経理担当者がラクになる！
経費精算システムとクレジットカード連携のすすめ

経費精算のボトルネックは「入力」と「確認」

経費精算は、社員にとっては入力の手間、経理にとっては申請確認と証憑の突合など、何かと負担が大きい業務です。特に支払いにクレジットカードを利用している場合、通常の立替精算と比較して下記のような課題が付きまといます。

「請求書の内容を確認し、内容を思い出しながら転記するのが大変」
「私的利用が混ざっていた場合、精算がやり直しになる」
「カード明細と伝票の差異の有無を確認するのに時間がかかる」

こうした課題は、精算の件数に比例して従業員の負荷になります。
これらの負担を軽減するために注目されているのが、経費精算システムとクレジットカードの連携です。

AJOR FLOW 経費精算／支払依頼は、交通系ICカードや乗換案内との連携に加え、さまざまなクレジットカードとの連携に対応しているのでクレジットカードを利用した経費経費精算も驚くほど入力作業や確認作業などの手間やケアレスミスを削減することができます。
また、経費精算システムとクレジットカードを連携することで、請求内容と精算内容の突合が容易に行なえるようになり、不正利用や架空請求を抑止してコンプライアンスの強化も図れます。

しかし、経費精算システムとクレジットカードを連携させる際、事前に実際の運用をイメージしておかないと思わぬ落とし穴にはまってしまうことがありますので事前に情報を整理し、準備しておくことが効率化に成功するために重要です。

さて、ここからは、よくある課題とその解決策を具体的に見ていきましょう。

クレジットカード連携の落とし穴

課題①：複数まとめて購入すると請求データがまとめられてしまう…。

よくある課題の一つ目ですが、何か必要な備品を購入する際、日常生活と同じように複数のものまとめて購入し、クレジットカードで支払ってしまうと、それらの請求データは一つにまとめられてしまいます。

日常生活では全く問題ないことですが、企業の備品として購入した場合、購入した物によって
計上する勘定科目が異なるケースがあるため、このような状況を回避するには、異なる備品は
別々に支払いを行う必要があり、まとめて支払ってしまった場合には、後日経理担当者が
会計システムなどで振替伝票による修正するという手間が必要になります。

解決策①：請求データの分割機能

MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼は申請時に1件の明細を複数の明細に分解し、それぞれに異なる勘定科目や経費負担分部門などを設定できるので、まとめて支払いを行った場合でも経理担当者が修正作業を行う必要がございません。

課題②：業務に関係ない私費利用分も含まれていた…。

二つ目のよくある課題ですが、例えば出張でホテルに宿泊した際、部屋にある飲み物を飲んでしまい、
チェックアウトの時に宿泊料とまとめて請求され、クレジットカードで支払うということがあると思います。
しかし、多くの企業では旅費規程で宿泊費の精算は認めていても、飲み物の代金の精算までは認めていないと思います、このような場合もまとめて請求データが届いてしまうため、後日、出張者は私的利用分を返金し、経理担当者は返金分を振替伝票で修正することになってしまいます。

解決策②：私的利用分の差引き機能

MMAJOR FLOW 経費精算/支払依頼は、クレジットカードの請求データから私的利用分を差引いて精算する機能を搭載しています。
これにより、出張者が精算時に私用利用分を差し引いて、立替分のみの精算ができますので、経理担当者が修正作業を行う必要がございません。

課題③：必要なとき以外にはクレジットカードを利用させたくない

次のよくある課題は必要な時以外はクレジットカードを利用させたくないということです。
クレジットカードは便利ですが、どうしても不正利用の危険が付きまとうため、貸与する人を限定したり、上限金額を低く設定しがちです。そうすると、たまに出張するはクレジットカードを持っていないため仮払金で対応したりする手間が生じてしまったり、限度額が不足してしまった時も結局現金で建替えることになってしまい、クレジットカードのメリットを生かし切ることができません。

解決策③：法人プリペイドカード連携

MAJOR FLOWは法人プリペイドカード（Bizプリカ）との連携に対応しています。
通常のクレジットカードと違い、利用したい時に利用したい分だけチャージをできるので、不正な利用を防止できるだけでなく、出張先で限度額が不足した時にも素早くチャージできるので不足分を現金で補うような必要がなく、クレジットカードのメリットを最大限に活用することができます。

課題④：電子帳簿保存法への対応

2022年1月の電子帳簿保存法の改正で、電子データで受け取ったクレジットカードの利用明細は
電子データのまま保存しなくてはならなくなったため、電子データで受領した証憑類を保管する
仕組みを用意する必要があります。

解決策④：JIIMA認証取得の証憑保管サービス

MAJOR FLOWの製品ラインナップには公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を取得した証憑保管サービスを用意しています。同サービスと連携していただくことで、電子帳簿保存法の要件に適した形で安心・安全に受領した証憑類を保管していただけます。

▼電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧
（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会様のHP）
https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/

▼電子取引ソフト法的要件認証製品一覧
（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会様のHP）
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

MAJOR FLOWが選ばれる理由

上記の通り、経費精算システムとクレジットカードの連携にはいくつかの課題がありますが、
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼はこれらの課題を全てクリアするきめ細かいお助け機能が充実しているため、数ある経費精算システムと実際に比較していただき、利便性をご納得いただいた上で多くの企業に採用いただいています。

＜MAJOR FLOWのクレジットカード連携機能の特徴＞
●請求データの分割機能
●私的利用分の差引き機能
●法人プリペイドカード連携に対応
●電子帳簿保存法対応（JIIMA認証取得）

入力の“ムダ”をなくすことが、統制を強くする

経費精算は「正確さ」を求められるがゆえに、入力負担が大きくなりがちです。
経費精算システムとクレジットカードの連携することで、入力のムダを無くすだけでなく、内部統制を強くし、透明性を高め、監査対応を容易にすることにつながります。

MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼は、現場の負担軽減と経理の安心感を両立するプラットフォームです。
社内で活用できていないクレジットカードがある。または新たにクレジットカードの導入を検討しているのであれば、その活用方法の一つとして経費精算システムとの連携を検討してみてはいかがでしょうか？