ワークフローシステムと他システム連携のメリットと導入ポイント

ワークフローは単体でも有効、しかし、”連携”で真価を発揮

現代の企業において、業務の効率化やペーパーレス化、内部統制の強化は重要な経営課題です。
これらを実現するために、多くの企業が導入しているのが「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムは、申請・承認の流れを電子化し、業務の透明性やスピードを向上させるツールです。

しかし、単体のシステムとしてだけでは、その効果は限定的です。実際の業務は複数のシステムやツールが連携して動いています。
そこで重要になるのが、「他システムとの連携」です。ワークフローシステムはさまざまなシステムとの連携を実現することで、業務の効率化はさらに加速し、社員の負担軽減や情報の一元管理などといったメリットが生まれます。

ワークフローと他システム連携のメリット

では、ワークフローシステムと他システムを連携することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか？代表的なものをいくつかピックアップしてご紹介いたします。

二重入力の排除と整合性の担保

ワークフローで申請した内容を人事システムや会計システムなどへ反映することで、転記や再入力をなくし、手戻りと入力ミスを削減することができ、データも最新な状態を保てるようなります。

承認スピードの向上とリードタイム短縮

チャットシステムやグループウェアなどと連携することで承認依頼の見逃しを防止。決裁までのリードタイム短縮が図れます。

内部統制・監査対応の強化

他システムで不足している承認機能を専門のワークフローシステムが補うことで内部統制の強化が図れます。

組織改編・人事異動への柔軟性

他システムとのマスタデータ連携により、組織変更などに伴うメンテナンスの負荷を削減。運用の安定性を維持します。

データ活用による経営判断の高度化

申請・支出データをBIシステムなどに連携することで、予実管理・可視化の精度が向上。経営に必要な意思決定に役立ちます。

代表的な連携システムとその効果

グループウェア

多くの企業では、日常的に使い慣れたグループウェアやポータルサイトから申請や承認を行いたいと考えています。ワークフローシステムとグループウェアを連携させると、ユーザーは普段使っているツール内で申請・承認を完結でき、操作性が向上します。

▼代表的なグループウェア製品
SharePoint、desknet’s NEO、サイボウズ ガルーンなど

文書管理システム

承認された資料や添付ファイルを文書管理システムに自動保存できる仕組みを導入すれば、情報の散逸や紛失を防ぎ、検索性も向上します。承認済みの資料のみを保管することで、必要な資料のみを整理・保管し、必要なときにすぐにアクセスできる体制を構築できます。

▼代表的な文書管理システム
invoiceAgent 文書管理など

チャットツール

チャットツールとワークフローシステムを連携させると、承認依頼や完了通知をリアルタイムで受け取ることができ、決裁のスピードが格段に向上します。これにより、承認待ちの時間を短縮し、迅速な意思決定を促進します。

▼代表的なチャットツール
Line、Microsoft Teamsなど

人事システム

新入社員の情報や組織変更の情報を自動的に反映させることで、組織変更に伴う手作業の手間を省き、情報の正確性を確保します。また、住所変更などの申請をワークフローで行い、その内容を人事システムに反映するようなことも可能です。

▼代表的な人事システム
人事奉行、カオナビ、COMPANYなど

会計システム

経費精算や請求書の支払い申請をワークフロー上で行い、そのデータを会計システムに自動連携させることで、経理作業の効率化とミスの削減を実現します。これにより、経理担当者の負担を軽減し、正確な会計処理を行えます。

▼代表的な会計システム
勘定奉行、PCA会計、オービック７、SAPなど

他システム連携が得意なワークフローの選び方

ここまで紹介させて頂きましたように、ワークフローシステムが他システムとの連携に効果的ですが、
全てのワークフローシステムが全てのシステムとの連携に対応しているわけではありません。

当然、システム毎に連携可能なシステムが異なります。
特に、最近主流のクラウドサービスではカスタマイズができないため、パッケージ製品のように
後から個別対応することは難しいです。「連携させたかったけど、実は連携できなかった・・・」といった失敗をしないために、下記のような項目を事前にチェックしておきましょう！

□ APIの充実度
□ 連携オプションの有無
□ 導入形態（クラウドサービス化、パッケージ製品化、その両対応か？）
□ 既存環境との親和性（連携実績）
□ サポート・ヘルプデスクの品質

「MAJOR FLOW」は単なるペーパーレスやガバナンス強化の仕組みではなく、「業務プロセスをデジタルでつなぐプラットフォーム」をコンセプトにしており、さまざまなシステムとの連携の仕組みを用意しており、連携実績も豊富です。

導入事例のご紹介

導入事例①：富士伊豆農業協同組合様

＜導入前の課題＞
●合併後のエリアは広範囲に及び、紙の申請書では稟議を回しきれない。
●決裁ルートが膨大かつ複雑で、申請者にとってわかりにくいものになっていた。
●組織が複雑で規模が大きいため、年度末のマスタ更新作業に不安があった。

＜導入後の効果＞
●MAJOR FLOWによる電子化で、紙の申請書による稟議をほぼ廃止。決裁までの時間短縮や輸送コスト削減に成功した。
●MAJOR FLOWで必要な書式を選べば、規定に則した承認ルートを自動でセット。誰でも使いやすいシステムが実現した。
●マスタの世代管理機能により、前年度の稟議を終了させなくても適切な年度切替が可能。システムをほぼ止めずに新年度へ更新できた。

導入事例②：PayPay銀行株式会社様

＜導入前の課題＞
●予算管理のシステム化が遅れ、判断スピードやガバナンス上の課題になっていた。
●予算管理と稟議の間でタイムラグが発生し、決裁までに齟齬が出ることが問題に。
●決裁権限が複雑で、起案のミスや戻しが大量に発生していた。

＜導入後の効果＞
●システム導入により人手を極力排した予算管理システムを構築。MAJOR FLOWは、予算実行（発注稟議）という重要な役割を果たすことに。
●MAJOR FLOWと予算管理システムをシームレスに連携。ほぼ リアルタイムでの更新により、常に正確なデータを参照できるようになった。
●決裁者の紐付けなどを完全自動化。起案者が自分で考えて申請する必要がなくなり、ミスや問い合わせが激減した。

まとめ

このように、ワークフローシステムと他システムの連携は、業務の効率化やコスト削減、情報の正確性向上に大きく寄与します。ただし、すべてのワークフローシステムが連携に対応しているわけではありません。連携を実現するためには、APIや連携インターフェースの有無、拡張性、導入後のサポート体制などをしっかりと確認することが重要です。

パナソニック ネットソリューションズ株式会社の「MAJOR FLOW」は、多彩なシステムとの連携実績を持ち、APIを活用した柔軟な連携を可能にしています。ワークフローシステム単体だけでなく、社内にある既存システムの活性化の一環としても、ぜひMAJOR FLOW」の連携機能を検討してみてください