MajorFlowクラウドで経費精算をシステム化
作業負担は事業所あたり、
それまでの約2.5人日/月から実質0へ！

自販機メンテナンスという地域密着型ビジネスを展開し、創業以来、売上高を伸ばし続けているユニオントラスト様。2016年度はさらなる事業拡張に取り組み、併せてバックオフィス業務の効率化、特に経費精算業務のシステム化に着手しました。

同社の事業は関東甲信越、東北という広範な地域にまたがり、多数の拠点展開を行っています。また、メンテナンス業務にあたる外勤サービスマンが多いこと、顧客ごとに分社化したグループ企業であることなどの特色により、一筋縄ではシステム化できない事情がありました。

このような中、様々な課題をクリアしつつミッションを成功させたのは、管理本部部長の尾崎透氏と、情報システム室リーダーの氷室凌氏です。

煩雑な業務と現金を扱うリスク…
小口現金精算をなんとか改善したい

導入当時の様子について、尾崎氏は次のように語ります。
「当社の業務には非常に多くの小口現金精算が発生します。例えば外勤のサービスマンなら、駐車料金、ガソリン代、高速料金、そして部材購入。申請のフローも煩雑で、まず手書きの申請書に領収書を添付し、それを上長が承認、各事業所の経理担当者が会計ソフト上で集計し、締日にまとめて本部に送信、所定の日に現金が拠点に戻るというものです。各拠点では専任担当者が集計とデータ入力にかかりきりで、約2.5人日/月という工数についても問題視されていました。また、申請が増えれば金額も大きくなり、拠点側で現金を扱うリスクが高まります。外勤スタッフと経理担当者の時間が合わないといった理由から、精算がスムーズに行われない問題もあり、解決策が求められていました」。

サーバ保守・運用いらずのクラウド
QRコードとマニュアル配布の簡単導入

同社が経費精算のために選択したのはMajorFlowクラウドです。クラウドサービスを 選んだ理由について、情報システム室の少ない人員でハードウェアの保守・運用まで行うことを避けたかったと語るのは氷室氏。導入の詳細について次のように説明しています。
「利用人数は会社貸与のスマートフォンでの利用を想定した外勤のサービスマン（約160名）を中心におよそ300名弱。MajorFlowクラウドはブラウザさえあれば利用できるので、導入時はQRコードと自作の導入マニュアルを社員に配布するだけの簡単なものでした」。

尾崎氏は、「ここ数年で事業が拡大し、従業員数も増えたため、システム化のメリットを十分に享受できる導入規模になったと考えました。紙の申請書ベースの運用には限界がありますし、事業全体のためにも、経費精算のようなバックオフィスの工数削減は重要な改善ポイントと考えています」と導入のタイミングについて説明しています。

スマートフォンでの申請から銀行振込まで一気通貫の流れを確立

運用、保守などのコストもこれに加えれば、その削減効果がいかに大きいかは明確です。
また、二次的な効果として、業務の可視化や標準化が進んだことも挙がりました。
「従来、紙の申請書を利用していたサービスマンたちは、経費精算に関しては社内ネットワークに自分専用のPCを持っていませんでした。入力や集計は別の担当者が行うわけですから、ここでいったん業務が中断します。MajorFlowクラウドのおかげで、こうした業務間の壁が解消されています。申請者も承認者もステータスが見えるようなり、可視化が一気に進んでいます。これにより、支払いの遅れや申請ミスもなくなりました。同じタイミングでポリシー策定も進め、業務の標準化にも取り組んでいます」（尾崎氏）。

グループ経営に標準で対応カスタマイズでさらに改良