。受け取った本部の担当者は内容を整理し集計用のファイルに反映するのに1件当たり約3分の時間を費やしていた。

＜作業時間＞
20店舗×4回×3分⇒毎日240分（4時間）の集計作業が発生。

②決まった時間に一斉にメールが届くため、提出漏れに気づくのに時間がかかったり、埋もれや紛失により確認・再提出の手配行うことに手間がかかっていた。

＜作業時間＞
提出状況チェック：5分×4回⇒20分

③店舗側で報告書のフォーマットを独自に編集されるケースが多く、はじめは編集しないように
アナウンスしていたが、なかなかなくならず、本部の担当者は所定の形式に報告書を修正しており、
作業が手間なだけでなく、報告書を編集することがコンプライアンス上、好ましくないと感じていた。

導入効果

①受取・開封・転記の手間がなくなり、集計に必要な下準備の作業が不要になった。

＜作業時間＞
240分⇒0分

②埋もれや紛失の恐れがなくなり、報告書の提出状況が明確になり、確認に必要な時間を短縮。

＜作業時間＞
5分⇒3分

③フォーマットが固定されるため、無駄な編集作業が不要になった。また、必須項目の自動チェック機能により、記入漏れなどのケアレスミスによる差戻しもなくなり、素早く正確に集計作業に取り掛かれるようになった。

④報告する側もテンプレートや過去の申請内容のコピーなどを利用することで
報告書の作成時間を平均10分から5分に短縮することに成功。計算ミスや記入漏れもなくなり、書類の精度が向上して差戻し・再申請が激減した。

まとめ

「伝わる報告」を、止めない業務に
報告の本質は、「読み手の意思決定を助けること」。そのために目的と結論を先に示し、経緯・成果・課題・対策を具体に並べ、根拠データで支えます。これをワークフローシステムで仕組み化すれば、これまでご説明させていただいた内容は上記の事例に代表されるように、作業は短く、管理は堅牢に、共有はスムーズになります。

運用が回っていると、なかなか見えない課題に気が付かないものです。
ですので一度どのように業務が変わるのか？試すことで実感されることが多いので、是非、トライアルなどでお試しいただくことをオススメします。

報告書というどの企業でも利用されているものに潜む見えない課題。
それらの解決にこの記事が少しでお役にたてば幸いです。