失敗しない！中小企業のための
ワークフローシステム選び方ガイド

なぜ中小企業にワークフローシステムが必要なのか？

近年、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、業務の効率化やペーパーレス化は企業規模を問わず重要な課題となっています。特に中小企業では、ワークフローシステムの導入は大企業や中堅企業が行うものなので自社にはまだ早いと導入や検討を先送りにされるケースが多く、現場では依然として紙やExcelでの申請・承認業務が残りがちで、以下のような問題が発生していると相談をいただくことが最近増えてきています。

承認に時間がかかる

紙の回覧やメールでのやり取りは、担当者が不在になると承認が止まってしまう。

属人化によるリスク

Excelでマクロを組んだ申請書は仕組みを理解しているのが作成者のみと担当者依存になりがちで、引き継ぎが難しい。

コンプライアンスの不安

承認履歴が残らず、監査対応に時間がかかる。また、紛失や改ざんなどの恐れも依然として残っている。

こうした課題を解決するために、ワークフローシステムの導入は非常に有効です。では、中小企業が導入する際にどのようなポイントを重視すべきでしょうか？

中小企業がワークフローシステムで得られるメリット

中小企業がワークフローシステムを導入することで得られるメリットの代表例としては下記のようなものがあります。

業務効率化

承認フローを電子化することで、申請から承認までのスピードが大幅に向上します。
外出先やテレワーク中でもスマホやPCから承認できるため、業務が止まることがありません。さらに、入力漏れや計算ミスなどのシステムがチェックしてくれるため、ケアレスミスによる差戻しも大幅に抑止できます。

コスト削減

紙がなくなりますので、今まで必要だった紙の印刷や郵送、保管にかかるコストを削減できます。
また、紙とハンコでの運用では承認のために事務所への移動が必要でしたが、どこからでも承認ができるようになることで、無駄な移動がなくなり、間接的に交通費の削減などにもつながります。

コンプライアンス強化

承認履歴がシステム上に残るため、監査対応がスムーズになります。内部統制の強化にもつながります。また、紛失や改ざんの心配が不要になる点や権限のない者は閲覧できないという点もコンプライアンス強化はとても効果的です。

ワークフローシステム選定のポイント

企業規模によって求められる機能はことなります。理想ばかりを追い求めると実はオーバースペックだった…ということは中小企業のあるあるです。中小企業がワークフローシステムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

価格の妥当性

中小企業では、導入コストやランニングコストが大きな判断材料になります。特に初期費用が高すぎると予算の確保が難しくなるため、コストパフォーマンスの高い製品を選びましょう。

標準機能の充実度

絶対に必要な機能、譲れない機能が標準で搭載されているかどうかは重要です。オプション追加でコストが膨らむケースもあるため、標準機能の範囲を確認しましょう。

運用開始のしやすさ

導入後すぐに運用を開始できるかどうかもポイントです。サンプル申請書が豊富に用意されている製品なら、設定の手間を大幅に削減できます。

ノーコード対応

中小企業では情報システム部門を設けず、他の業務を担当するものが情報システム担当を兼ねているというケースはよくありますので、ITの専門知識がなくても、申請書や承認ルートを簡単に設定できるかどうかは重要です。ノーコード対応なら、専門知識がなくても運用できます。

セキュリティ基準

クラウドサービスを利用する場合、セキュリティ対策は必須です。信頼できる企業の基準を満たしているか確認しましょう。

サポート体制

導入後のサポートが充実しているかどうかも重要です。FAQやマニュアルが整備されている製品なら、運用時の不安を解消できます。

中小企業におすすめのワークフローシステム「MAJOR FLOW」

ここで、中小企業がはじめてワークフローシステムの検討をされる際のオススメ製品として、パナソニック ネットソリューションの「MAJOR FLOW」をご紹介します。同製品は発売から25年以上の歴史を持ち2,000本を超える導入実績があります。数多くの中小企業に選ばれてきた理由は次の通りです。

お手ごろな価格設定

月額3万円～と中小企業でも導入しやすいコスト感で提供しています。

豊富な標準機能

ワークフローの申請書作成ツールや経費精算の乗換案内連携など、競合製品ではオプション扱いの機能も標準搭載。コストを抑えながら充実した機能を利用できます。

100種類のサンプル申請書

過去にご提案させていただいたお客様がよく使われている申請書を参考に100種類のサンプル申請書を用意。導入後すぐに運用開始可能。設定の手間を大幅に削減できます。

ノーコード対応

情報システム部門がなく、ITの専門知識に自信がない方でも簡単に申請書や承認ルートを作成できます。

安心のセキュリティ

パナソニックグループの厳しいセキュリティ基準をクリア。高い信頼性で安心して利用できます。

無料トライルをご用意

1か月無料のトライアルをご用意。トライアルはお客様個別の環境を用意させていただき、標準機能すべてを試して頂くことができるので、事前にじっくり試すことで導入後の「できなかった」を防止できます。

充実したサポート体制

⇒専門のサポート部隊を用意しておりますので、不明時にはお気軽にお問合せ頂けるので安心です。
サポートサイトも充実しておりますので営業時間外などに生じた問題もスピーディに解決していただけます。

導入事例のご紹介

導入事例①：日興テクノス株式会社様

＜導入前の課題＞
●無駄な業務を削減し、効率化したい。
●データの再入力やミスチェックの手間を減らしたい。

＜導入後の効果＞
●それまで紙ベースで行われてきた決裁業務をMAJOR FLOWで電子化し、さらにスマホを活用して機動力もアップ。
●社員が入力した申請データがシームレスに会計ソフトやFBへ流れるようになり、大幅に作業が効率化された。

株式会社オリコフォレントインシュア様

＜導入前の課題＞
●期日までに確実にシステムの移行を成功させたい。
●以前は親会社のシステムを利用していたため、運用経験に乏しく不安。
●効率化できる業務があれば、可能なかぎり実現していきたい。

＜導入後の効果＞
●1から構築する必要のないクラウドサービスで短期導入を実現。確実に期日に間に合わせることができた。
●手厚いサポートにより、問題なく新システムに移行することに成功。未経験の新たな業務も含めて、無事に稼働開始することができた。
●電子押印機能により、経費申請の過程の完全電子化が実現。外出先からもスマホで対応できるようになった。わかりやすい入力画面でスピード化も促進。

まとめ

中小企業がワークフローシステムを選ぶ際は、価格、標準機能、運用のしやすさ、セキュリティ、サポート体制を重視しましょう。
「MAJOR FLOW」は、これらのポイントをすべて満たし、安心して導入できる製品です。
まずは無料トライアルで、すべての機能を体験してください。導入後の「こんなはずじゃなかった」を防ぎ、業務効率化を実現しましょう。