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ワークフローを効率化する方法について分かりやすく解説
2025.02.27
ワークフローの効率化は、企業の生産性向上や業務の最適化に不可欠な施策です。しかし、多くの企業では、非効率な業務プロセスや属人化した作業によって、時間やコストが無駄になっているのが現状です。
近年、ワークフローシステムの導入が進み、企業は業務の自動化や可視化を実現し、作業負担を大幅に軽減できるようになっています。
本記事では、ワークフローの効率化が求められる理由や、非効率な業務が発生する原因、ワークフローシステム導入のメリットについて詳しく解説します。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務を進めるための一連の流れを指します。
例えば、経費精算、稟議申請、契約書承認などの業務では、「誰が」「どのように」「どの順番で」 作業を進めるかが決まっており、これがワークフローの役割です。
適切なワークフローを構築することで、業務のスムーズな進行や効率化が実現できます。
適切な管理や最適化が行われていないワークフローは、業務の停滞やムダな作業の発生につながるため、定期的な見直しが必要です。
ワークフローの効率が悪くなる原因
ワークフローが非効率になる原因はいくつか考えられます。以下のポイントをチェックし、自社の業務に当てはまる課題がないか確認してみましょう。
書類の準備に手間がかかっている
紙の書類を作成し、プリントアウトして回覧する作業は、業務の手間を増やします。
手書きやExcelでの書類作成は、入力ミスや修正作業の増加、管理の煩雑化などの原因になります。
書類の回覧に時間がかかっている
紙の書類やメールでの回覧では、どの段階にいるのかが分かりにくく、確認漏れや承認の遅れが発生しやすくなります。
特に、複数の承認者が関与する場合には、業務全体の進行が遅れる原因となります。
ワークフローが定まっていない
申請や承認のルールが明確に決まっていないと、誰が承認すべきかが不明確になり、業務が滞る可能性があります。
また、部門ごとに異なるフローを採用している場合、統一性がないため混乱が生じることもあります。
ミスや差戻しが多い
記入ミスや情報の入力漏れにより、差戻しが頻発すると、業務の進行が遅れます。
特に、経費精算や契約書の確認などでは、細かいミスが積み重なると大きな負担になってしまいます。
承認者の不在等で承認まで時間がかかっている
決裁者や承認者が不在の場合、ワークフロー全体がストップしてしまうことがあります。
特に、紙ベースでの承認フローを採用している企業では、書類の物理的な受け渡しが必要なため、承認者が不在の際に処理が進まず、業務の遅延が深刻化しやすくなります。
ワークフローを効率化する方法
ワークフローの問題を解決するには、現状の課題を洗い出し、適切なシステムを導入することが重要です。
既存のフローの課題を明確にし改善策を検討する
ワークフローを効率化するためには、まず現在のフローにどのような問題があるのかを正確に把握することが必要です。現場の担当者が抱えている業務の負担や、ボトルネックとなっている工程を洗い出すことで、改善すべきポイントが明確になります。
例えば、以下のような点をチェックすると、ワークフローの課題が可視化されます。
・申請から承認までに必要以上の時間がかかっていないか
・承認プロセスが複雑すぎて、無駄な工程が発生していないか
・申請書や稟議書の記入ミスや記入漏れが多発していないか
・書類の管理方法が非効率で、過去の申請履歴を探すのに時間がかかっていないか
・ワークフローのルールが明確になっておらず、担当者ごとに処理方法が異なっていないか
これらの課題を整理することで、どの部分を改善すれば業務がスムーズに進むのかが分かります。
有効なワークフローシステムを導入する
ワークフローの効率化を実現するには、業務プロセスを可視化し、デジタル化することが不可欠です。従来の紙ベースやメールでの申請・承認フローでは、業務の進捗が分かりにくく、確認作業が煩雑になりがちです。そのため、ワークフローシステムを導入することで、申請・承認の流れをシステム上で一元管理し、業務のスピードを向上させることができます。
ワークフローシステムを導入する際には、以下のポイントを考慮しましょう。
・使いやすいインターフェースで、直感的に操作できるか
・既存の業務フローに柔軟に対応できる設定変更が可能か
・モバイル端末やリモート環境でも利用できるか
・承認ルートや権限管理が設定できるか
・システムの導入・運用コストが適切か
また、システムを導入する際には、単にデジタル化を目的とするのではなく、現場の業務負担を軽減し、実際に業務効率が向上する仕組みを整えることが大切です。
導入前には、現場の担当者としっかりとヒアリングを行い、自社に最適なシステムを選定することが重要です。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入することで、企業の業務効率は大幅に向上します。ここでは、主なメリットを紹介します。
申請から承認までをスピードアップできる
紙の書類やメールでの承認に比べ、ワークフローシステムを活用することで、リアルタイムで承認フローを進めることが可能になります。
特に、自動通知機能を活用すれば、処理の遅延を防ぐことができます。
どこにいても申請・承認ができる
クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、PCやスマートフォンからどこでも申請・承認が可能です。
テレワークや外出先でも業務が滞らないため、働き方の柔軟性も向上します。
ミスを防止できる
入力項目のチェック機能やテンプレート化によって、記入ミスや情報の抜け漏れを防ぐことができます。
また、承認フローをシステム化することで、誤ったルートでの申請を防止できます。
ワークフローの進捗が可視化できる
システム上でワークフローの進捗をリアルタイムで確認できるため、業務の滞りを把握しやすくなります。
「どこで処理が止まっているのか」「誰の承認が必要なのか」を明確にすることで、適切な対応を迅速に行い、業務の効率化につなげることができます。
ペーパーレス化によりコストを削減できる
紙の申請書類をなくすことで、印刷コストや保管スペースの削減が可能になります。
また、書類の紛失リスクがなくなるため、情報管理の負担も軽減されます
情報管理やセキュリティ管理ができる
ワークフローシステムを導入することで、アクセス権限の設定やログ管理が可能になり、情報のセキュリティを強化できます。申請・承認の履歴が自動で記録され、不正なアクセスやデータの改ざんを防止し、業務の透明性を向上させます。
まとめ
ワークフローの効率化は、企業の生産性向上に直結する重要な取り組みです。
業務プロセスの見直しやワークフローシステムの導入を検討することで、業務スピードの向上、ミスの削減、コスト削減など、多くのメリットを得られます。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、柔軟な設定や操作性に優れたシステムを選ぶことが重要です。パナソニックが提供する「MAJOR FLOW」 は、直感的な操作性と多機能性を兼ね備え、業務の最適化をサポートします。詳しい機能や導入事例については、公式サイトをご覧ください。
