ワークフローシステムで稟議をスムーズに！
稟議電子化のメリットとMAJOR FLOW活用ポイント

「稟議の承認に時間がかかる」「どこで止まっているのか分からない」――こうした悩みを抱える企業は多いのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入すれば、稟議の進捗を可視化し、承認スピードを大幅に改善できます。MAJOR FLOWは、標準機能が豊富で柔軟な設定が可能なため、複雑な稟議プロセスにも対応。

この記事では、稟議を効率化するためのワークフローシステム選びのポイントと、MAJOR FLOWの活用方法をご紹介します。

なぜ稟議は時間がかかるのか？従来運用の課題

企業の意思決定に欠かせない稟議。しかし、重要な書類であるがために決裁規定が複雑に定められている場合が多く、紙やメールで運用している場合、承認までに時間がかかり、業務全体のスピードを低下させる要因となっています。ここでは、従来の稟議運用が抱える代表的な課題を整理します。

紙やメールでの稟議が抱える問題

紙の稟議書は、物理的な移動が必要なため、承認者が不在の場合に処理が止まってしまいます。
メールでの運用も一見効率的に見えますが、承認依頼が埋もれたり、進捗が把握しづらいという問題があり、結果として、どこで止まっているのか分からないまま、意思決定が遅れるケースが多発します。

承認ルートの複雑化と進捗の不透明さ

企業規模が大きくなるほど、承認ルートは複雑化します。稟議の目的や内容によって複数部門や承認者を経由する場合、誰が次に承認するのか、どこまで進んでいるのかを紙やメールの運用で把握するのは困難です。進捗が見えないことで、担当者が催促に時間を割くなど、余計な業務負担が発生します。

意思決定の遅延が企業に与える影響

稟議の停滞は、単なる事務処理の遅れにとどまりません。競合他社の業務スピードも向上している現在では、新規プロジェクトの開始や取引先への対応が遅れることが、ビジネスチャンスを逃すリスクもあります。スピードが求められる現代のビジネスにおいて、稟議の遅延は競争力の低下につながる重大な課題です。

稟議を電子化するメリットとは？

従来の紙やメールでの稟議運用は、承認の停滞や進捗の不透明さといった課題を抱えています。こうした問題を解決する方法として、ワークフローシステムによる稟議の電子化が注目されています。ここでは、電子化によって得られる主なメリットを解説します。

承認スピードの向上

電子化された稟議は、承認依頼をシステム上で自動的に回付できるため、紙のように物理的な移動を待つ必要がありません。クラウドサービスを採用した場合には、承認者が外出中でもスマートフォンやタブレットから承認可能なため、意思決定のスピードが大幅に向上します。

進捗の可視化と停滞防止

ワークフローシステムを利用すると、稟議の進捗状況をリアルタイムで確認できます。
どこで止まっているのかが一目で分かるため、担当者が催促に時間を割く必要がなくなり、業務効率が向上します。停滞を防ぐためのリマインド機能を備えたシステムも多く、スムーズな承認を実現します。

セキュリティ強化とコンプライアンス対応

紙やメールでの稟議は、紛失や情報漏えい、改ざんのリスクが高いのが難点です。
ワークフローシステムを利用することで、アクセス権限の管理や承認履歴の記録が可能になり、セキュリティが強化されるため、内部統制やコンプライアンス対応にも有効です。

ワークフローシステム選びのポイント

稟議書を電子化するためにワークフローシステムを導入する際、どの製品を選ぶかは非常に重要です。
単に「稟議ができる」だけではなく、企業の業務フローや運用環境に合ったシステムを選ぶことで、導入効果を最大化できます。ここでは、選定時に押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

柔軟な承認ルート設定ができるか

稟議は企業によって決裁規定が異なり、場合によっては複雑な条件分岐に対応できることが必要です。システムが柔軟に承認ルートを設定できるかどうかは、選定の最重要ポイントです。固定的なルートしか設定できないシステムでは、運用によるカバーが必要になってしまうため、導入後に不便を感じることがあります。

クラウドサービスとパッケージ製品どちらを選ぶのか

最近ではクラウドサービスが主流になりつつありますが、企業によっては、セキュリティや社内ポリシーやどうしても必要な個別機能を追加カスタマイズしたいという観点からオンプレミス（パッケージ）を選びたい場合もあります。自社のセキュリティポリシーや、必須である機能については事前にまとめておきましょう。

標準機能の充実度と拡張性

稟議だけでなく、人事関連や経費関連など、社内には様々な業務で承認を必要とします。せっかくワークフローシステムを導入するのであれば、稟議だけでなく、他の業務を一元化できるかどうかも重要です。標準機能が豊富で、必要に応じて拡張できるシステムなら、業務効率化の幅が広がります。また、外部システムとの連携やAPI対応など、将来的な拡張性もチェックポイントです。

MAJOR FLOWで稟議効率化をオススメする理由

上記のポイントを踏まえた上で稟議書の電子化にオススメしたいワークフロー製品がMAJOR FLOWです。推奨させて頂きたい理由は下記の通りです。

複雑な稟議にも対応できる柔軟な設定

複雑な条件分岐や複数部門を跨がるような並列フローなどにも対応できるので、決裁規定が複雑な企業でも対応できる高機能なワークフローエンジンが特徴です。回議フローを利用すれば、多数決をフローの中に取り入れることといったようなことも可能です。

クラウド・パッケージ対応で運用に合わせた選択が可能

クラウド版とパッケージ版を用意しているので、自社の要件にあった運用方法を選択可能です。
どちらも基本機能は同じですので、クラウドサービスのワークフローの中でも基本機能の充実ぶりは特筆もので、パッケージ版は個別カスタマイズにも対応可能です。

充実したセキュリティ機能

承認履歴の記録、アクセス権限管理で内部統制を強化できることはもちろん。MAJOR FLOWの特徴として「セクション機能」があり、同じ書類でも、権限によって閲覧可能な部分を細かくコントロールできるので、人事考課などの申請書でも活用頂いてる実績が多数あります。

導入事例のご紹介

導入事例①　富士伊豆農業協同組合様

＜導入前の課題＞
・合併後のエリアは広範囲に及び、紙の申請書では稟議を回しきれない。
・決裁ルートが膨大かつ複雑で、申請者にとってわかりにくいものになっていた。
・組織が複雑で規模が大きいため、年度末のマスタ更新作業に不安があった。

＜導入後の効果＞
・MAJOR FLOW Zによる電子化で、紙の申請書による稟議をほぼ廃止。決裁までの時間短縮や輸送コスト削減に成功した。
・MAJOR FLOW Zで必要な書式を選べば、規定に則した承認ルートを自動でセット。誰でも使いやすいシステムが実現した。
・マスタの世代管理機能により、前年度の稟議を終了させなくても適切な年度切替が可能。システムをほぼ止めずに新年度へ更新できた。

導入事例②　札幌テレビ放送様

＜導入前の課題＞
・テレワークが進む中で、紙ベースの稟議・申請業務が停滞していた。
・決裁に時間がかかっても、誰が承認を止めているのかわかりにくい仕組みだった。
・フローが冗長かつ、稟議書・申請書が情報共有の手段としても使われていた。

＜導入後の効果＞
・MAJOR FLOWにより、稟議・申請業務をクラウド化。社用のノートPCから、どこでも申請や承認ができるようになった。
・電子化により稟議や申請の状況が可視化され、どこで滞っているのかが明らかに。速やかに対応する空気が醸成された。
・MAJOR FLOWでわかりやすさを追求したシンプルなフォームを構築。承認者を減らすなど業務の見直しも行った。

導入事例③　株式会社GENDA GiGO Entertainment様

＜導入前の課題＞
・約4カ月という極めて短かい期間でシステムを移行する必要があった。
・複雑な職務権限に対応した、独自性の強い既存システムを再現したい。
・申請・承認の進捗状況がわからず、スピード感ある決断ができていなかった。

＜導入後の効果＞
・旧システムの再現をコンセプトに要件定義の工程を短縮。丁寧な開発支援により、既存システム同等の機能を再現。4カ月での導入に成功した。
・MAJOR FLOWの細かな設定により、数段階に及ぶ複雑なフローを再現。FAQ機能など独自のニーズにも対応できた。
・承認者ごとのフローの滞留時間を実績レポートで可視化。判断のスピードアップにつながった。今後、稟議データを予算管理に活用する計画も。

稟議効率化の第一歩はワークフローシステム

稟議の停滞は、意思決定の遅れや業務効率の低下を招き、企業の競争力に影響します。こうした課題を解決するためには、ワークフローシステムによる稟議の電子化が不可欠です。
MAJOR FLOWなら、柔軟な承認ルート設定、クラウド・パッケージ両対応、豊富な標準機能で、複雑な稟議プロセスにもスムーズに対応できます。さらに、多言語対応やモバイル承認機能により、
グローバル企業やリモートワーク環境でもスピーディな意思決定を実現します。
稟議の効率化は、企業の成長を加速させる重要な一歩です。

まずは無料デモや資料請求で、MAJOR FLOWの使いやすさを体感してください。