電子稟議を成功させるためのポイントとは？
ワークフローシステムで紙とハンコの課題から解放！

稟議書の承認に時間がかかって困っていませんか？
紙の稟議書では、印刷・押印・回覧・保管といった手間が多く、承認者が不在になると承認が止まってしまうという課題があります。メールでの承認も一見便利ですが、こちらも「誰がいつ承認したのか」が分かりづらく、後から履歴をたどるのが難しいという課題があります。

こうした問題をまとめて解決するのが電子稟議を実現する「ワークフローシステム」です。

稟議書を電子化することで、承認フローを見える化だけでなく、意思決定のスピードが段違いに早くなり、業務全体の効率化につながります。

本記事では、電子稟議のよくある課題から、ワークフローシステムの概要、導入効果、選び方、そして、オススメしたい製品などについて分かりやすく紹介させていただきます。

何が非効率？ 紙の稟議の運用でよくある課題とは

紙とハンコを利用した稟議書に慣れていると、一見、業務が回っているので問題ないように思ってしまいがちですが、実はその中には数多くのリスクや非効率が潜んでおり、下記がそれらの代表的なものです。

手間と時間に関する非効率

印刷・押印・回覧・ファイリングなど、事務作業が多く承認までのリードタイムが長くなります。

滞留や紛失のリスク

承認者の不在や回覧の停滞で滞留が発生し、紙が紛失・破損する恐れもあります。

ボトルネックが見えない

どこで止まっているか、誰の承認待ちなのかを即座に把握できず、催促も属人的になりがちです。　特に、拠点間をまたぐ郵送がある場合、状況確認に必要な手間がとても大きなものになります。

また、メールを利用して運用している場合にでも、下記のような課題が潜んでいます。

履歴が散在して確認に時間がかかる

メールの往復で「誰がいつ承認したか」が分かりにくく、監査・確認に時間がかかります。

セキュリティの不安

誤送信や誤ったファイル添付などの危険が付きまとい、承認権限のない人に共有されるリスクが避けきれません。

決裁規定違反の恐れ

とりあえず上司に送信といった運用になりがちで、決裁規定に則った適切な承認ルートが守られない可能性があります。

稟議書を電子化するシステムとは？

上記の課題解決を図るため、稟議書を電子化するためには一般的に「ワークフローシステム」を利用します。ワークフローシステムは社内に存在する書類の申請・承認を電子化するシステムです。ですので稟議書だけでなく、出張申請、契約申請、支払依頼、勤怠、人事異動など、幅広い業務で活用できるため、想像以上に業務削減やコスト削減に効果的です。

ワークフローシステムの基本的な機能や効果は下記の通りです。

適切な承認フローで内部統制とスピードアップを実現

申請内容に応じて適切な承認ルートが適用されるので決裁規定の順守をサポート。さらに並列承認や合議（多数決）フローにより、紙とハンコでは一人一人、順番に回っていたものを並行して回せるため、決裁までの時間の大幅な短縮が見込めます。

セキュリティ強化

部門や役職、グループなどのロールに応じたアクセス権の設定や閲覧・編集が可能な部分の制御により、不正アクセス・改ざんを防止します。また、承認履歴が細かく残り、検索も瞬時に行えるため、監査時の対応がラクになり、監査側からの信頼度も格段に向上します。部門や役職、グループなどのロールに応じたアクセス権の設定や閲覧・編集が可能な部分の制御により、不正アクセス・改ざんを防止します。

モバイル対応でどこでも承認可能

スマホやタブレットから申請・承認が可能。押印のために事務所へ移動する手間や時間が不要になり、いつでも、どこからでも空き時間に承認ができるので承認を止めず、更に意思決定のスピードUPを実現します。

セキュアな運用

アクセス制御により、必要な人だけが閲覧・承認できるようになるので、情報漏洩の危険をおさえられます。また、紛失の恐れがなくなる点も見逃せません。

ペーパーレス化によるコスト削減

印刷・紙保管・郵送のコストを削減。保管スペースの確保やファイリング作業も不要になり、検索性も段違いに向上します。

データ活用と改善サイクル

申請・承認データを蓄積し、滞留箇所・承認回数・金額閾値などを分析。承認ポリシーの改善や業務設計の見直しにつなげられます。

ワークフローシステムの選び方のポイント

ここまでご説明させて頂きました通り、ワークフローシステムを活用することで稟議を電子化することができます。しかし、世の中には数多くのワークフローシステムが存在します。はじめてシステムを検討する場合、何をチェックすれば自社にあったシステムを見つけられるのか分からないと思いますので、失敗しないために絶対におさえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

システムが自社の目的に合っているか

システムを選ぶ際には、まず自社の目的やニーズに合った機能が備わっているか確認することが重要です。稟議書のフォーマットに拘りがあるならその稟議書を再現できるような申請書作成機能を有しているか？印影の表示が必要であれば押印機能があるか？など、まずは譲れない機能は何か？導入の目的を振り返りながら考えてみましょう。

自社の承認フローに対応できるか

決裁規定は企業ごとにことなります。ですので、承認フローを柔軟に設定できるかはとても重要です。
自社の業務プロセスに適したフローをシステム上で構築できるかを確認してください。
特に稟議に関する規定は複雑になりがちです。複雑な条件分岐への対応の可否や設定できる承認者の数は足りているかなどをチェックし、スムーズな承認を実現できるか確認する必要があります。

必要な機能があるか

申請機能や承認機能、システム連携など、業務に必要な機能が網羅されているかも重要です。特に、稟議だけでなく今後の業務拡大を見越す場合には、拡張性の高いシステムを選ぶことが求められます。システムの機能が自社の成長とともに発展できるか、運用の柔軟性を確保できるか確認することが不可欠です。

現場が使いやすいか

せっかくシステムを導入しても、その操作が複雑で使い辛いと全く意味はありません。実際に利用する従業員のことを考え、操作性の良さや直感的に使用できるかどうかが、導入後の運用に大きく影響します。

現場の利用者が抵抗なく使えるインターフェースを持つシステムを選びましょう。現場の負担を減らすために、習熟の時間を短縮できるような直感的なデザインやシンプルな操作性が重要です。
現場での使用感や負担を最小限に抑えることで、運用のスムーズさを確保できます。

コストは適切か

初期導入費用、ライセンス費用、サポート費用など、システムにかかるコストも選定の重要なポイントです。費用対効果を考慮しながら選びましょう。

継続的なコストや追加のサポート費用も視野に入れ、トータルでのコスト効果を考える必要があります。安易に決めてしまうと、5年、10年で見た時に大きく費用に差が出てきますので、長期スパンで試算されることをオススメします。

パナソニックグループのワークフロー「MAJOR FLOW」

MAJOR FLOWは、パナソニックグループの安心安全の高機能ワークフローシステムです。機能要件を確実に満たす豊富な機能があり、選任サポートで納得いくまでトライアルが可能です。25年以上の実績とノウハウを詰め込んだ、ワークフローシステムで業種や規模にかかわらず、さまざまなお客様にご利用いただいている実績があります。

数あるワークフローシステムの中からMAJOR FLOWが選ばれる理由は下記の通りです。

多様な業務に対応する柔軟性

MAJOR FLOWは、申請・承認だけでなく、帳票作成や業務フローのノーコードでカスタマイズが可能。複雑な業務にも対応できるため、大企業や中堅企業の多拠点展開企業に最適です。サンプル帳票も100種類以上をご提供し、帳票作成デザイナーに取り込むことで、各社がノーコードでレイアウトをカスタムして作成が可能です。

他システムとの高い連携性

MAJOR FLOWでは、つながるワークフローをコンセプトとしており、ICカードやコーポレートカード連携、AIによるOCRや不正経費の自動検知、電子契約といった多くのサービスと連携が可能です。部門でバラバラに導入したサービスをMAJOR FLOWを中心として、稟議内容や契約書をシームレスにつなぎます。

安心のサポート体制

導入支援から運用サポートまで、国内企業ならではのきめ細やかな対応が魅力です。
また、サービス契約中は月1回の無料WEB相談会をご利用可能です。組織改編やメンテナンスをする担当者の運用の引継ぎのサポートを実施しております。

導入事例のご紹介

学校法人桃山学院様

＜導入前の課題＞

●複数拠点で紙の稟議書を回していたために、決裁までに多大な時間がかかっていた。
●昔ながらの手法が浸透しており、システム化しても根付くか不安があった。
●誰が稟議を止めているのかわからず、電話などの手段で督促等を行っていた。

＜導入後の効果＞

●電子化したことで、紙の申請書にまつわる課題を解決。学内の連絡便頼りの｢時間も手間もかかる」手段を使わずにすむ様になった。
●コンパクトに導入できるMAJOR FLOWを選択したことで、無駄のない導入が可能になった。
●シンプルなUIにより「使えない」職員が出るのを防止できた。
●パソコンの画面上で承認待ち一覧や優先度などが確認でき、決裁者の「すべきこと」がわかりやすくなった。

札幌テレビ放送株式会社様

＜導入前の課題＞

●テレワークが進む中で、紙ベースの稟議・申請業務が停滞していた。
●決裁に時間がかかっても、誰が承認を止めているのかわかりにくい仕組みだった。
●フローが冗長かつ、稟議書・申請書が情報共有の手段としても使われていた。

＜導入後の効果＞

●MAJOR FLOWにより、稟議・申請業務をクラウド化。社用のノートPCから、どこでも申請や承認ができるようになった。
●電子化により稟議や申請の状況が可視化され、どこで滞っているのかが明らかに。速やかに対応する空気が醸成された。
●MAJOR FLOWでわかりやすさを追求したシンプルなフォームを構築。承認者を減らすなど業務の見直しも行った。

まとめ

電子稟議を成功させるならワークフローシステムが必須です。
電子稟議は、単なる「稟議書の電子化」ではなく、承認の見える化・自動化・標準化によって意思決定の質と速度を高める取り組みです。そして、せっかく稟議書を電子化するのであれば、その効果を最大化するには、稟議だけでなく経費精算・支払依頼・勤怠・人事などを含めた社内に点在する書類全体の電子化を視野に入れて検討を進めることがポイントです。

MAJOR FLOWなら、電子稟議からはじめ、社内のあらゆる申請書へ電子化を展開できます。
是非、貴社にあったワークフローシステムを選び、稟議書の電子化をきっかけにスピードとガバナンスを両立した業務改革を実現しましょう。