経費精算とワークフローの一元化で業務効率化を実現！
MAJOR FLOWがもたらすメリットと導入事例」

はじめに

現代の企業は、働き方改革やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進により、業務の効率化とペーパーレス化を求められています。
特に、経理や総務部門においては、申請・承認業務の効率化は重要な課題です。これまで紙ベースや複数のシステムを併用していた業務フローは、
手作業やミスの原因となり、業務負担を増やしていました。

そこで注目されているのが、「ワークフローシステム」と「経費精算システム」の一元化です。
別のシステムとして導入を検討されることの多い両システムですが、どちらのシステムもその本質な紙をペーパーレス」して「無駄な業務の効率化」を図るというものです。過去には社内の情報システム部門が導入するシステムをまとめて検討・管理・運用されるケースが多かったので、合わせて検討されることも多くありましたが、最近では経理部が経費精算システムを、総務部がワークフローシステムを、といったように、現場を担当する部門が自部門の業務効率化を図るため、独自にシステムを検討・導入されるケースが増えており、同じようなシステムでありながらユーザは目的に合わせて使い分けを行うというような状況になりがちです。

したがって、これらのシステムを統合することで、申請・承認の効率化だけでなく。情報の一元管理やシステム連携による業務の最適化が期待できます。
本コラムでは、これらのシステムの役割とメリット、バラバラ導入のリスク、そして一元化による具体的な効果と、弊社の「MAJOR FLOW」がもたらす価値について詳しく解説します。

ワークフローシステムと経費精算システムのそれぞれの役割とメリット

ワークフローシステムの役割とメリット

ワークフローシステムは、申請・承認のプロセスを自動化し、業務の効率化と透明性を高めるためのツールです。例えば、稟議書や諸届、休暇申請など、多岐にわたる申請業務を一元管理し、承認フローを設定できます。

このシステムの最大のメリットは、複雑な決裁規定にも対応できる高機能なワークフローエンジンを備えている点です。たとえば、役職や部署ごとに異なる承認ルートや条件を設定し、申請者や承認者に自動通知を行うことが可能です。これにより、紙やメールでのやり取りに比べて、申請・承認の遅延やミスを大幅に削減できます。

また、検索機能に力を入れている製品も多く、申請履歴や承認状況を一元管理できるため、後からの確認や監査も容易です。これらの特徴により、業務の透明性確保による内部統制の強化やトレーサビリティが向上します。

経費精算システムの役割とメリット

経費精算システムは、社員が立替金や交通費、交際費などの経費を申請し、承認・精算を行うためのツールです。領収書の電子化やスマートフォンからの申請も可能で、紙ベースの申請に比べて大きな効率化が図れます。

このシステムの最大のメリットは、会計システムとの連携による経理処理の自動化です。
例えば、経費申請が承認されると、その申請内容から自動的に仕訳データが生成され、会計システムに取り込まれることで、経理処理がスムーズに進みます。これにより、経理担当者は仕分けや会計システムへの入力作業といった煩雑な作業から解放されます。

また、交通費や交際費の規程に基づいた自動計算や、領収書の電子保存、申請状況のリアルタイム把握も可能です。これらにより、経理担当者の負担を軽減し、申請者も迅速に精算を完了できるようになります。

バラバラ導入の落とし穴

多くの企業では、経費精算システムとワークフローシステムを別々に導入し、その運用に苦慮しているケースがあります。これにはいくつかの理由とともに、重大なリスクも潜んでいます。もう少し深堀して見てみましょう。

まずはユーザの利便性の低下です。異なるシステムを使い分けることで、操作の一貫性がなくなり、
社員の負担やストレスが増します。具体的には申請者は用途ごとにシステムを切り替えて申請を行う必要があり、承認者も用途に合わせて承認画面を切り替える必要がありますので、特に承認者がどちらかの承認を忘れてしまったため、滞りが発生し、業務スピードの遅延につながってしまった。。。ということがあります。

また、システム管理者のメンテナンスにも大きな影響が及びます。どちらのシステムもシステムの特性上、新入社員の入社や組織変更が生じた際には各種マスタや承認フローの設定が必要になります。同一システムを利用していれば、このメンテナンス作業は1回で済みますが、バラバラのシステムを利用している場合はそれぞれのシステムをメンテナンスしなければならないため作業が2倍になるだけでなく、システムごとにメンテナンス方法は異なりますので、システム毎のメンテナンス方法を覚えたり、調べたりすることも大きなストレスになりがちです。

さらにシステムにありがちな何かトラブルが発生した時につきましても、バラバラに利用している場合には問い合わせを行う前に原因の切り分け作業をする必要があり、問い合わせ先も異なりますが、同一システムであれば、切り分け作業を行う必要はなく、そのままサポートに問い合わせることができますので、トラブル解決までの時間にも差が出てきます。

統一システム導入のメリット

これらの課題を解決し、業務効率化を実現するためには、システムの一元化が有効です。以下に、その具体的なメリットを解説します。

ユーザの利便性向上

同一画面から複数の申請や承認を行えるため、操作の一貫性と簡便さが向上します。例えば、経費精算と稟議書の申請を同じインターフェースで行えるため、社員の操作負担が軽減され、申請ミスも減少します。

管理者の効率化

システムのメンテナンスやアップデート、トラブル対応を一つのプラットフォームで行えるため、管理負担が軽減されます。問い合わせ窓口も一本化され、サポート体制も強化されます。

申請・承認の連携と高度な規程対応

事前稟議の内容を参考文書として紐づけ、経費精算を行うといったような運用が可能になり、運用の幅が広がります。

データの活用・分析

全ての申請書のデータをまとめて出力することができますので、経費精算だけの分析や稟議書だけの分析に留まらず、全てのデータを出力してBIシステムなどと連携して総合的な分析にご活用いただくことで、幅広い経営戦略の画策に活用いただけます。

MAJOR FLOWの特徴と導入事例

MAJOR FLOWの特徴

弊社の「MAJOR FLOW」は、多彩な製品ラインナップと高い拡張性を誇るワークフローシステムです。
汎用のワークフローだけでなく、経費精算や勤怠管理システムもラインナップに含まれており、これらを一つのプラットフォーム上で操作・管理できます。

特に、基本機能の豊富さと操作性の高さに定評があり、ユーザは複数のシステムを行き来する必要がありません。さらに、高度なワークフローエンジンにより、複雑な規程や規則にも柔軟に対応可能です。

また、システム管理者向けには、組織変更や規程改定に伴うマスタやフローのメンテナンスも容易に行える仕組みを備えています。

導入事例のご紹介

導入事例①：株式会社ゲオホールディングス様

＜導入前の課題＞
●改正電子帳簿保存法、インボイス制度への対応を問題なく行いたい。
●多店舗かつユーザー数も多く、また、申請件数もかなりの数を見込む大規模システムの導入を成功させ、運用を軌道に乗せたい。
●独自の業務が多く、スクラッチの既存システムからパッケージに安易に移行することができない。

＜導入後の効果＞
●MAJOR FLOW 証憑保管など、法改正に即したパッケージで問題なく対応が行えた。
●豊富な基本機能を活用し、必要な部分について標準化を進めることができた。
●変えたくない独自業務はMAJOR FLOWにカスタマイズを加えることで残すことができた。
●工数の大幅削減に成功。経理部では約600時間の時間短縮が実現した。
●モバイル対応により、承認スピードがアップした。

導入事例②：星光PMC株式会社様

＜導入前の課題＞
●令和3年度改正電子帳簿保存法への対応のため証憑保管を期日前に開始したい
●ワークフロー、経費精算システムも合わせて導入し、DXを見据えた対応力のある基盤にしたい

＜導入後の効果＞
●証憑電子保管サービスにより、法対応を完了。多様な証憑に対応できる管理基盤が整う
●ワークフロー、証憑保管、経費精算をMAJORFLOWで統一し、親和性の高い連携を実現
●社内勉強会の開催、マニュアル等の用意により、混乱なく新体制へ移行

導入事例③：デジタルアーツ株式会社様

＜導入前の課題＞
●月締めの経費計算や申請の処理に2～3週間分の業務が発生。
●紙の申請書を提出するタイミングが取れず、手元に留めてしまう社員も多い。
●どこまで申請が進んでいるかが把握できず、支払い日もわからない。

＜導入後の効果＞
●旅費交通費の経路チェックや勘定奉行への入力作業が約3日／月程度にまで短縮。
●グループウェアのポータル画面に承認待ち件数が表示されることが、素早い承認につながった。iPadからの承認でさらにスピードアップ。
●システム化されたことにより、申請中案件の進捗が可視化された。締日も月2回に増やし、社員の利便性を向上。

まとめ

経費精算とワークフローのシステム導入は、企業の業務効率化と働き方改革において重要な施策です。
バラバラに導入した場合、システム間の連携不足や操作負担の増加、管理の煩雑さといったリスクが伴います。一方、システムを一元化することで、ユーザの利便性向上、管理者の負担軽減、申請・承認のスピードアップ、そしてシステム連携によるデータの一元管理と分析が可能となります。

弊社の「MAJOR FLOW」は、多彩な製品ラインナップと高い拡張性を持ち、複雑な規程や規則にも柔軟に対応できるため、多くの企業で導入実績を誇っています。実際の導入事例からも、その効果とメリットを実感いただけるはずです。

今後も、働き方改革やDX推進の一環として、システムの一元化を検討されることを強くおすすめします。業務の効率化と社員満足度の向上を実現し、競争力を高めていきましょう。